人事档案信息化管理的原则：建设与创新研究

“原则”是“观察问题、处理问题的准绳”。人事档案信息化管理原则是指人事档案信息化管理中必须遵守的标准和基本准则，是从人事档案信息化管理实践中提炼出来的。归纳起来，这些原则主要包括如下方面：

1.实用性原则

实用性是指该人事档案信息化是为了解决实际问题，能够在实践中运用并且能够产生积极效果。具体说来，人事档案信息化的实用性既表现在个人方面，也表现在人事档案管理机构方面。

个人方面，考虑到人事档案的安全性，哪些档案资料需要上网，何时上网，如何控制服务平台的信息安全，都必须考虑到；考虑到人事档案的隐私权，在人事档案信息化过程中，对于该保密的档案必须保密，尊重和保障人事当事人是隐私权；考虑到人事档案的重要性，对于每个人的信息必须做到准确无误；考虑到人事档案的知情权，信息化的人事档案需要向当事人开放。

机构方面，考虑到人事档案信息化，尤其是系统设计的难度，人事档案信息系统设计过程时，既要利用IT行业的人才和技术，也需要本行业的积极参与；考虑到本单位的财力与技术基础，人事档案信息化需要量力而行，分步骤实施，将人事档案信息化建设看作是一个长期的过程，逐步建设，持续发展；考虑到人事档案建设的相似性，人事档案管理信息化过程中可以采取合作开发或引进方式，避免走弯路和重复建设。

当然，人事档案信息化必须在实用性的原则上，以科学性为本，结合先进性、前瞻性，不仅将信息化看成是一项长期而艰巨的任务，而且需要实施可持续发展的政策，将人事档案信息化建设成为一项重要的人才信息管理平台。

2.规范性原则

规范性是指人事档案信息化建设所确立的行为标准，以规范当代人事档案信息化行为，指导当代人事档案信息化实践。

以《全国组织干部人事管理信息系统》《信息结构体系》为例，它是为实现干部信息的规范化及全国范围内的信息共享，按照人员管理及机构管理中科学的信息流程制定的，不仅具有较高的标准化、规范化程度，而且具有总揽全局的权威性。因此，各省开发的系统，必须建立在该系统要求的《信息结构体系》基础上，否则会造成数据结构混乱，使上下级数据无法沟通与共享。不仅是信息结构体系，系统所涉及的其他应用项目也应当建立在相关的标准之上。

信息化过程中，必然涉及文本、图片等电子文件的格式问题。以文本格式为例，有.txt、.doc、.rtf、.pdf、.html、.xml等多种，按照有关规范，存档的文本格式为.xml、.rtf、.txt三种形式，为此，其他格式的文本格式需要进行转化。事实上，文本文件、图像文件、扫描文件、声音文件等的采集与管理都应该遵循《电子文件归档与管理规范》（GB/T 18894—2002）所规定的格式，以减少转换与重新制作的难度，这也是人事档案信息化规范性的必然要求。

3.安全性原则

人事档案安全性是为了防止将人事档案信息泄露给无关用户，给用户信息造成不良影响，从而采取的安全措施。

人事档案信息的安全性首先指人事档案信息的安全性。人事档案中有些隐私，在信息化过程中需要按照档案公开中公民隐私权保护的相关规定：“特殊情况必须查阅的，须经当事人同意后，由公证处报同级司法行政机关批准。”为了保证人事档案的安全性起见，一方面，人事档案管理部门需要认真鉴定、审核隐私方面记录的范围，对于那些需要保密的档案进行严格限制。(www.xing528.com)

为了保证人事档案信息的安全性，在人事档案信息化过程中，需要加强对人事档案方面的电子文件的管理，并通过技术手段（如每个人的档案设置一个适度长度的个人密码），以达到保密的目的。

为了保证人事档案信息的安全性，还必须确保网络的安全性。提倡人事档案的开放性，并不意味着完全的、无条件地开放人事档案信息，相反，开放是有条件的、有步骤的，这是保证网络化环境人事档案安全性的必然选择。为此，一旦条件成熟，能够建立人事档案专网则是保证人事档案安全的最好选择。在当前条件不允许建立专网的情况下，必须做到人事档案信息管理系统与互联网等公共信息网实行物理隔离的措施，涉密档案信息不得存储在与公共信息网相连的信息设备上，更不能存储在公共信息网的网络存储器上。

4.开放性原则

开放是人事档案信息化管理必须遵守的一条重要原则。建立人事档案信息管理系统，在很大程度上是为了科学管理和优质服务，这决定了人事档案信息开放的必然性。

长期以来，由于传统的人事档案管理的惯性，人们习惯性地认为人事档案属于保密的内容，除了负责收集和保管人事档案的管理者能接触到人事档案外，个人不可能知道自己的档案里有什么样的材料。显然，在当代条件下，人事劳动关系日益从行政隶属关系转变为平等的契约关系，人事档案的保管权、评价权、处置权也逐渐从完全交给用人单位到用人单位与个人共同管理的局面。这种情况下，人事档案的神秘面纱逐渐被揭开。人事档案作为当事人个人经历和德、能、勤、绩的客观记录，也逐渐变得公开、透明，信息开放已经成为时代的必然趋势。

需要看到，人事档案开放性也是尊重当事人知情权的，既包括能直接识别本人的个人信息资料，如肖像、姓名、身份证等，又包括与其他资料相结合才能识别本人的间接信息资料，如职业、收入、学历、奖惩等。有时候，人事档案管理中知情权与管理的要求存在着冲突，这要求档案管理单位与个人能够正确地处理。对于档案管理单位而言，不能过分强调保密，需要树立人事档案开放意识，只有在一定范围内开放档案，满足公民知情权的需要，才能促进档案的完整、真实和透明。对个人而言，知情也是有限的，不可能享有无限的知情权，这是维护组织机构的利益，只有保障和其他有关人员权益，才能保障人事工作的正常开展。

需要注意的是，人事档案的开放并不意味着人事档案信息对所有人开放。人事档案信息开放是有程度和范围限制的。现阶段，人事档案管理部门适当地向当事人开放一些个人信息还是有必要的。

通过人事档案管理信息服务平台实现人事档案远程化查找和利用，既保证当事人对档案的知情权，也便于当事人利用档案，是人事档案开放的必然趋势。

5.双轨制原则

人事档案信息化过程中，由于电子文件的法律地位和证据作用还没有被普遍地认定，因此，具有重要保存价值的人事档案电子文件（尤其是办公自动化过程中的人事档案方面的、具有永久保存价值的电子文件）必须转化成纸质文件进行归档，以保证其法律地位。这一做法符合《电子文件归档与管理规范》的基本规定：“具有永久保存价值的文本或图形形式的电子文件，如没有纸质等拷贝件，必须制成纸质文件或缩微品等。归档时，应同时保存文件的电子版本、纸质版本或缩微品。”

对于重要的人事档案电子公文，鉴于当代电子信息载体的不稳定性，同一内容的人事档案电子公文，往往需要采取两种不同质地存储介质进行存储，且采取异地保存的方法，这是保证人事档案文件长期存取的重要方法。