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挖掘真正的问题:项目管理面试中的追问技巧

时间:2023-05-17 理论教育 版权反馈
【摘要】:一般的自我介绍、履历核实和专业知识等问题都会很快带过,重点是询问三个经典问题。一旦发现“破绽”,主考官就会发起连续追问,而真正的问题都隐藏在这些追问中。这个问题也是为了是引出候选人身边发生的故事。这类候选人大部分都是刚刚开始担负项目管理职责的新人。第二类,遇到的困难是各种具体的“事”。第一类候选人大概能占一半,会纠结于选择哪一方。

挖掘真正的问题:项目管理面试中的追问技巧

开场之后即进入正式的面试环节。一般的自我介绍、履历核实和专业知识等问题都会很快带过,重点是询问三个经典问题。

这三个经典问题其实只是话题,目的是引导候选人介绍自己的一些亲身经历。当候选人开始介绍的时候,考官已经在虎视眈眈地寻找“破绽”了。一旦发现“破绽”,主考官就会发起连续追问,而真正的问题都隐藏在这些追问中。因为,对于实践技能来说,只有做过、经历过才会在脑子里形成一幅幅的“画面”;如果实践经历都有图有真相,追问时就能看出候选人是在描述脑子里的画面,而不是在背诵书本上的文字。

问题一:管理过的最大项目团队有多少人?你担负什么职责?

简历中对项目的描述一般都很简单,很难看出项目的规模和难度,也很难确定候选人在项目中的真正角色。因此,前半问是为了根据候选人所领导的团队人数判断出项目规模和管理幅度。

在回答了人数之后,会立刻追问项目团队的组织和分工。项目团队的分工情况反映出项目的复杂程度,项目的组织结构反映出管理的难度。简单项目一般只会涉及开发,复杂的项目会有环境、数据、培训、切换等多种职责;小型的项目则一般由项目经理直接管理,大型项目会分成若干个小组分层次管理。

如果觉得候选人的回答有模糊的地方,就继续追问某个角色具体负责什么事。如果候选人不是真的管理过一个项目团队,想现场编出项目团队的组织结构和详细分工肯定是来不及的,会渐渐前言不搭后语并露出破绽。

后半问询问候选人担负什么职责,是为了确定候选人的实践技能覆盖了项目管理的那些领域。虽然都叫项目经理,但是在不同的公司中职责和权限相差巨大,当然对基本素质和能力的要求也区别巨大。有的公司内项目经理只是个协调者角色,实际的管理权还在部门手里;还有的时候一个大型项目组内有多个项目经理,“项目经理”实际只管理一个小组,责任轻很多。

在候选人说明职责之后,就可以找一两个职责内的“工作场景”询问候选人操作细节。例如,“你能介绍一下周例会是怎么开的吗?”“团队晚上加班之后第二天还会按时上班吗?”对具体工作场景的细节描述能真实地反映出候选人的实践能力。

问题二:你在项目中遇到的最大困难是什么?

这个问题也是为了是引出候选人身边发生的故事。首先,根据一个人遇到的是什么样的困难,就能大概判断其职业发展到什么阶段了。之后便可以围绕着故事追问以了解其遇事的态度和处理的思路。一般遇到的困难大概有三类:

第一类,遇到的主要困难是缺“规范”,候选人会觉得公司管理不规范,流程不清楚,文档没有模板。这类候选人大部分都是刚刚开始担负项目管理职责的新人。例如,一些因技术出色而被提拔为项目经理的技术人员;或者是有一定理论知识,但是对落地的具体流程、工具和模板还不熟悉的新手。如果真的实际管理过一个项目,或多或少都会搜集或“创造”出一些“规范”,而且一定会知道最大困难肯定不是缺“规范”。

第二类,遇到的困难是各种具体的“事”。比如,客户需求经常变更,计划经常被领导改变等等。这类候选人基本掌握了管理流程和方法,但感受到了实践中的难点之一“控制”。为了判断其实践技能的水平,可以继续追问:“你怎么管理需求变更呢?”如果候选人想背“标准答案”就立刻打断,一定要让其说出“具体是怎么操作的”。在候选人介绍完流程还可以追问:“客户不认为这是需求变更时怎么办?”真正实际负责过项目的人都知道,变更管理的难点不是流程和模板,而是客户不认可这是“变更”。问到这一步,没有在项目中“深度”滚过的肯定说不出一二三了;而只有切身经历过的人才能生动地描述与客户的沟通和谈判的细节,哪怕最终结果是没能说服客户,也说明候选人有一定软技能的经验了。

第三类:遇到的困难是各种与“人”相关的因素。对这类候选人而言,项目管理中的一般事务已经难不住他们了,面对的已经是凭项目经理自身力量无法改变、只能借助第三方力量解决的“高级困难”。例如:

●项目团队人员的能力不足,人力资源短缺——这是项目经理最头疼的事,巧妇难为无米之炊。

●没有考核权,对项目成员没有影响力——在管理中切实感受到责、权、利统一的必要性。(www.xing528.com)

●某个客户对项目非常抵触,而这种不满并非项目本身造成的。——项目中因为权力划分或利益分配造成的矛盾很难调和。

对于能列举出这些困难的候选人,可以继续追问“遇到这种情况,你怎么解决呢?”

这些困难只可能结合具体场景说出具体的方案,都没法从书本上找到“标准答案”。软技能成熟的项目经理,会知道因人而异采取不同沟通方法;或者看到人与人之间关系并利用这些关系借力打力;知道引入第三方力量破解难题,甚至知道利用价值观、行为规范等文化因素影响他人。实际上,只要能说出这些层面的某个真实的实例,都是软技能相当成熟的候选人了。

问题三:客户的利益和公司的利益发生冲突时,你保护谁的利益?

这是小M和老Q最得意的一个问题。显然,这个问题本身没有正确答案,选哪一方都是错的。其实,管理和技术最大的区别在于:技术是非零即一的,而管理可能零和一都对,也可能零和一都不对。因此,通过这个问题就大概可以判断候选人思维方式是非此即彼的技术线条,还是“跳出画面看画”的管理线条。

第一类候选人大概能占一半,会纠结于选择哪一方。如果候选人直接被禁锢于问题表面,则说明还不能“跳出画面看画”,可能还没有从技术背景的思考方式中解脱出来,软技能尚不成型。

第二类候选人大概能占到一小半,会意识到这个问题没法直接回答,会选择规避的方式绕开,例如,“那要看公司是要短期利益还是长期利益了”“应该请双方高层协调解决”“先保护我自己的利益(不能把自己夹在中间)”。如果候选人能意识到题面是个陷阱,知道不能往里跳,则说明其软技能已经有一定水平,基本可以保护自己了。

第三类候选人只占很小一部分,能够跳出画面看问题,在明白题目的用意之后通过反问立刻做个立场转换,例如:

“我还真的没有遇到过这种情况,您能给我举个例子吗?”

如果考官自己也举不出例子来,说明这种情况大家都没遇到过,用不着讨论一个不存在的问题。如果考官给出例子,则候选人可以反过来向考官追问细节,“攻防”关系就立刻转换了。如果考官给出一个具体场景:

“客户要求做一个需求变更。但是,答应了就会让公司亏钱,不答应就会让客户不满,怎么办?”

这时,候选人完全可以要求考官给出更多的细节,“这个需求变更是在项目范围之内吗?不变更会影响客户业务的正常运行吗?”“是不是我们当初的技术方案有问题?”

说实话,遇到这样的候选人考官就会眼前一亮,后面的问题都不必再追问了。这样的候选人能够在困境中坚持独立思考,在众说纷纭时有独到见解。他们的软技能不仅足够保护自己,还能反转角色争取主动权,具备这种素质的人是非常理想的项目经理。

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