干部档案管理规定：中共中央组织部发布（1956年）

几年来，我们在干部档案管理工作上是有一定成绩的。但为了克服目前干部档案的杂乱，残缺，保管、转递手续混乱，管理部门的工作职责范围不够明确，工作制度不够健全等缺点，进一步加强干部档案管理工作，特根据“中央关于加强干部管理工作的决定”及“中央关于颁发‘中共中央管理的干部职务名称表’的决定”，拟定干部档案管理工作的暂行规定如下：

第一、干部档案内容，包括：

一、干部简历表；

二、自传；

三、鉴定；

四、整党、整风、三反等运动中的干部个人思想、工作、学习的检查、总结等及其他有关干部本人的重大问题的检举材料；

五、有关干部的政治问题和历史问题的审查结论或调查报告，调查材料，证明材料，和干部本人的交代、申诉等材料；

六、干部参加中国共产党或共青团的入党入团材料（预备党员的入党材料暂存基层党委或支部）；

七、奖励材料，以及党内、外一切处分和取消处分的决定，组织上对其错误事实调查的综合材料，本人的自我检查及申诉等；

八、正规的理论、文化、技术学习的学习成绩表、学习总结等；

九、其他可供组织上了解和使用干部时参考的材料（如经过组织综合整理后的考察了解干部的材料，干部任免呈报表等）。

以上材料，一至三项每个干部的档案中必须具备，四至九项则根据各个干部的不同情况，有则列入。

第二、干部档案正本、副本的划分及保管的分工：

一、为便于对干部档案的保管和使用，把干部档案分为正本、副本两种。正本是由一个干部的完整的档案材料构成的，副本则由以下几种材料构成：干部简历表，鉴定，政治问题和历史问题的审查结论，奖励材料，党内、外一切处分和取消处分的决定等。

二、干部档案副本份数在不影响使用的原则下，应力求减少。属于中央和省、市委、自治区党委、重要省辖市（见“中共中央管理的干部职务名称表”附件一的规定）及中央一级的国家机关、群众团体各垂直管理干部部门管理的干部职务名称表以内的干部，其档案副本一般应有两份。但属于中央及中央一级国家机关、群众团体各垂直管理干部部门管理的在省辖市委工作的干部，如所在省辖市委需要保管其档案副本，亦可建立3份。省、市、自治区、重要省辖市一级的国家机关、群众团体各垂直管理干部部门管理的干部职务名称表以内的干部，一般省辖市委、地委管理的干部职务名称表以内的干部，其档案副本只建立1份。不属于上述范围的干部及县委管理的干部职务名称表以内的干部不建立档案副本。

三、干部档案的正本，归主管这一干部的机关保管；档案副本则归协管和监管这一干部的机关保管。

档案副本的具体保管机关如下：

1.属于中央和省、市委、自治区党委、重要省辖市委管理的干部的档案副本，由协助中央和主管党委管理这些干部的最上一级的党委保管1份；协助中央和主管党委管理这些干部的最上一级的国家机关或群众团体的干部（人事）部门保管1份。

2.属于中央一级国家机关、群众团体各垂直管理干部部门管理的干部的档案副本，由负责监管这些干部的最上一级的党委保管1份；协助主管机关管理这些干部的最上一级的国家机关、群众团体各部门保管1份。

3.根据本条第二项规定有3份副本者，其中1份由省辖市委保管。

4.根据本条第二项规定只有1份副本者，由协助（监督）主管机关管理这些干部的最上一级的党委保管。

四、除上述机关保管干部档案副本外，其余的协管、监管机关和管理干部兼职的机关，均不再保管干部档案副本，但可以根据需要建立干部卡片，这些卡片在干部调动时不予转递。

五、中央和各级党委及各级国家机关、群众团体各垂直管理干部部门管理的干部职务名称表以外的干部，其档案由所在单位的人事（干部）部门保管（党群专职干部的档案可以由机关党委或支部保管）。

第三、中央及各级党委分部分级管理干部后干部档案的保管问题：

一、中央管理的干部职务名称表以内的干部的档案，由中央管理干部的各部分别保管。

二、省、市委、自治区党委、重要省辖市委管理干部的各部是否分别保管干部档案，由省、市委、自治区党委根据便于使用和便于管好的原则自行确定，可以分管，也可以由组织部统一保管。

三、地委、县委、一般省辖市委、中央直辖市和重要省辖市的区委管理的干部的档案，均由各该级党委的组织部统一保管。

四、中央组织部和各级党委组织部在干部实行分管后，均应根据中央及各级党委管理的干部职务名称表保管1份完整的现职干部名册。

五、民主人士的档案，其管理办法由中央统战部另行规定。

第四、退休和死亡的干部，属于中央管理的干部职务名称表以内者，其档案由中央保管（中央管理干部的各部分别保管，定期向中央办公厅移交）；县级主要干部及相当于县级主要干部以上者，由这些干部现籍的省、市委、自治区党委保管；其他干部的档案一律转交这些干部现籍的县、市人民委员会的人事部门保管。

退职、逃亡、开除和受刑事处分的干部的档案，由这些干部原来的主管机关保管。

第五、干部档案的转移办法：

一、干部工作变动，其档案应及时转递。干部档案正本一律不准干部本人自带，而应由机要交通转递。但成批调动干部时，可指定政治上可靠的干部携带。干部档案副本可交干部本人自带，也可由机要交通转递，但交干部自带者必须密封盖章。

二、干部因工作变动而改变主管及协管、监管机关时，原主管机关应将所保管的干部档案正本转至干部所在的新的主管机关。如只知道干部调动的取向而不知其所在的新的主管机关时，可先转给调动该干部的机关，再由调动该干部的机关转至干部所在的新的主管机关。档案副本除由本人自带者外，亦应按照上述办法转至干部所在的新的主管机关或调动该干部的机关，再分别转至新的协管、监管机关。

凡已实行分别保管档案的党委的各部，在干部职务变动，管理系统有了改变（如原由宣传部管理，现改由工业部管理），但未改变主管机关时，其档案亦应随即转移。

三、离职学习的干部，其档案正本和副本应转至其所在学校。在职学习的干部，其档案仍由原保管机关保存。

四、中央和省、市委、自治区党委、重要省辖市委的各部，地委、县委和一般省辖市委的组织部，中央直辖市的区委组织部，中央国家机关各部（院）、委及国务院各直属机构的干部（人事）部门，全国总工会、青年团中央组织部，全国妇联，全国供销合作总社、全国手工业生产合作总社的干部局，省、市、自治区人民委员会人事局，部队军分区（师）以上的干部部门之间均可直接转递干部档案。国家机关、群众团体各垂直管理干部部门上下级的人事（干部）、组织部门之间，国务院人事局和各级人民委员会上下级的人事部门之间，亦可直接转递干部档案。其他机关转递干部档案则需要经过上述有关部门。

按照本条第三项规定，在干部离职学习需要转递其档案时，原保管机关可以将档案直接转至抽调机关或所去学校。

驻在一个地方党委管辖地区的机关之间，转递干部档案的手续可以酌情简化，具体办法由所在地方党委确定。

五、为使干部档案能随着干部工作部门或地区的变动及时准确地转移，必须建立一些必要的联系制度，使转递干部档案的工作与任免、调动干部的工作密切结合起来。主管机关任免、调动干部的通知必须抄致协管、监管机关；办理干部任免、调动的单位必须将干部的变动情况及时通知档案管理单位；干部管理机关如未及时收到干部档案，应主动向该干部的原管理机构催要。

六、转递干部档案应有严格的手续，发出档案的单位必须填写“干部档案转递通知单”（式样附后），收到档案的单位应依据档案目录逐一点收，及时退回回执。

第六、为贯彻实现上述规定并使干部档案管理工作逐步走上正规，除了必须对现有的干部档案进行一次认真的整理外（整理办法附后）。在干部档案的日常管理工作上还应建立以下制度：

一、档案材料的收集补充制度。各有关部门应经常地有计划地收集、补充干部档案。但普遍补充干部档案时（如普遍填写干部简历表、自传、干部年终鉴定等）应由各级党委批准。

二、归档制度。凡归入干部档案的材料，均须经过认真的审核、整理和登记，避免将不属于干部档案内容的材料或头尾不清的材料归入档案。

三、建立档案借阅制度，严格档案的借阅手续。

四、建立档案工作的保密制度，防止失密泄密现象。

五、建立档案的定期清理、检查制度。保管档案的单位应定期核对清理档案。

六、建立干部职务变动的登记制度。将干部职务变动的情况，及时填在干部本人的简历表上。

七、档案管理单位应和管理干部的部门，党的、国家机关的监察部门建立密切联系，及时搜集干部材料。

第七、干部档案工作的组织领导和工作任务：

一、中央和各级党委管理干部的部门，应加强对所属各业务部门档案工作的指导与检查，加强对档案工作干部的教育，提高档案工作干部的政治水平和业务能力；中央和各级党委的组织部对整个档案工作负有综合研究的责任，应经常注意了解情况，交流经验，提出改进意见。

二、干部档案管理部门的任务是管好干部档案，为管理干部的工作服务。其具体工作如下：

1.保管干部档案；(www.xing528.com)

2.整理干部档案；

3.收集干部档案；

4.办理干部档案的日常借阅事项；

5.办理干部档案的转递事项；

6.根据干部职务的变动情况，填写干部简历表；

7.了解和研究档案工作情况，改进档案管理工作；

8.办理有关干部档案管理工作的其他事项。

三、为加强干部档案的管理工作，县以上各级党委的组织部应该配备专职档案工作干部，县委组织部配备专职干部如有困难时，可指定专人兼管干部档案工作。其他保管干部档案的单位亦应根据具体情况配备专职干部或指定专人兼管干部档案工作。

档案工作干部，必须是经过审查，政治上可靠，有一定工作能力的共产党员或青年团员。这些干部的工作，不应轻易调动。

附　干部档案整理办法

一、目前干部档案内容存在着很多混乱现象：很多干部档案中一方面缺少某些必要的材料，但另一方面又有很多不需要的与干部档案无关的材料；有些材料来源不明，头尾不清，也没有必要的附注；有些材料因年代久远，遭受损毁而字迹模糊，难以辨认；至于档案材料的主次不分，幅页不整齐、头绪混乱的现象则更是普遍。这种情况不仅给档案材料的使用造成了困难，而且也易于使材料毁损散失。为了改变这种情况，必须根据“干部档案管理工作的暂行规定”，对现有的档案进行一次认真的整理。整理的基本要求是：就现有材料进行技术上的整理，经过整理，进一步充实和健全档案内容，为今后建立正规的干部档案打下初步基础。

二、在整理中应将每个干部档案材料的“正本”，分为“主件”和“附件”，分别装订，统一保管。档案材料的“副本”亦应进行整理、登记，装订成册，但无需划分“主件”和“附件”。

（一）“主件”是全面反映一个干部的历史情况和现实情况的主要材料。一般包括以下内容：

1.新近的干部简历表；

2.详细的自传表；

3.新近的鉴定；

4.历史问题的审查结论或调查报告；

5.中国共产党党员登记表；

6.奖励材料，党内、外一切处分和取消处分的决定；

7.正规的理论、文化、技术学习的成绩表；

8.最近一个时期组织上对其考察了解的材料。

（二）“附件”是除“主件”以外的其他材料。一般包括以下内容：

1.历年的干部简历表；

2.旧自传；

3.历年的鉴定；

4.整党、整风、三反等运动中的干部个人思想、工作、学习的检查、总结等及其他有关干部本人的重大问题的检举材料；

5.有关干部的政治问题和历史问题的审查结论或调查报告，调查材料，证明材料，和干部本人的交代、申诉等材料；

6.干部参加中国共产党或共青团的入党入团材料；

7.党内、外一切处分和取消处分决定以外的其他材料；

8.学习成绩表以外的其他学习材料；

9.组织上历次对干部考察了解的材料；干部任免呈报表和其他可供组织上了解和使用干部时参考的材料。

（三）“主件”装订一册。“附件”可视材料的多少及其性质分别装订为一册或几册（如将整风或审干的材料单独装订一册等），并在每册的封面上注明“附件一”“附件二”字样，以示区别。

（四）整理时应将现有材料在“干部档案目录”（式样附后）上详细登记；将“干部档案目录”分别置于每册卷首，并与材料一起装订。材料内容有变动时，即应修改目录，使目录和材料内容吻合一致。

（五）有些列入“主件”的材料有了新的材料代替时（如鉴定和考察了解干部的材料，有了新的鉴定和新的考察了解干部的材料代替），应将新的材料订入“主件”，将旧的材料抽出列为“附件”。因此，在对“主件”和“附件”分别装订时，应采取活页装订的办法，以便存取（封皮样式附后）。

三、档案整理工作的分工及注意事项：

（一）档案整理的工作，由干部的主管、协管、监管机关分工进行。档案“正本”由主管机关整理；档案“副本”由应该保管这些副本的协管、监管机关整理。在整理档案前，应把分散的材料加以集中，然后再开始整理。

（二）在整理工作中如缺少某种材料时，应该把所缺的材料登记起来，待整理工作告一段落后，再有计划地加以补充。

（三）对涉及干部政治、历史问题或其他问题需要查明而未查明的材料，应抽出进行登记，单独保存，待整理工作告一段落后，转交干部所在机关进行查对处理。

（四）凡属内容重要但头尾不清（如没有注明材料的填制时间和机关等）的材料，尽可能地查清材料来源、填制时间和机关，作出附注。

对于内容重要，但篇幅很不整齐，字迹模糊难认的材料，应加以补贴、裱糊或重新超清（原件仍应存入“附件”中）。抄件应注明抄写机关和时间。

（五）凡是抄写、打印、复写多份的重复材料，属于档案“正本”内容者留出一份，属于档案“正本”与“副本”均有的内容者留出四份，其他多余的材料，可经领导批准后销毁。

（六）对不属于干部档案内容的材料，应区别不同情况作不同处理：

1.凡不属于干部个人档案内容而又有保存价值的文书材料，应抽出交有关部门保存。

2.应由本人保存的材料（如发给个人保存的任命通知书、奖状、结婚证书等），抽出交由本人保存。

3.完全没有用处的材料，如过时的干部档案材料登记目录、已有最后定稿的以前的草稿、转递材料手续的信件、回执、行政介绍信、供给介绍信和纯属办理手续的结婚、离婚材料等，均可抽出经领导批准后销毁。

干部档案目录说明

一、此目录系正本的“主件”、“附件”和“副本”的通用目录。

二、此目录均装订在档案的前面。正本的“主件”和“副本”各用一个目录，正本的“附件”可视“附件”册数多少用一个或几个目录。

三、“类号”的排列和《干部档案管理工作的暂行规定》中干部档案九项内容的排列次序相同。在登记目录时可按材料存入的先后次序登记，但材料装订次序，则按照“类号”次序将同类材料按时间先后装订在一起。

四、材料名称要填详细、明确。

五、页数按照单页计算，即两页书写者以两页计，一面书写者以一页计，封面与封底均不计算。