高校数字档案馆建设:理论与实践

高校数字档案馆建设将为学校提供全方位的档案信息服务，通过对高校各种类型的档案信息资源进行数字化加工、开发、集成和远程利用，从而长期保存及开发整合学校发展的历史记忆和进一步弘扬校园文化，在提高档案管理工作效率、挖掘档案数字资源为学校教学科研管理提供凭证和决策等信息服务、实现信息资源共建共享等方面有积极的意义。

（一）保存历史记忆，弘扬校园文化

办公自动化和各类教学科研管理应用业务系统平台的使用，产生了大量的电子文件，运用数字档案馆系统对这些信息进行采集归档，避免了档案数据遗失，和传统载体档案一起建成一个资源更为丰富、以档案数字信息资源为中心的信息资源库，为师生和社会校友提供更为有效的档案信息服务，同时数字资源能更方便快捷地开展校史研究等专题的编研工作，丰富校园文化资源，充分发挥档案的育人作用。

（二）摆脱时空限制，提供档案服务

随着高校办学规模的扩大，档案数据剧增，建设数字档案馆把传统载体档案数字化加工后，使用服务器和磁盘阵列存储后对数字档案资源进行传输、开发和利用，可以有效摆脱传统档案馆库房紧张的空间限制，同时建成后的数字档案馆系统可以通过远程利用7×24小时为师生校友提供服务，突破了传统的上班时间必须面对面的时空限制，实现“见面越来越少，服务越来越好”。

（三）规范档案工作，提高工作效率

通过管理系统，可以对档案数字资源进行规范编研和统一管理，避免各种各样的传统载体档案管理带来的不便，运用身份认证、权限访问控制和加密传输等技术，确保档案资源的安全使用与合理利用，能有效保证档案的安全；同时在数字档案馆建设中借助人工智能的技术和理念，实现对档案信息的自动著录、分类标引、数据校验、智能划控、自助服务和声像档案内容的智能识别等，对数字档案进行更为有效地分类和组织，能有效提高档案管理工作效率。

（四）全文检索利用，挖掘档案资源

相比传统的档案目录库检索依赖于档案元数据的字段著录，数字档案馆采用OCR （Optical Character Recognition，光学字符识别）技术对档案库中的档案进行全文识别，建立全文索引库，实现档案全文检索，更利于后期档案信息资源的深度开发与挖掘，也利于档案资源的精准检索和全文利用。

（五）提供交流互动，共建共享资源

数字档案馆通过远程利用系统和网络平台为处于分散在世界各地的师生、校友提供服务，也可以通过权限分配、访问控制和加密传输等为用户提供远程档案利用业务。现在的用户自助服务意识较强，数字档案馆建成后把允许公开的档案公开发布供用户自主查询利用，也可提供自助服务终端供查档用户授权使用，同时档案管理员可以使用实时互动交流工具为用户在线解答疑问，及时服务用户。区别于传统档案，不同的档案部门也可以通过数字档案馆来开展有选择的共建共享档案信息资源，通过档案信息的发布与传递，能有效地实现档案信息资源的共享，促进文化交流。

【注释】

[1]朱小怡等编著：《数字档案馆建设理论与实践》，华东师范大学出版社2007年版，第7页。

[2]国家档案局：《数字档案馆建设指南》（档办〔2010〕116号）。

[3]国家档案局：《数字档案馆建设指南》（档办〔2010〕116号）。

[4]金波、张大伟主编：《档案信息化建设》，上海教育出版社2016年版，第27页。(www.xing528.com)

[5]谢波主编：《江苏省数字档案馆建设理论与实践》，河海大学出版社2014年版，第8页。

[6]浙江省档案局：《浙江省档案馆计算机网络中心机房建设基本要求（暂行）》（浙档发〔2012〕25号）。

[7]四川省档案局编：《档案信息化建设》，四川人民出版社2017年版，第60页。

[8]李明华主编：《数字档案室建设概论》，中国文史出版社2015年版，第39页。

[9]国家档案局：《电子档案管理系统基本功能规定》（档办发〔2017〕3号）。

[10]国家档案局：《数字档案馆建设指南》（档办〔2010〕116号）。

[11]国家档案局：《企业数字档案馆（室）建设指南》（档办发〔2017〕2号）。

[12]四川省档案局编：《档案信息化建设》，四川人民出版社2017年版，第15页。

[13]谢波主编：《江苏省数字档案馆建设理论与实践》，河海大学出版社2014年版，第82页。

[14]蔡盈芳著：《企业数字档案馆建设理论与实践》，电子工业出版社2018年版，第201页。

[15]饶永：《高校数字档案馆及其构建》，《机电兵船档案》2001年第4期，第25~27页。

[16]柯友良主编：《高等学校档案管理基础》，广东高等教育出版社2014年版，第140~141页。

[17]教育部和国家档案局：《高等学校档案管理办法》（中华人民共和国教育部令第27号）。

[18]曾宪言：《高校数字档案馆的特点》，《新华文摘》2010年第22期，第169页。

[19]教育部和国家档案局：《高等学校档案管理办法》（中华人民共和国教育部令第27号）。