高校数字档案馆建设理论与实践

（一）高校数字档案馆的定义

2001年，饶永就把高校数字档案馆定义为在现代信息技术普遍应用的基础上，高校以计算机技术和校园网络系统为依托，采用数字化、网络化的手段将电子档案信息资源进行有目的的整合处理，形成用于存储和利用的数字档案信息资源，是一个由信息系统基础设施和组织机构组成的虚拟个体档案馆或者档案馆群。^[15]柯友良指出学校数字档案馆是“以数字化技术进行存储，以网络技术进行信息采集和管理，以超文本技术进行信息查询，以学校档案馆为主要信息源，连接学校各个部门，通过教育网连接全国各校，再通过互联网连接全世界，并对学校所有的档案信息资源进行有效的组织、管理和提供利用的一个信息化现代档案馆”^[16]。

教育部和国家档案局制定的《高等学校档案管理办法》第三十八条，明确提出“高等学校应当设立专项经费，为档案机构配置档案管理现代化、档案信息化所需的设备设施，加快数字档案馆（室）建设，保障档案信息化建设与学校数字化校园建设同步进行”^[17]。

曾宪言在《高校数字档案馆的特点》中指出，随着多媒体技术、电子计算机技术的日益发展和机读档案的逐渐增多，越来越多的高校普遍选择使用计算机设备和管理软件参加档案业务管理，高校的档案工作发生了根本性的改变。实现高校数字档案馆建设，既是高校档案建设的必然要求，也是高校档案信息化建设的重要组成部分。与高校传统档案馆相比，高校数字档案馆的建设实现了四个方面的转变，即档案的形式从纸质媒介向数字信息转变，管理的手段从落后向高效先进转变，档案的利用职能向管理和信息服务职能转变，档案管理的内容从档案的保管向信息的采集转变。数字档案馆最突出的特点是信息资源利用的共享性。利用现代先进的信息技术和互联网环境，高校数字档案馆信息资源可以通过将世界各地的图书馆、档案馆和数以亿计的计算机联为一体，利用档案信息库、信息数据库、参考服务平台等，实现网络信息和档案信息的跨地域、跨行业、跨国界传输和服务，突破了时间和空间的限制，在广域范围内实现档案信息资源大规模化的共享。高校数字化档案是以学校各实体档案部门为依托的，是实体档案部门的重要补充。数字档案馆是网上信息资源组织的基本形式，它能够满足人们分布式面向对象的信息查询需要。^[18]

（二）高校数字档案馆建设的内容

高校档案是指高等学校从事招生、教学、科研、管理等活动直接形成的对学生、学校和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式、载体的历史记录。^[19]高校档案馆是高校保存和提供利用学校档案的专门机构，是学校的历史记忆库。高校数字档案馆建设过程是信息技术应用于学校档案工作的各个环节和与档案工作有关的各业务部门的过程，是数字档案馆系统运用于高校档案工作的各个环节和各门类档案管理业务的工作过程。

从建设的角度来看，高校数字档案馆建设的中心是记录学校发展的档案数字资源，为师生和社会提供档案信息服务，主要包括基础设施建设、电子档案管理系统建设、数字档案资源建设、制度规范建设、安全体系建设和经费与人才保障体系建设等。

1．高校数字档案馆基础设施建设

基础设施是数字档案馆建设的支撑段，是档案数字信息资源“收、存、管、用”的基础。对于大多数高校来说，数字档案馆建设起步较晚，加上经费和人力有限等原因，本馆自有的基础设施不足以支撑全校的数字档案馆工作，大多需借助学校信息化部门的力量实现共建，需要借助数字校园的力量来共同铺设网络基础设施、数据中心机房、系统硬件设备、数字化加工设备、终端及辅助设备和安全保障设备等数字档案馆建设所必需的“信息高速公路”。

高校数字档案馆主要面向校内档案工作人员、师生和校友三类用户服务，基于这三类不同的服务对象，高校需要建立档案工作局域网、校园网和公众网三个层次的网络平台。根据《档案信息系统安全等级保护定级工作指南》等档案标准规范的要求，高校应借助现有完备校园网络，购买核心交换机、接入层交换机和防火墙等设备，建立档案工作局域网，充分利用VPN（Virtual Private Network，虚拟专用网络）技术，在安全的校园网基础上构建面向师生和校友服务的档案网络平台。

目前绝大部分高校都还没有自己独立和完备的档案数据中心机房，但随着高校办学规模的不断扩大和档案数字资源的递增，只有建立档案数据中心机房才能确保档案信息系统、档案与电子文件各种各类数据信息集中管理和长期安全保存，特别是现在许多高校都在建设新馆，鉴于档案数据中心机房的重要性和档案工作的前瞻性，具备条件的高校应当建设符合《数据中心设计规范》的档案数据中心机房。

高校在建设承载数字档案馆的所有业务应用的服务器和磁盘存储阵列等系统硬件设备时，必须从高速运算能力、长时间可靠运行、存储容量等方面综合考虑服务器和磁盘阵列等设备的配置，“硬件要硬”，硬件平台需7×24小时不间断地为档案业务提供运算能力和存储能力。鉴于档案数据的唯一性和安全性，数据备份设备也是必不可少的。

目前大部分高校档案数字化率均不高，应配置高速扫描仪、数码翻拍仪、缩微胶片扫描仪和音频视频数字化设备等设备，利用扫描技术、图像处理技术和多媒体技术把传统载体的纸质档案、声像档案、缩微档案等档案数字化加工处理，转换为数字资源，加快馆藏档案数字化资源建设步伐。

高校档案馆应配置计算机、打印机、复印机、自助查询终端和恒温恒湿防磁柜等终端及辅助设备，根据不同的用户需求来配置不同的权限，让档案馆工作人员、归档部门档案管理员、师生和校友通过终端及辅助设备访问数字档案管理应用系统，完成档案信息处理工作和提供档案信息服务。(www.xing528.com)

为确保档案信息和数据安全，高校数字档案馆建设应充分借助数字校园建设的力量，为数字档案馆配备防火墙、漏洞扫描、入侵检测、安全审计等国产安全保障设备，保障档案数字资源的信息安全。

2．高校电子档案管理信息系统建设

电子档案管理系统是高校进行档案工作所需要的各种软件平台，以学校档案管理业务的工作流程为主线，包含档案接收、档案整理、档案保存、档案利用、档案鉴定与处置、档案统计、系统管理等档案管理业务功能。电子档案管理系统应参照OAIS（Open Archival Information System，开放档案信息系统）模型进行设计开发，遵循国家档案局2017年12月29日印发的《电子档案管理系统基本功能规定》，以保障档案信息资源的长期保存、安全传输和保护。同时电子档案管理系统应结合学校档案管理的实际情况，以校园信息化建设为基础平台，充分考虑当前信息技术的发展趋势，以学校各部门和社会利用档案的需求为出发点，严格遵照信息化和档案管理方面的法规和标准，严格遵守国家及行业相关规章制度和技术标准规范，以校园网络为基础平台，结合学校各部门业务管理系统归档需求，实现OA（Office Automation，办公自动化）系统与档案管理系统的有机衔接，实现与教务管理、学生管理和科研管理等应用系统的数据交换、集成和整合，完善电子文件的归档工作，同时高校应根据师生的档案信息服务需求，建立门户网站、资源发布、学籍档案、声像档案和数字化加工等系统平台，实现档案资源存量数字化、增量电子化、利用网络化，为学校的教学、科研、管理及师生校友提供方便、快捷的档案信息利用服务。

3．高校数字档案资源建设

数字档案资源是数字档案馆建设的核心内容，也是高校一项日常性的档案业务工作。高校数字档案资源建设包括电子文件接收归档、馆藏档案数字化加工、档案资源整理加工、建立各类专题资源库等工作。

《高等学校档案管理办法》指出，高等学校应当对纸质档案材料和电子档案材料同步归档。目前在大部分高校都运用办公自动化系统、学工管理系统、教务管理系统、科研管理系统、资产管理系统、人事管理系统和财务管理系统等多个信息化平台来进行日常的教学科研管理活动，随之产生了大量的电子文件，高校档案馆应当根据档案归档接收范围，建立电子文件接收进馆的相关制度和机制，配备必要的技术手段，实现从电子文件到数字档案的自动归档。高校因办学历史悠久，馆藏的传统载体档案数量较多，大部分高校均未开展数字化加工外包服务，馆藏档案数字化加工工作进展较为缓慢。高校档案馆应根据自己学校的具体情况，统筹安排，争取数字化外包加工，加快“存量数字化”进程，运用现代信息技术对档案数字资源进行统一集成和组织管理，便于后期对本校的数字资源进行整理、编研和深度开发，根据本校特色建立学科特色馆藏档案专题资源库和名师、知名校友等人物专题库，充分发挥档案的“存史、资政、留凭、育人”功能。

4．高校数字档案馆制度规范建设

健全有效的制度和标准规范是实施数字档案馆建设的重要基础和保障。在高校，档案部门负责保管本校的档案和提供档案资源为高校及社会服务，同时负责对高校档案工作进行业务指导、监督和检查，在开展数字档案馆建设工作时，必须强化依法治档、依法管档的观念，加强和完善档案管理的制度建设，根据本校开展的数字档案馆建设工作中出现的新情况，不断补充和完善档案业务工作规范建设。高校在进行数字化校园建设中会产生种类繁多的数据，只有建立和应用符合本校实际情况的统一标准与规范，才能满足各种形式的档案资源、不同方式的管理服务之间的信息交流、利用与共享需要。

5．高校数字档案馆安全保密体系建设

在开展数字档案馆建设工作时，必须坚持档案管理“为党管档、为国守史、为民服务”的工作原则，高校档案馆和档案服务机构应建立健全安全保密规章制度，明确管理机构和人员，高校委托本单位之外的档案服务机构承担数字档案馆建设工作，必须到档案部门和安全保密行政管理部门去申请备案，具备相应的服务资质和备案证书的档案服务机构，才能开展相应的数字档案馆建设工作。同时高校应当与档案服务机构签订安全保密协议，针对具体档案数字建设项目制订安全保密工作实施方案，相关安全保密管理人员要落实岗位责任制，对项目实施场所进行符合安全保密要求的统一管理，对数字化流程和成果进行规范管理，对用于档案数字化的信息设备及存储介质进行检查登记，并按相关保密标准和安全规范进行管理，确保档案实体、数字信息及档案数字化成果的安全，严防泄密事件发生。

6．高校数字档案馆经费与人才保障体系建设

《高等学校档案管理办法》明确提出高校应当为档案管理现代化和信息化设立专项经费，保障数字档案馆建设与学校数字化校园建设同步进行。除了经费保障之外，数字档案馆建设对档案人才队伍建设的要求是建立一支复合型的专业人才队伍，要求档案人员具备扎实的档案专业和信息技术相关理论知识，掌握熟练的信息处理技术和能力，依法管理和开发档案信息资源，具备较强的研究能力、创新能力和管理能力，同时具备团结协作精神。高校应制定可持续的档案人才发展战略，加强档案人才队伍的建设机制，才能保证数字档案馆建设的持续开展。数字档案馆建设是一个庞大的、长期的系统工程，只有提高思想认识，加强组织领导，理顺管理体制，健全规章制度，加快人才培养，保障经费投入，才能保障数字档案馆建设工作的启动、建设、升级更新和长期运行。