出口企业在申报办理出口货物退（免）税时，必须按照出口货物退（免）税政策的有关规定，向税务机关附送有关退（免）税的真实、有效的凭证。主要凭证包括增值税专用发票、出口货物报关单（出口退税联）、出口收汇核销单（出口退税专用）、出口货物销售发票、出口货物销售明细账和税务机关要求报送的其他凭证资料。
（一）增值税专用发票
出口企业购进货物时向供货方取得的增值税专用发票，既是购销凭证，又是计算增值税退（免）税依据的主要凭证。除另有规定外，出口企业只有凭有效的、合法的增值税进项发票（抵扣联），才能申报出口退（免）税，退税机关审核无误后，按规定凭增值税专用发票（抵扣联）计算应退（免）税额。
对于遗失增值税专用发票的，国家税务总局下发的《关于外贸企业丢失增值税专用发票抵扣联出口退税有关问题的通知》（国税函〔2010〕162号），区分两类情况对该问题进行了明确。
1.发票联与抵扣联全部丢失
对于外贸企业丢失已开具增值税专用发票发票联和抵扣联的，在增值税专用发票认证相符后，可凭增值税专用发票记账联复印件及销售方所在地主管税务机关出具的丢失增值税专用发票已报税证明单，经购买方主管税务机关审核同意后，向主管出口退税的税务机关申报出口退（免）税。
2.有发票联但抵扣联丢失
对于外贸企业只丢失已开具增值税专用发票抵扣联的，在增值税专用发票认证相符后，可凭增值税专用发票发票联复印件向主管出口退（免）税的税务机关申报出口退（免）税。
由于小规模纳税人仅能开具普通发票，进出口企业向小规模纳税人购进出口货物时，除国家特准按普通发票给予退税的12类产品外，其余出口货物应由供货企业向其主管税务机关提出申请，由税务机关为其代开增值税专用发票，交以进出口企业，凭以退（免）税。
（二）出口货物报关单
出口货物报关单是指经海关审查，对出口货物放行离境的一种书面证明。报关单是货物出口与否的基本证明，是划分企业申报货物出口销售还是国内销售的重要依据，是申报出口退（免）税时的主要凭证之一。
根据出口货物报关单各栏目的填制要求，以及出口退税审查内容的需要，进出口企业的出口货物报关单如下项目要填列齐全，有些项目必须与其他需要提供的凭证的内容一致：预录入编号、海关编号、出口口岸、出口日期、经营单位及编码、提（运）单号、运抵国（地区）、商品编号、商品名称、规格型号、数量、计量单位、单价总价、币制。
企业遗失出口货物报关单，必须在报关出口后6个月内向海关提出补办申请，逾期海关不予受理。企业向海关申请补办时，需出具主管出口退税的税务机关签发的补办出口报关单证明。
（三）出口收汇核销单（出口退税专用）
出口收汇核销单是由国家外汇管理局制发，出口单位凭以向海关出口报关、向外汇指定银行办理出口收汇、向外汇管理局办理出口收汇核销、向税务机关办理出口退税申报的有统一编号及使用期限的凭证。
1.出口收汇核销单的基本规定
（1）出口收汇核销单为三联式，第一联为企业存根联，第二联为外汇管理局存根联，第三联为出口退税专用联。未经外汇管理局核销，第二联和第三联不得自行撕开。
（2）出口收汇核销单由企业向外汇管理局领取并根据出口货物情况先进行填写并盖章，然后由报关出口的海关根据出口货物情况进行审核并加盖“出口货物验讫”骑缝章，最后由当地外汇管理局凭银行结汇水单核销收汇情况，并加盖“已核销”章。
（3）出口单位在使用出口收汇核销单前，必须在出口收汇核销单的存根联和出口退税专用联上“出口单位名称”处加盖该出口单位的公章，如实、准确、齐全填写有关栏目，并与出口货物报关单上记载的有关内容一致。
（4）外汇管理局在按规定办理完收汇核销手续后，将已核销的净收汇额填在退税联上签字并加盖“已核销”章；部分收汇核销的，外汇管理局仅做部分收汇的核销，填注核销净余额，不办理出口退税专用联的签发手续，等收汇全部核销后再办理出口退税专用联的签发手续。核销中发现有违反出口收汇核销规定的，外汇管理局应在对该出口单位进行处理及纠正其错误后，再办理出口退税专用联的签章手续。
外汇管理局将出口收汇核销单的电子数据整理汇集后传输给退税机关，退税机关对企业申报的核销单进行核对。
（5）对于预计收款日期超过报关单日期180天以上（含180天）的远期收汇，出口单位应在报关前凭远期出口合同、出口收汇核销单向外汇管理局备案，并应在出口收汇核销单的“收汇方式”栏注明远期天数。凡未向外汇管理局备案的，一律视为即期出口收汇。
（6）出口单位不论是自营出口还是代理出口，均应使用本单位所领的出口收汇核销单办理出口报关。
（7）出口单位在向税务机关申报出口退税和办理“代理出口货物证明”时，必须逐票附上对应的出口收汇核销单（出口退税专用），税务机关审核无误后予以办理出口退税和签发“代理出口货物证明”。对各省、自治区、直辖市及计划单列市进出口主管部门批准的报关出口后在180天以上结汇的出口货物，凭批准文件可延期在一年内提供出口收汇核销单（出口退税专用）。
2.出口收汇核销单（出口退税专用）的丢失及补办
（1）出口单位未用于报关出口的空白核销单遗失后，出口单位应当在一个工作日内在“中国电子口岸出口收汇系统”进行挂失。如因未及时挂失造成经济损失或导致违规行为，责任由企业自负。
（2）已用于报关出口、未办理核销手续的核销单遗失，出口单位应当凭核销单以外的其他核销凭证向所在地外汇管理局提出核销单退税专用联挂失及补办申请。外汇管理局应当审核出口单位提供的核销凭证无误后，通过“中国电子口岸出口收汇系统”对核销单退税专用联进行挂失处理，并在为出口单位办理核销后，于三个工作日内为其签发“出口收汇核销单退税专用联补办证明”。
（3）已办理核销手续后遗失核销单退税专用联的，出口单位应当凭税务部门签发的退税情况证明向外汇管理局提出核销单退税专用联挂失、补办申请。对税务部门证明未退税的，外汇管理局在“中国电子口岸出口收汇系统”进行挂失处理后，于三个工作日内为出口单位签发“出口收汇核销单退税专用联补办证明”。
3.退运、退货的处理
出口单位报关后因故退运时，须先向外汇管理局备案，外汇管理局应在有关出口收汇核销单“核销情况”栏内填注意见并加盖“监督收汇”章。海关凭此及其他证明给有关出口单位办理退运手续，并在有关出口报关单和出口收汇核销单上加盖“验讫”章后退给出口单位。出口单位必须在一个月内将上述单据退外汇管理局，外汇管理局凭此注销该核销单。
出口单位出口后因故退货时，外汇管理局凭海关出具的有关该批货物的复进口证明办理该核销单的注销手续。
（四）出口货物销售发票
出口货物销售发票是进出口企业在出口货物过程中开具的收款凭证，它是购销双方财务收支的原始凭证。
出口货物销售发票在退税上具有代替出口货物销售明细账的作用，所以，一般在申报出口退税时，退税机关要求进出口企业报送出口货物销售发票以作为退税凭证。
（五）出口货物销售明细账
进出口企业货物的销售必须单独设账，在生产、经营过程中既有内销又有外销的，必须在明细账上将内销收入和外销收入分开记载。出口货物销售明细账一般采用多栏式账，外销收入应以离岸价（FOB）为入账依据。
（六）其他凭证资料
1.代理出口货物证明
代理出口货物证明由受托方填写并经主管退税机关签章后交受托方，由受托方转交委托方。代理出口协议约定由受托方收汇核销的，税务机关必须在外汇管理局办完外汇核销手续后，方能签发代理出口货物证明，并在代理出口货物证明上注明“收汇已核销”字样。
申请办理代理出口货物证明时需提供的证件资料：
（1）关于申请出具代理出口货物证明的报告。
（2）代理出口协议（合同）副本及复印件。
（3）出口货物报关单（出口退税联）。
（4）出口收汇核销单（出口退税专用）（协议约定由受托方收汇核销时需提供）。
（5）加盖受托方公章或财务专用章的“代理出口销售收入账”或“代购代销收入账”复印件。
（6）委托方营业执照和税务登记证复印件。
（7）主管退税部门要求提供的其他资料。
出口企业将代理出口的货物与其他出口货物一并报关出口或收汇核销的，还应附送出口货物报关单或出口收汇核销单原件和复印件各一份。
委托方在申请办理退（免）税时需提供的凭证资料：
（1）代理出口货物证明。
（2）出口货物报关单（出口退税联）。
（3）出口收汇核销单（出口退税专用），协议规定由受托方收汇核销的除外。
（4）代出口协议（合同）副本。
（5）出口货物销售明细账。(www.xing528.com)
受托方将代理出口的货物与其他货物一并报关或收汇核销的，委托方申请退税时必须提供经受托方主管退税机关签章后的出口货物报关单（出口退税联）或出口货物收汇核销单（出口退税专用）复印件。
受托方或委托方遗失代理出口货物证明需补办的，应由委托方先向其主管退税机关申请办理代理出口未退税证明。在申请办理代理出口未退税证明时，应提供以下资料：
（1）关于申请出具代理出口未退税证明的报告。
（2）受托方主管退税机关已加盖“已办理出口货物证明”戳记的出口货物报关单（出口退税联）。
（3）出口收汇核销单（出口退税专用）。
（4）代理出口协议（合同）副本及复印件。
（5）税务机关要求提供的其他资料。
2.进料加工贸易申请表
进料加工贸易申请表是税务机关对出口企业销售“进料加工”进口料件的应纳增值税不计征入库的凭证。出口企业以“进料加工”贸易方式减税进口原材料、零部件转售给其他企业加工时，应先提交“进料加工贸易申报表”，报经主管出口退税的税务机关同意签章后再将此申报表报送主管其征税的税务机关。开具增值税专用发票时可按规定税率计算注明销售料件的税额，主管出口企业征税的税务机关据此对这部分销售料件的销售发票上所注明的应缴税额不计征入库，而由主管退税的税务机关在出口企业办理出口退税时凭此表在退税额中抵扣。
进料加工贸易申请表的申办程序为：
（1）企业持对外签订的贸易合同，到进出口主管部门办理加工贸易批准证。
（2）持进口料件清单、加工贸易批准证、海关核发的进料加工登记手册到其主管退税机关申报办理备案签章手续。
（3）主管退税机关将进口料件备案清单的资料录入计算机。
（4）在核实电子信息、审核申报的凭证资料准确无误后，出具证明。
申请开具进料加工贸易申请表时应提供的凭证资料：
（1）进料加工登记手册复印件。
（2）进口货物报关单（进料加工专用）。
（3）进口合同。
（4）销售进口料件的增值税专用发票（抵扣联）复印件。
（5）海关代征进口料件增值税、消费税完税凭证复印件。
其中，生产企业申请开具进料加工贸易申请表时应提供的凭证：
（1）进料加工登记手册复印件。
（2）进口货物报关单（进料加工专用）。
（3）进口合同。
（4）进口材料明细复印件。
（5）海关代征进口料件增值税、消费税完税凭证复印件。
其中，外商投资企业申请开具进料加工贸易申请表时应提供的凭证：
（1）进料加工登记手册复印件。
（2）进口货物报关单（进料加工专用）。
（3）进口合同。
（4）海关代征增值税、消费税完税凭证复印件。
除上述两种凭证资料外，还有出口退税货物进货凭证申报明细表、出口退税申报明细表、出口退税汇总申报表，以及主管出口退税的税务机关要求附送或提供的其他退税凭证资料。实行电子化管理且自行录入的出口企业，还需报送申报软盘。
（七）生产企业“免、抵、退”税申报应提供的资料
1.办理增值税纳税及免、抵税应提供的资料
生产企业向主管征税机关的征税部门办理增值税纳税及免、抵税申报时，应提供以下资料：
（1）增值税纳税申报表及其规定的附表。
（2）退税部门确认的上期生产企业出口货物免、抵、退税申报汇总表。
（3）税务机关要求的其他资料。
2.办理“免、抵、退”税申报应提供的资料
生产企业向主管征税机关的退税部门办理“免、抵、退”税申报时，应提供以下资料：
（1）生产企业出口货物免、抵、退税申报汇总表。
（2）生产企业出口货物免、抵、退税申报明细表。
（3）经征税部门审核签章的当期增值税纳税申报表。
（4）有进料加工出口业务的还应填报：生产企业进料加工登记申报表、生产企业进料加工进口料件申报明细表、生产企业进料加工海关登记手册核销申请表、生产企业进料加工贸易免税证明。
（5）装订成册的报表及原始凭证：生产企业出口货物免、抵、退税申报明细表，与进料加工业务有关的报表，加盖海关验讫章的出口货物报关单（出口退税专用），经外汇管理部门签章的出口收汇核销单（出口退税专用）或有关部门出具的中远期收汇证明，代理出口货物证明，企业签章的出口发票，主管退税部门要求提供的其他资料。
国内生产企业中标销售的机电产品申报“免、抵、退”税时，除提供上述申报表外，还应提供以下资料：
（1）招标单位所在地主管税务机关签发的中标证明通知书。
（2）由中国招标公司或其他国内招标组织签发的中标证明（正本）。
（3）中标人与中国招标公司或其他招标组织签订的供货合同（协议）。
（4）中标人按照标书规定及供货合同向用户发货的发货单。
（5）销售中标机电产品的普通发票或外销发票。
（6）中标机电产品用户收货清单。
（7）国外企业中标再分包给国内生产企业供应的机电产品，还应提供与中标人签署的分包合同（协议）。
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