1.新闻发布会的形式和要素
新闻发布会的形式包括记者招待会、新闻发布会、酒会等。一般来说，记者招待会是专题性的，以“答记者问”为主要特色；新闻发布会由公关负责人执行即可；而记者招待会一般有更高层次官员出席。与前两种形式相比，酒会非正式一些，气氛也相对轻松一些，显得更自由、随意。它可以单独召开，也可以附属于其他形式。比如，有的在招待会后举行酒会或茶会。在这些形式中，最为常见的是新闻发布会。
新闻发布会的要素包括目的、信息发布的目标受众、拟邀请对象、发布会规模等。
新闻发布会涉及的事情大同小异，一般来说，包括活动策划与主题确定、节目策划与议程安排、资料准备、与会人员邀请、沟通与确定、时间及场地落实与场景布置、产品展示、演示与信息发布和现场气氛控制等部分。
2.新闻发布的筹备过程
（1）根据发布会所要达成的目标、发布会的类型，确定其规格、方向和基本风格。
大体上，新闻发布会可以分为如下几个类别，而且风格也基本沿用下述类型。
政治类——严肃感；
高科技产品类——正规中带有活泼；
文化类——文化感、历史感；
一般工业品类——科技感、品质感；
娱乐类——活泼，前卫；
时尚产品类——经典中带有时代气息；
工艺品类——经典、古拙；
其他类别——相应的风格。
（2）成立筹委会，组织相关人员，确定组织、人员保障。(www.xing528.com)
一场发布会牵涉到方方面面，各项工作相互链接、相互联系、彼此交叉，必须统筹安排、多管齐下、同时进行，仅凭一己之力，很难完成。
建立组织的原则：一是“专业原则”，专业的人做专业的事，知人善任。比如，经销商的沟通，市场销售部门是对口部门；专家、官员沟通一般要公关负责人、企业高层出面，不另设组；新闻界的沟通与资料的准备都是公关部门人员的专业特长，故新闻界的沟通也不另设组。二是“平衡原则”，因事设组，每个组的工作量相对平衡。三是“分工原则”，分工应该明确，职责分明，以防互相推诿的现象。隶属分工和横向协作都要明确。四是“扁平原则”，一般在大型活动中有多层次的“金字塔”结构；但在中型的活动中，不宜层级大太多，以保证灵活机动；人员不要太多，以精干、高效为主。五是“制度原则”，尽管是临时性组织，但一旦加入组织机构，人员就应受规章制度的约束。
发布会通常牵涉到各个部门，一般来说，公司或组织的高层及分管副总会在筹委会中担任一定的职务，公司高层，甚至最高领导会有些讲话和表态。在整个活动中，相关部门人员的工作可能在时间上会与其日常工作相冲突，因此赢得各个部门的理解和支持很重要。
筹办新闻发布会牵扯的精力和时间比较多，条件许可的话，应该请专业公司代理。
（3）确定时间、流程与目标管理，并做好反馈、调整。
时间的控制，一般以时间进度表（倒计时）的方式来表现。注意在安排时间上要合理，同时要留有余地。一般来说，前面的时间、进度要安排得紧凑一些，保证后面有时间来调整、完善。整个活动是一个系统工程，流程管理是指在活动中各项工作内容之间的相互衔接、协调和配合关系及其有机组合的过程管理。比如在活动中，主题内容、意义确定才能确定议程、规格，规模、规格确定才能确定人数，人数确定才能落实场地，场地落实才能布置现场等。流程管理使总协调人对于整个活动的各个部分有着清晰的认识，便于找出工作的关键点、重点、难点，一般以程序框图表现。
（4）活动策划、确定活动主题。
活动策划主要包括如下内容：
一是会议议程策划安排。大多数发布会整个过程就是讲话、念稿件、例行演示。实际上，尽管发布会是一个正式的会议，但可以做得更活跃一些，尤其是会议的开幕。在会议议程安排时注意紧凑、连贯，从实践来看，一般控制在1～2小时为宜。特别是发言的时间，演讲稿件字数应该控制在把问题讲清楚的长度，不宜太长，也不宜太短，实践中，15～20分钟比较合适。
二是策划发布会的主题。可以有多种取法，常见的是在主题中直接出现“×××发布会”字样；也有的有一个大的主题，下面为正题；也有两者的结合。
另外，按照国家新闻出版有关部门的规定，凡是主题中有“新闻”字样的发布会，需经国家新闻出版部门的审批。实践中很多企业略去“新闻”字样，采用其他称法。
确定参会人员是一项很重要的工作，也是一个变化较多的因素，而它的变化将影响到整个发布会的规格与规模，进而影响发布会的各个因素。比如，重要人物的出席和缺席可能影响规格，有时为方便起见，会议地点或会议的一部分内容会改在机场、贵宾室进行，或者调整时间等。这是总协调工作控制的“关键点”，宜重点来抓。
在参会人员的选择上，采取服务发布内容需要的原则，选择相关性强的人员参加。一般来说，官员都选择讲话较有分量的人物，而专家则是在该领域有建树或名气大的人。
新闻记者则是发布会的重头，一般来说，先打印一份拟邀请的名单，至少提前一周时间发出邀请函，然后电话落实；时间较突然的新闻事件可以采用电话和传真的方式。落实好后做好分类统计工作。
（5）拟定活动策划案和具体操作方案。
活动策划案是指导整个活动的战略、战术的文本，供策划活动使用，一般来说只为会议核心成员提供。具体操作方案则是用于企业内部或者协助代理公关公司指导整个活动的具体操作，一般比较详细，具体到每一个人每一步，甚至具体到胸卡的内容，时间上具体到分钟。一般会议人员人手一份。
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