文书工作特点及优化措施

文书工作是国家机关形成、处理、管理文书，发挥文书作用，推动机关工作的一种手段。因此，文书工作也有它自己的特点和作用。它的特点和作用是由文书的特点和功能所决定的，但又区别于文书的特点与功能。文书的特点与功能只有通过文书工作才能体现出来。

一、政治性

文书与文书工作在阶级和国家出现之后，同时为统治阶级所掌握和利用。文书具有鲜明的政治性，而文书是文书工作的物质对象，文书材料由文书工作所形成，文书的政治功能，由文书工作来实现，文书的政治色彩是文书工作具体赋予的。由此可知，它们的政治方向是一致的。然而文书部门，是国家改权的重要部门，是国家机器的不可缺少的一个构件，并且是个中枢构件。文书工作人员是国家政权中工作成员，是机关领导的参谋与助手。文书部门与工作人员都是为着阅家的政权和统治而从事工作的，具有鲜明的政治色彩。

从历史上看，历代经管文书工作的主要机构，或是丞相府，或是内阁，或是文官处；负责文书工作的官员或是地位显赫的史官，或是位尊权重的丞相，或是总揽政务的内阁重臣，或是掌握机要的文官处长；最高统治者和地方行政长官，他们都要直接过问或亲自从事文书工作。从历代文书工作机构及其人员的活动来看，实际上都是国家为实现管理目的而进行的政治活动的有机部分，而且必须围绕着整个国家括动而展开，忠实地为国家活动服务。还没有一个政权的文书工作与它代表的阶级利益相违背。文书工作的方向与国家政权活动的方向相一致，文书工作的运动轨道与国家政权运动的轨道同步，显然可见，文书工作的政治性直接由国家政权的性质所决定。

今天也是如此，我们党和国家各级组织和机关负责文书的，主要是各级的机要办公部门及其负责人，文秘部门和文秘部门的工作人员。他们所从事的工作，也都具有政治色彩。我们党和国家机关的文书工作的政治性，表现在它直按地忠实地为巩固人民民主专政服务，为党和国家所表示的最广大劳动人民的根本利益服务，为实现国家的现代化服务。

文书工作具有极强的政治性。这也与公文的性质、特点有关。从这个角度来讲，公文的性质、特点，也决定着文书工作的政治性这一特点。我们知道，公文体现国家管理社会、节制社会生活的原则，规范人们的行为方向和范围，围绕着公文运动的每一项工作，都与阶级意志、阶级利益紧密地联系着。因此，文书工作是一项极为严肃的工作，不能疏忽大意，造成不应有的失误。这也就是说，文书工作本身就是一种政治行为。

二、机密性

文书工作的机密性，出自它的政治性。正因为文书工作的物质对象是公文材料，国家各级机关的公文材料又大都是国家意志、活动的书面形式，是国家现行机密的集中体现。公文除一部分须要传达到广大人民群众中去的以外，大多数公文往往涉及到党和国家的机密。为了确保国家意志和活动的顺利贯彻与进行，必须使这些反映国家机密的公文材料限制在一定的范围、一定的时间之内。因此，这就给形成、处理和管理文书材料的文书工作提出了保守机密的要求。特别是在撰制、传递的过程中，必须严格保守国家机密，否则就会给党和国家造成损失。

文书工作的机密性表现在两个方面：

1、它必须将机密情况控制在一定的范围内，也就是该传递到哪一级，就一定控制在哪一级范围，不能扩大或缩小。

2、它必须将机密情况控制在一定的时间内，也就是该什么时候传递就在什么时候传递，不能提前或挪后。

我国历史上各个朝代的政权，对文书工作的机密都十分重视，在它们有关文书工作的律条　中，保密法律是极为突出极为严峻的，泄密者予以重罚。今天，我们党和国家更加重现这一工作，制定了明确的保密制度和措施，以保证文书工作的机密性。文书工作中的任何疏忽与张扬，都会给国家利益带来相应的损失和危害。虽然我国已颁布了《保密法》，但我们确保文书工作的机密，不是单靠法律，而是靠机关工作人员高度的政治思想觉悟和认真负责的工作精神。(www.xing528.com)

因此，机密性是文书工作的显著特点。

三、时间性

机关之间，无论是纵向的上下级，还是横向的不相隶属的平行单位，对来往公文的处理必须及时，这是文书工作的一条　原则。由此，文书工作的时间性便成为其特点之一了。

文书工作的时间性决定于文书所表达的发文机关意图和交办撰制的公文在时间上的要求。机关工作要讲究效率，雷厉风行、迅速及时，文书工作同样需要如此。因此，文书工作的时间性的特点，包含及时性和适时性两个方面的意思。

国家机关的任何意图和活动情况，都需要尽可能迅速地上传下达平移，任何迂缓都会贻误机关工作。然而，不适时也不行。有的公文，根据其内容与性质，根据工作部署，需要按级及时地逐步下达，范围逐渐扩大，不能一竿子到底，必须按规定的时间传达到有关机关，并不是越快越好。

文书工作的时间性，既要体现在传达过程之中，也要体现在其它各个文书工作的环节与程序之中。文书工作一个环节的众多程序都有严格的次序，环环紧扣，首尾相衔接，上道程序的拖拉，必然导致下道程序的等待。

对于文书工作的时间性，封建社会的各代政权也是十分注意的。唐律规定，稽缓制书一天要打五十大板，要速公文耽搁十一天要流放二千里。所以如此严格，就是因为公文的时间性在发生作用，它对于不失时机的贯彻统治意图，解决处理问题太重要了

四、科学性

文书工作和任何工作一样，有其自身的规律性，在实践中总结出来的适应规律的要领、技能，就成为文书工作的规范。这种规范就是文书工作科学性的特点。

人们把国家政权的各级机关称做国家机器，就是因为国家改权的各级大小机关必须象一架机器那样完整、系统和严密。所有机关都得象机器的每个部件和零件那样，为着实现国家的管理目的而协调有效地运转。文书工作实际上是国家机器运转的传送系统，自然也必须根据国家各级机关的严细分工、具体职能、相互关系协凋有致地动作。体现在文书工作内部，必须要有系统严密和合理的工作组织，有严格明确的行文关系，有形成、处理、管理文书前后衔接的工作程序，有用途不同的文种及其特定的体式与严谨的结构，有对语体等方面规范性的具体要求。如文书处理时文书运转的各个环节，要经过收文、送阅、拟办、批办、分发、承办、阅读、催办、办复等众多程序，这众多的程序又紧密相衔接，除因特殊情况外，它们的次序不得颠倒，这些程序也都有规范性的技术要求。立卷归档更是要求严格。总之，要做好每一道程序的工作，也不是轻而易举的事，都有规范性、技术性的要求。所有上述的工作，都必须合理、简便、严密，都必须科学化。如果一个方面、一道程序的忽略或马虎，就有可能影响文书工作的质量和效率，甚至使机关工作发生紊乱。因此，尊重文书工作的科学性，使文书工作朝着更加科学的方向发展，是提高文书工作效率、保证机关高速高效运转的重要条　件。