高校数字档案馆建设：理论与实践

（一）数字档案馆的定义

自“十五”期间起，国家档案局要求加快档案数字化建设进程，2002年《全国档案信息化建设实施纲要》发布后，全国各地档案部门纷纷开展了数字档案馆建设工作，同时众多研究者也开始对数字档案馆的相关理论进行了研究。对于数字档案馆，不同的学者给出了不同的定义。部分学者从管理对象的数字档案区别于纸质档案的不同载体形式出发，指出数字档案馆是在档案信息化建设过程中通过现代信息技术形成的电子档案资源管理中心，是档案馆依托网络平台而存在的虚拟数字实现形式。朱小怡等人在《数字档案馆建设理论与实践》一书中，把数字档案馆定义为利用数字技术、多媒体技术和计算机网络技术创建、获取、存储、处理、发布数字档案信息的档案馆或其他数字档案信息管理机构群体，是国家和地方各级政府信息化建设的有机组成部分。^[1]国家档案局发布的《数字档案馆建设指南》把数字档案馆定义为各级各类档案馆为适应信息社会日益增长的对档案信息资源管理、利用需求，运用现代信息技术对数字档案信息进行采集、加工、存储、管理，并通过各种网络平台提供公共档案信息服务和共享利用的档案信息集成管理系统。^[2]从数字档案馆建设的角度来看，数字档案馆不仅仅是区别于实体档案馆而另外建立的虚拟档案馆和档案信息资源中心，而是运用现代信息技术规范、优化和重构现有档案工作业务流程，对馆藏档案、电子档案和其他数字资源进行收集、整理、保存，并通过网络平台提供档案信息利用服务的管理信息系统。

（二）数字档案馆建设的内容

为积极响应数字中国建设，加快推进信息技术与档案工作深度融合，创新档案信息化管理模式，全面推进档案资源存量数字化、增量电子化、利用网络化，数字档案馆系统项目建设势在必行。数字档案馆建设的目标是紧紧依靠国家和当地信息化基础设施建设环境，充分利用各种政务网平台、公众网平台以及各类网络资源，以先进的信息技术为手段，集成建设适应本部门本单位一定时期内数字档案管理需要的网络平台，开发应用符合功能要求的管理系统，推动馆藏档案资源数字化、增量档案电子化，逐步实现对数字档案信息资源的网络化管理以及分层次多渠道提供档案信息资源利用和社会共享服务。^[3]

数字档案馆建设是一项系统工程，建设的核心是档案数字资源，关键是如何更好地管理好档案数字资源，为用户提供档案信息服务和实现档案资源的长期安全保存，具体包括基础设施建设、电子档案管理系统建设、数字档案资源建设、制度规范建设、安全保密体系建设和经费与人才保障体系建设，需要档案部门、信息化部门、各业务部门及安全保密等相关部门共同参与实施。

1．基础设施建设

基础设施是将现代信息技术整合应用于档案业务系统之中实现数字档案馆所必须具备的基本硬件设施设备，主要包括网络基础设施、数据中心机房、系统硬件设备、数字化加工设备、终端及辅助设备和安全保障设备等。

档案网络基础设施是针对档案资源的安全性特殊要求而建设的档案信息收集、管理、存储、利用和传输的技术平台，它将分布在不同地域、不同部门的档案信息资源连接起来，通过信息资源的互通互联、集成共享，充分提升档案信息化的整体效能。^[4]网络平台是数字档案馆运行的基础架构，是实现档案数字信息资源共享的平台。数字档案馆面向三类服务对象：档案局（馆）内部工作人员、政府部门和社会公众。基于这三类不同的服务对象，数字档案馆的网络环境也分为三个层次：档案局（馆）内部的局域网、联结各个党政机关的政务网和联结Internet（互联网）的外部公众网。^[5]网络基础设施是档案部门工作的必备设备，根据档案数字资源安全管理要求，数字档案馆网络基础设施要实现局域网、档案业务网、政务网和互联网的互联互通，又要与互联网物理隔离，路由器、交换机（核心交换机、接入层交换机等）、防火墙等设备必不可少，为进一步保障数字档案馆运行和保护档案数据安全，还需配备漏洞扫描、入侵检测、安全审计等网络安全设施。

“三分技术，七分管理，十二分的数据”，在数字档案馆建设过程中，为确保档案信息系统、档案与电子文件各类数据信息长期集中管理的安全、有效，档案数据中心机房建设是一个非常重要的环节。档案数据中心机房应遵循《数据中心设计规范》（GB 50174-2017）原则，并按照设计规范要求进行专业设计与施工，最大限度地提供档案信息系统正常运行与档案数字信息管理的安全保障。数据中心机房应选档案馆建筑相对核心位置，强电、弱电可顺利通达，人员活动相对较少，道路畅通，周围环境清洁通风，阴面朝向。数据中心机房应分为主机房、监控操作区两大部分。主机房用于置放服务器、存储设备、网络设备、UPS（Uninterruptible Power System，不间断电源）主机、空调、消防监控等设备，为这些设备提供自动运行环境。监控操作区作为技术人员监控、操作及管理主机房设备的场所。主机房与监控操作区用玻璃或轻质耐火材料墙分隔。技术人员办公用房、设备维修与临时堆放场地、数字化加工用房等应另行安排，档案数据中心机房不得用作办公或数字化加工场地。主机房布局应按信息系统功能及网络平台划分区域，如登记备份中心、数字档案馆、电子文件中心、门户网站区域等，各网络平台及区域配置相对独立，各区域的服务器群、存储群、网络交换与配线等部署摆放相对集中，提高系统与数据安全性。档案数据中心机房的使用面积应根据布局区域划分、设施设备的数量以及操作所需场地空间确定，并预留今后发展空间。主机房使用面积原则上不少于100平方米，监控操作区不少于 20平方米。机房外门与通道一般应将人员进出通道与设备运输、装卸通道分开。数据中心机房设计应在强电负载均衡、网络集线交换、温度、湿度、电磁场强度、防水、防火、防盗、防震、楼板承重、防静电能力、防雷接地、监控、降噪音等各项指标方面均能满足设计目标以及设备、环境施工与系统连续运行要求。^[6]

任何一个数字档案馆的建设实施都离不开服务器、磁盘阵列等系统硬件设备的支撑，同时档案数据的安全性也离不开蓝光存储、移动硬盘和磁带库等备份设备的支持保障。服务器是数字档案馆建设中必备的基础设施，服务器的数量和性能配置，需要满足数字档案馆建设中的电子档案管理系统以及数据库、中间件、全文检索、备份、安全防护等软件的部署和高效安全运行的需求，如条件允许可考虑适当冗余、双机热备和未来可扩展性。为满足各种电子档案和传统载体档案数字化加工副本的安全存储、利用和备份需求，数字档案馆应配备高效稳定的磁盘存储阵列作为档案数字资源在线存储设备，考虑到档案数字资源的安全保存容灾备份策略，应该选择蓝光存储光盘库、磁带库或移动硬盘对档案数据进行相应的备份。

数字化加工设备是指将传统载体档案信息转换为档案数字信息的设备，是建设档案数字化文本数据、图像数据、声音和视频数据必不可少的设备。一般来说，纸质档案数字化加工设备主要有扫描仪、数码翻拍仪、缩微胶片扫描仪等。声像档案数字化加工设备主要有传统放音设备（放音机、录音机等）、模数转换设备、录音笔、放像设备（录像机、放像机等）和视频采集设备等。只有把档案馆各部门内部形成、运用的各种各类的档案信息资源加工转换为数字资源形式，统一进行存储、管理和整合，从有序的、线性的组织形式转变为网状的组织形式，共建共享，为档案管理工作提供动态性、实时性服务，才能真正实现档案数字化。

终端及辅助设备主要是用于数字档案馆工作的输入、输出设备，通常是指独立工作的计算机、打印机、复印机、自助查询终端和恒温恒湿防磁柜等。数字档案馆各项业务的开展必须依托这些设备，通过终端及辅助设备访问数字档案管理应用系统，完成档案信息处理工作。数字档案馆终端及辅助设备设置应考虑不同用户的需求，即社会用户查档需求，归档部门档案管理员工作需求，档案馆工作人员、档案馆聘请的数据加工和处理人员^[7]，根据不同的工作需求配备相应的设备和与设置相应的网络及应用系统权限。

按照《数字档案馆系统测试办法》和《档案信息系统安全等级保护定级工作指南》要求，为保障档案数字资源安全，应为数字档案馆配备防火墙、漏洞扫描、入侵检测、安全审计等安全保障设备。数字档案馆建设必须加强安全管理，遵守相关保密规定，根据国家有关要求，必须为数字档案馆采购、配置国产安全设备^[8]，确保档案管理信息系统和档案数据的安全。(www.xing528.com)

2．电子档案管理系统建设

如果把基础设施看作“信息高速公路”，那么电子档案管理系统就是行驶在“高速公路”上的“车”，是档案部门进行档案工作所需要的各种软件平台，以档案管理业务的工作流程为主线，包含档案接收、档案整理、档案保存、档案利用、档案鉴定与处置、档案统计、系统管理等档案管理业务功能，是档案部门运用信息技术手段对电子档案进行接收、整理、保存和提供利用的计算机软件系统。电子档案管理系统建设应依据先进、实用、安全、发展的原则，系统结构应具备开放性，可实现与其他系统的功能集成、数据共享与交换，系统同时应具备可扩展性，应满足当前及可预见时间内的业务需求，可方便地进行功能扩展。系统的具体实现具备灵活性，支持电子档案管理的业务模式、工作流程和数据结构等的灵活定义与部署。系统运行应安全可靠，保存电子档案管理关键业务过程记录，根据需要采取电子签名、数字加密和安全认证等技术手段，保障电子档案安全，防止非授权访问。系统应依据电子档案保存和利用的业务要求分别建立相应数据库。系统应能够管理符合国家、行业标准规定的多种门类、多种格式的电子档案。系统应具备对实体档案进行辅助管理的功能。^[9]

3．数字档案资源建设

“资源为主，数据为王”，数字档案资源是数字档案馆建设的核心内容，也是一项日常性的档案业务工作。数字档案资源建设包括电子文件接收、传统载体档案数字化加工转换、资源整理加工、建立各类专题资源库等工作。

文件是档案的前身，电子文件是未来档案的主要来源，档案部门应根据档案接收范围，建立电子文件接收进馆制度和机制，配备必要的技术手段，从源头上保证档案数字信息的真实、完整、可用。档案部门加强对电子文件的规定管理，制定电子文件归档管理规范，实现从电子文件到数字档案的“无缝衔接”，做到“增量电子化”。传统载体档案数字化加工转换工作是把传统介质的纸质档案、缩微胶片、声像档案（磁带、录像带等）等资源通过扫描、拍摄、采集加工转换为数字化数据的过程，是数字档案资源建设解决“存量数字化”的重要途径。档案数字化加工工作涉及档案保管、保护、整理、鉴定、转换、存储、利用等多个环节，应当统筹规划，分步实施。档案数字化加工工作一般采取自主加工和委托加工两种方式进行。^[10]要实现对档案数字资源进行有序的统一管理，对数字档案进行检测、编目、格式转换、鉴定、划控和审核等资源整理加工是不可或缺的。通过格式转换、开放鉴定、利用审批等整理工作在政务网或互联网上建立相应访问权限和对应数据的档案数字资源库。数字档案馆建设要求建立涵盖所有数字档案、具备长期保存和安全保障措施的资源总库，同时还应该根据本馆特色馆藏资源，建立各种特色专题资源库。专题数据库建设是在现有档案数字资源的基础上，通过有组织地分析、筛选、整合，把某一特定专题的档案集中、有序、系统地组织在一起，如企业历届领导、技术专家和各种先进人物档案专题数据库，企业机构沿革、党代会、职代会等会议类专题档案数据库，政策法规类专题档案数据库，建设项目和设备仪器专题档案数据库，产品或专项业务专题档案数据库，科技项目和成果专题档案数据库，企业质量或安全事故专题档案数据库等。^[11]档案管理部门应加强对档案资源深度加工、编研和开发，根据本馆特色资源制作不同形式的档案资源库，特色资源库中应包括可全文检索的双层PDF文档、图片、音频视频等相关多媒体影像档案，丰富档案资源的内容形式。

4．制度规范建设

健全有效的制度和标准规范是实施数字档案馆建设的重要条件和保障。在数字档案馆实施过程中，“制度先行”，只有建立完善的制度，在制度下健全组织机构，明确分工责任，若管理不当会严重影响项目建设质量。为确保数字档案馆建设的顺利实施，在建设项目启动之前，首要工作就是建立完善的制度，根据制度组建适用于本单位数字档案馆项目实施、管理的全套组织和领导机构，明确数字档案馆建设各子项目人员的职责，分工到人、落实责任。数字档案馆建设是一项实现科学管理与档案信息服务的系统工程，基础是数字档案馆建设标准和规范的统一。只有建立和应用统一的标准与规范，才能实现各种形式的档案资源、不同方式的管理服务之间的信息交流、利用与共享需要。在数字档案馆的整个建设过程中，科学规划档案信息标准、规范建设，统一制定和推广实施档案数字信息标准和技术规范，建立完善的档案数字资源标准规范体系，确保档案信息的有效共享与自由交换^[12]，制度规范必须同步建设并根据建设项目具体实施情况不断完善。

5．安全保密体系建设

数字档案馆信息安全体系是信息化业务开展的重要安全保障，是一个包含技术（物理、网络、主机、应用和数据等五个技术层面）和管理（制度、机构、人员、建设和运维等五个管理层面）两大方面，通过技术保障和规章制度建立起可靠有效的安全体系。^[13]数字档案馆建设与运行必须加强安全管理，遵守相关保密规定，安全设备配置齐全，严格控制档案信息资源利用范围，制定严密的信息发布审核制度，严格控制档案数据访问权限，制定完善的档案数据接收、移交、鉴定和发布等管理规范，制定完善的档案数据备份规范。^[14]

6．经费与人才保障体系建设

数字档案馆建设从启动开始，就需要长期、持续的经费保障予以支持。一般来说，基础设施和电子档案管理系统建设的首期投入经费较大，办公自动化等业务系统电子文件归档功能开发经费以及这些基础的软硬件所需的长期运维、升级、更新所需的经费保障都要落实，数字档案资源建设特别是纸质档案、缩微胶片、声像档案等数字化加工费用对数字档案馆建设也是必不可少的。另外，对档案数据的安全备份、对电子档案管理系统的安全等级保护测评及整改费用和对档案管理人员的培训及继续教育所需费用也需要统一考虑。在数字档案馆建设工作中，档案管理人员除了要完成传统载体档案管理工作，还要承担电子文件归档、电子档案管理等新任务，人才队伍保障是数字档案馆建设的成功之本，是保证档案工作持续发展的关键。加大人才建设力度，通过培训或引进人才，为数字档案馆建设和运行储备既通晓信息技术，又精通档案信息资源管理、知识管理的复合型人才。