信息技术应用概论：工作表的编辑技巧

Excel 工作表的编辑包含以下知识点：

·表格中不同数据的输入与格式设置；

·Excel 数据自动填充；

·Excel 表格边框底纹设置；

·单元格选择、复制、移动和删除。

通过制作实现如图3.34 所示的表格来学习相关知识点。

图3.34　“员工档案表”效果图

1）工作表数据的快速输入

表中的数据有文本、数字、日期和时间等，在Excel中可以直接输入，也可以快速输入，以下介绍快速输入的技巧。

（1）输入文本

单元格中的文本包括任何字母、数字和键盘符号的组合，文本在单元格中默认向左对齐。如果输入的文本长度超过单元格宽度，若右边单元格无内容，则扩展到右边列，否则就会截断显示。

注意：

①如果要输入电话号码或邮政编码等特殊文本，只需要在数字前加上一个英文方式下的单引号“′”即可。

③如果要在单元格中输入“硬回车”，则按“Alt＋Enter”组合键。

（2）输入数值

数值除了数字（0 ～9），还包括＋、－、E、e、＄、%、／以及小数点“.”和千分位符号“，”等特殊字符。数值数据在单元格中默认向右对齐。

在Excel 2010 中，输入的数字数据长度在12 位以上时，会自动转变为科学记数格式。因此，对于员工编号、邮编、手机号、身份证等号码，在Excel 2010 中直接输入则无法正确显示。当数据以0 开头时则自动舍弃前面的0。设置单元格格式为“文本”格式后输入。

选中单元格，单击右键，在快捷菜单中选择“设置单元格格式”，在打开的“设置单元格格式”对话框中选择“数字”选项卡，在“分类”中选择“文本”，然后再输入员工编号，如图3.35 所示。

图3.35　数字保存为文本格式设置

输入工资列的工资数据后，选中单元格区域，单击右键，在快捷菜单中选择“设置单元格格式”，在打开的“设置单元格格式”对话框中选择“数字”选项卡，在“分类”中选择“货币”，小数位数选择2，货币符号选择“￥”，则工资自动表示成货币形式，如图3.36 所示。

图3.36　工资格式设置及效果

（3）输入日期和时间

日期和时间也是数字，但它们有特定的格式。在输入日期时用斜线“／”或短线“－”分隔日期的年、月、日。例如，可以输入“2018／01／26”或“2018-03-26”，如果要输入当前的日期，按组合键“Ctrl＋（分号）”即可。日期和时间在单元格中默认向右对齐。

输入完成后，如果要设置成其他日期格式，可以在“设置单元格格式”对话框中选择“数字”选项卡，在“分类”中选择“日期”，类型里选择相应的日期格式。(www.xing528.com)

（4）自动填充

在Excel表中，有时日期是连续的，学历、部门、职务的数据都是有规律的，那么，可以在输入时使用自动填充。因为学历都是本科、硕士、博士，使用自动填充，先选定单元格，拖动该单元格右下方的填充句柄，即将光标移至该单元右下角，至光标变成十字形状“＋”。按住鼠标左键不放，向下（向右）拖动。

联系电话列表的数据是递增的，只要输入第一个数据，然后重复上述操作，并在自动填充选项的列表框中选择“填充序列”，如图3.37 所示。

图3.37　设置自动填充格式

2）表格的美化

表格的美化包括字体格式、单元格格式的设置。

①选中单元格A1 到J1，选择“开始”功能区“对齐方式”组中的“合并后居中”。

④把鼠标放到行标题1 和2 之间，鼠标变成上下双箭头，向下拖拉鼠标，调整行高，将员工档案表字体加粗，字体设为18。

⑤拖拉选中表格A3 到J17，单击右键，在快捷菜单中选择“设置单元格格式”，在打开的“设置单元格格式”对话框中选择“边框”选项卡，设置内边框为蓝色粗线：“样式：粗线”“颜色：蓝色”“预置：外边框”；设置内框为红色细线：“样式：细线”“颜色：红色”“预置：内部”，如图3.38 所示。

图3.38　设置表格边框格式

⑥将行标题3 到17 选中，增加其中一个行高，所有行高都会同时设置。

⑦选中标题栏，单击右键，在快捷菜单中选择“设置单元格格式”，在打开的“设置单元格格式”对话框中选择“填充”选项卡，选择“蓝色”，单击“确认”按钮。将标题栏的字体颜色设置为“白色”，如图3.39 所示。

图3.39　设置单元格的填充格式

⑧为了防止数据多阅读时看错行，可以给间隔行加不同颜色以示区分。按住“Ctrl”键，同时鼠标单击间隔行，填充粉红色和淡绿色。表格制作完成。