纸质档案数字化是一项庞大的系统工程，工作涉及档案、人员、数字化加工设备与技术等，最终的目的是高质量的档案数字资源数据。纸质档案数字化工作需要档案部门投入大量的人力、物力和财力，同时需要对数字化的整个工作流程实施有效的组织和管理。
（一）组建数字化相关组织及人员
档案数字资源建设是信息社会发展的要求，是档案管理工作的一个重要内容，但在实际的建设过程中会出现因为管理不善或技术方面的原因而发生最后的档案资源不尽如人意的问题，同时可能会出现不宜公开的档案信息泄露，丢失、破损档案原件，删除、篡改档案信息等安全问题。在数字化工作中如何保障档案原件和档案信息的安全，如何控制档案数字化的质量，保证数字化成果与档案原件信息一致，就成了档案数字化工作中安全质量控制的主要内容。[13]档案部门应建立纸质档案数字化工作组织，对数字化工作进行统筹规划、组织实施、协调管理、安全保障、技术保障、监督检查、成果验收等，确保数字化工作的顺利开展。
数字化工作组织应制订纸质档案数字化的总体规划和年度计划，对整个工作实施有效的组织和协调，起草制定档案数字化过程中的各类规章制度、标准规范及实施细则，对要进行数字化的档案实施前处理，对其进行整理，确保质量达到要求，对数字化加工过程中的全程监管，对数字化加工成果实施质量检查，保证档案数字化工作的顺利实现。
档案部门应配备具有相应能力的工作人员，包括熟悉档案业务并具有较高的调查研究水平和良好的组织领导能力的管理人员，熟悉相关标准规范并能够为纸质档案数字化工作各环节提供技术支持的技术人员，掌握一定数字化基础知识并熟悉本职工作的操作人员等。应通过科学规范的管理制度，对工作人员进行规范化管理。如开展数字化外包，为强化数字化工作的安全性，应加强对外聘工作人员的审核。[14]
（二）配备基础设施
档案部门应为档案数字化加工工作配备专用加工场地，并进行合理布局，形成档案存放、数字化前处理、档案著录、档案扫描、图像处理、质量检查等工作区域。加工场地的选择及温湿度等环境的控制不应不利于档案实体的保护。场地内应配备可覆盖全部场地的防火、防水、防有害生物、防盗报警、视频监控等安全管理的设施设备，安装消防系统、安防系统、视频监控系统等。制定严格的数字化工作场所人员出入制度，可加装门禁系统，严禁无关人员进入档案数字化场所。对数字化加工场所进行定期和不定期检查，发现问题及时解决，预防各类档案安全事故的发生。在配备专用的加工场地和安全设施的基础上，档案部门还应当合理规划、配备和管理纸质档案数字化设施设备，确保设施设备安全、先进，能够满足数字化工作的需要。[15]
（三）制订工作方案和管理制度
档案部门应在充分调研的基础上，制订科学合理的工作方案，确保纸质档案数字化工作达到预期目标。纸质档案数字化工作方案应包括数字化对象、工作目标、工作内容、成本核算、数字化技术方法和主要技术指标、验收依据、人员安排、责任分工、进度安排、安全管理措施等内容。数字化对象的确定应综合考虑档案的珍贵程度、开放程度、利用率、亟待抢救程度、数字化资金情况等因素。档案部门应当对纸质档案数字化工作方案进行专家论证，确保其科学、规范、合理，纸质档案数字化工作方案应经审批后严格执行。工作方案审批结果应与数字化工作过程中形成的其他文件一并保存。[16]
档案部门应当制定科学化、规范化的管理制度，并在数字化工作过程中严格执行，以有效保障档案安全和纸质档案数字化成果质量。纸质档案数字化管理制度应包含岗位管理、人员管理、场地管理、设备管理、数据管理、档案实体管理等方面的制度。岗位管理制度主要规定数字化工作各岗位的工作目标和职责，形成明确的岗位业务流程规范、考核标准、奖惩办法等；人员管理制度主要对人员的安全责任、自常行为、外聘人员信息审核及管理、非工作人员来访登记等进行规范；场地管理制度主要对人员出入和工作场地内基础设施、环境、网络、监控设施、现场物品、证件等的管理进行规范；设备管理制度主要对数字化工作各环节涉及的全部设备的管理进行规范；数据管理制度主要对数字化各环节所产生的数据的管理进行规范；档案实体管理制度主要对档案实体在数字化过程中的交接、管理、存放等工作进行规范。[17](www.xing528.com)
（四）数字化工作流程控制和文件管理
档案部门应依据相关的法律法规和各类技术标准，制定相关的工作流程和各环节操作规范等，对纸质档案数字化全过程进行有效的控制，确保数字化成果质量。纸质档案数字化流程包括档案出库、数字化前处理、档案扫描、图像处理、数据挂接、数字化成果验收与移交、档案入库（见图2）。档案部门应加强对纸质档案数字化工作的全流程安全管理，应建立完善的问题反馈机制，对纸质档案数字化工作过程中后端环节发现前端环节中产生的问题进行及时反馈和修正。
图2 纸质档案数字化加工流程[18]
档案部门应根据情况制定符合实际要求的纸质档案数字化工作文件，以此加强对数字化工作的管理。要严格做好档案进出及各个工作流程的登记工作，确保每份档案的流向有记录，纸质档案数字化工作方案应包括《纸质档案数字化审批书》《纸质档案数字化流程单》《档案调档登记表》《档案数字化前处理工作单》《纸质档案扫描工作单》《数字图像处理工作单》《数据录入工作单》《纸质档案数字化验收登记表》《纸质档案数字化成果移交清单》《数字档案信息存储备份登记表》《档案入库登记表》和《项目验收报告》等，以上表格可以是手工登记，也可以使用数字化加工系统生成报表记录，每张表格均需表明日期、档号、目录、数量、页数等相关信息。采取外包方式实施时，还应包括项目招标文件、投标文件、中标通知书、项目合同、保密协议等。档案部门应加强对纸质档案数字化工作文件的管理，明确数字化工作过程中形成的工作文件的整理、归档、移交等管理要求。
（五）档案数字化外包
外包是指与自主（内部）加工相对比的数字化加工方式，是档案部门选择可靠的数字化加工公司，公司提供相应的设备、人员、技术等，为档案部门提供数字化加工服务，档案部门只负责提供档案和最后的数据验收，其余工作均由外包的数字化加工公司完成。纸质档案数字化采用业务外包形式，可以节省档案部门的人力，加快馆藏档案数字化工作进展。
开展档案数字化外包工作，档案部门应从企业性质、股东组成、安全保密、企业规模、注册资金情况等方面严格审查数字化加工企业的相关资质，按照《文献档案资料数字化工作导则》（GB/T 20530-2006）中的要求评估数字化加工企业的具有数字化工作专业知识和能力的人员、技术和设备，对数字化工作的内涵、规则及国际、国家的有关标准的熟悉程度等技术能力，从规章制度的建立健全程度等方面考查加工企业的管理能力。在纸质档案数字化加工项目实施过程中，应依据《档案数字化外包安全管理规范》（档办发〔2014〕7号）和《档案服务外包工作规范第2部分：档案数字化服务》（DA/T 68.2-2020）等国家标准规范要求，从档案部门、数字化服务机构、数字化场所、数字化加工设备、档案实体、数字化成果移交接收与设备处理等层面执行严格的安全管理要求，同时档案部门应指派专门人员参与纸质档案数字化外包业务的监督、指导，完成质量监控、进度监控、投资监控、安全监控和协调沟通等方面的工作。[19]
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