沟通的基本原则和技巧

管理在信息沟通的过程中，必须掌握以下基本原则。

1.沟通的公开性原则

沟通的公开性原则，是指在同一个企业沟通过程中，沟通的方式、方法和渠道及其沟通的内容要求必须公开。即应当对参与沟通的个人和团队、部门都全面公开。而不能对某些沟通成员公开，对另一些沟通人员不公开。只有所有的沟通成员都十分清楚地知道自己应该参与沟通的详细过程要求，沟通成员间才能遵循规则，产生正确完整的沟通行为，当然这是对企业中绝大多数的无需保密的企业沟通行为而言。

2.沟通的简洁性原则

沟通的简洁性原则包括两层意思。首先是沟通的具体方式、方法设计应当尽量简单明了，以便于所有沟通成员掌握和运用。只要利用简单沟通方式、方法能够沟通良好，并有效达到沟通目标的沟通过程，就不应当采用复杂、繁琐、迂回的沟通方式进行沟通。一两句话就完全能有效地达到沟通效果的沟通，更应该采取口头通知的方式，而不应该闲聊一两小时来沟通。另一方面是指沟通应当采用最短沟通渠道或路径进行沟通。如能面谈就无须叫人转告，可设立总经理信箱以取代基层员工将信息通过中层管理者再向上层层传递。渠道简洁性的目的在于提高信息传递速度，通过减少渠道环节降低信息损耗或变形的可能性。许多管理者违反这条沟通原则——他们在进行管理时，采用的不是最近的沟通渠道，沟通的最终效果虽然达到了，但浪费了更多时间和精力。在沟通信息时效性紧急的情形下，有可能延误时机，给企业造成巨大损失。此外，沟通的简洁性也包括沟通内容的编码及解码简洁性，防止将简单的管理信息人为的复杂化，致使沟通双方无法准确互相理解。总之，沟通的简洁性要求体现在沟通的各个方面，即体现在沟通的整个沟通模式里面。因此，沟通的简洁性应该是企业沟通总体模式的简洁性。

3.沟通的明确性原则

沟通的明确性原则是指沟通在公开性的基础上，必须将沟通的各项事宜，如渠道的结构、沟通的时间要求、地点要求、内容要求、频率要求等，进行明确清晰的告示，要尽量避免含糊不清。其目的在于使全体沟通成员准确理解企业所期望的沟通要求，明白他们在沟通中所担当的角色，即他们所应当履行的沟通职责和义务，从而最大限度地排除沟通成员对沟通要求的模糊和误解，保证沟通能够顺畅高效地进行，顺利达到沟通的预期目标。明确性原则要求企业管理者与被管理者修炼和提高准确分辨、总结、表达、传递管理信息的能力。管理信息的沟通尽量做到言简意赅，深入浅出，便于信息接受者准确把握自己所传递信息的真实内在意义。如领导讲话，切忌夸夸其谈，空洞冗长，言之无物，或者说东道西，讲的内容没有重点，缺乏条理，下属无法抓住其用意，对于企业资源是种浪费。又如对领导反映情况或对下属下达工作指令，不可反复啰嗦，而应简单扼要，明了清晰。显然，如果沟通违反了明确性原则，沟通的效果就不能令人满意。

4.沟通的适度性原则

沟通的适度性原则，是指沟通的渠道设置及沟通频率不能太多，也不能太少，而应当根据企业具体业务与管理的需要，适度适当，以能达到管理目的为基准。有些管理者往往会容易产生这样两种心理：不放心下属是在按照自己的要求工作，所以过于经常去现场查看或查问下属的工作进展情形，导致不必要的忧虑和管理资源浪费，这是沟通过于频繁的情形；或者又过于相信下属会按照自己指令开展工作，因此对下属的工作进展很少过问，造成管理失控，给企业带来损失，这又变成了沟通过少的毛病。而从被管理者的角度来讲，也容易存在着相应的沟通毛病：一是沟通频率过高。为了讨取上级领导欣赏与信任，或让领导更多地了解自己的工作业绩，有事没事，有空没空，经常往领导办公室汇报工作情况，既影响了自己工作开展，又给领导的正常工作造成干扰和低效率；二是沟通频率过低，很多下属以为自己干好自己的本职工作就行了，至于向不向领导汇报工作进展情况，则根本不重要，理由是事实上不汇报工作也已经圆满做完了，由此造成了应当按照要求及时汇报时不汇报，使管理层对于具体工作的开展失去必要的信息反馈。沟通过多与过少，渠道设置太多或太少，均会影响企业人员进行沟通的效率、效益。太多时形成沟通成本太高，企业资源浪费；太少时又使得必要的沟通缺乏渠道和机会，信息交流受到人为限制，管理的质量和强度受到影响，严重时影响企业生存发展的大局。因此，适当地把握住适度性原则，对企业经营管理有其现实的重要性。

5.沟通的针对性原则

沟通的针对性原则是指，所有沟通的活动与过程设计，都是为了解决企业管理中的某些具体问题，支持、维护企业正常高效运行而设置的，每一项沟通活动都有其明确合理的针对性。虽然不同企业的管理与沟通具有一定的共性，但每个企业的内外部条件与管理传统等因素却是个别的独特的，因此，每个具体企业的管理与沟通均应该具有自己的个性化特征。这就要求在设置企业沟通模式时，必须充分考虑到具体企业的实际情况；所设置和采用的沟通模式，必须切合企业的管理实际需要，企业沟通模式的设置必须有针对性。(www.xing528.com)

6.沟通的同步性原则

沟通的同步性原则是指，在沟通过程中，沟通的双方或多方应当全部进入沟通系统和沟通角色，沟通必须是双向的交流过程，而不应当是单向或其中一方信息处于封闭或半封闭状态。也就是说，成功的沟通必须是在沟通主体之间互动的，双方处于平等交流地位的沟通，而不是一方强迫另一方接受自己的信息，或人为地拒绝接受对方的信息，即双方均应当对沟通同时具有适当、及时、同步的反应，互相理解，充分把握住了对方所传达信息的意义。当沟通的双方或多方处于相距遥远的两个或多个地点，所进行沟通的信息发送与接受存在时间差异的时候，同步性就有可能会因为缺乏现场交流而受到严重威胁。而有时间差异的沟通行为是客观存在并且是必需的。那么，如何来把握其沟通的同步性呢？沟通的同步性并不纯粹或主要指沟通在时间上的同步性，而是指沟通的双方或多方应该适时进入角色，相互进行信息传送与反馈，强调的是其行为过程的互动性和沟通角色的同步性。当然，时间上的同步性无疑也是十分重要的，如能不断提高沟通在时间上的同步性，有利于沟通圆满达到沟通目的。

7.沟通的完整性原则

沟通的完整性原则强调的是沟通过程的完整无缺。企业在设置沟通模式时，必须注意使每一个沟通行为过程均要素齐全，环节齐全，尤其是不能缺少必要的反馈过程。只有沟通的过程完整无缺，管理信息的流动才能畅通无阻，沟通的职能才能够充分实现。沟通过程本身不完整，沟通必然受阻。

8.沟通的连续性原则

沟通的连续性原则是指，大多数沟通行为过程，尤其是例行日常沟通活动，并非一次沟通就可以一劳永逸地完成沟通工作任务，而是要通过多次的沟通，才能较好地履行和完成沟通的工作职责。连续性是企业管理工作本身所具有的客观属性，作为管理的信息化表现，沟通自然也具有这一客观属性。连续性原则要求企业在进行沟通时注意以下三大方面：一是沟通在时间上的连续性；二是沟通在方式、方法、渠道等的连续性，即沟通模式上的连续性；三是沟通内容上的连续性。时间上的连续性要求企业沟通行为要持续地进行。而沟通模式上的连续性则要求企业一方面要慎重选择适合企业沟通的高效简洁模式，另一方面要求企业在要使用和改变企业沟通模式时考虑到人们的习惯，尽量使其具备操作上的连续性。内容上的连续性与模式上的连续性均是从提高沟通的熟练与效率角度出发考虑问题。

9.沟通的效率性原则

正如管理活动本身，沟通活动可以衡量而且应当追求其活动效率。沟通的效率体现在沟通的各个要素与环节。如编码有编码的效率，发送有发送的效率，渠道有渠道的效率，接受有接受的效率，解码也有解码的效率，就连干扰也有其效率。

10.沟通的效益性原则

与管理一样，沟通是需要成本的，而且这些成本如文件纸张、人员、会议费用等，都是可以量化计算的，因此，沟通的成本是不难理解、把握的。还是同管理一样，沟通也是能产生或增减企业产出的。虽然有的沟通活动的产出较难量化处理，但仍有相当一部分沟通的产出可以量化。如企业运营过程信息化后，节约下来的沟通成本就是其为企业增加的产出，即使有些沟通的产出无法精确地量化，但像管理的产出一样，是能够通过某种方式进行评估的。既然沟通有成本有产出，自然也就应该衡量其效益，即沟通的产出与成本的比例关系。