Word,Excel,PPT视图操作技巧

1．视图切换

Word的默认视图为页面视图。切换视图的方法非常简单，只需单击“视图” 选项卡，在左侧“视图”组中单击所需要的视图按钮即可。例如单击“阅读视图”“大纲视图”等按钮，就会自动切换到相应的视图状态。如图12-1所示。

更方便的方法是单击Word窗口右下角状态栏中“缩放”滑块旁边的视图按钮，可以在“阅读视图”“页面视图”和“Web版式视图”之间直接进行切换。

图12-1　“视图”选项卡及视图切换

温馨提示

Word、Excel和PowerPoint都在状态栏的这个位置放置了视图切换按钮。而且，状态栏是可以自定义的，在状态栏上单击鼠标右键即可对其进行设置。

2．显示、显示比例与窗口

在页面视图下进行文档编辑时，经常需要调整显示状态，这些操作都可以在“视图”选项卡中完成。

（1）标尺：在“视图”选项卡—“显示”组中，勾选“标尺”选项，在编辑区域的顶端（即功能区下侧）和左侧都会出现标尺。标尺虽然占用了少许空间（纵向标尺占用了一行），但标尺明确显示了页面宽度（字符数）和段落缩进，所以经常会被使用。(www.xing528.com)

（2）网格线：选中多选项“网格线”后，页面会根据纸张大小和每页行数等页面设置参数，显示出一个浅灰色的网格线。这些网格线是为了在编辑时实现操作对象对齐等目的而设计的，在打印时不会被打印。

（3）导航窗格：选中多选项“导航窗格”后，在编辑窗口左侧会出现“导航”浮动窗格（缺省为停靠状态）。在导航窗格的“标题”模式下，窗格以树形结构显示了整个文档的标题，这是在文档章节之间实现跳转的最方便的设计，对于编写大型文档非常有用。并且，我们可以在导航窗格中通过单击鼠标右键或拖拉的方式调整文档结构。此外，同样也可以通过状态栏打开导航窗格，单击左下角的“第n页，共N页”位置，即可打开导航窗格。当然，按快捷组合键“Ctrl+F”（查找），也可快速打开导航窗格。

（4）显示比例：改变视图比例最快捷的方法是拖拉右下角状态栏中的“缩放滑块”，或者在滑块两侧直接单击鼠标，也可以单击滑块两端的减号（－）或加号（＋）按钮来改变显示的缩放数值。

（5）单页、多页和页宽：选择“单页”时，Word根据窗口大小和页面设置参数计算出在当前分辨率下整个页面应显示的比例，并按此比例进行显示；选择“多页”时，Word根据窗口宽度和页面设置参数计算出在当前分辨率下能尽可能多地放入页面的比例，并按此比例显示多个页面，在手动减小显示比例时，显示的页数则会更多；选择“页宽”时，Word以窗格宽度为依据获得显示比例并进行显示。在实际应用中，为了观察整体效果，经常选用“多页”。

（6）新建窗口：单击“视图”选项卡—“窗口”组—“新建窗口”按钮，可以为当前编辑的文档再打开一个新窗口进行显示，原窗口的标题改为“××.docx:1-Word”，而新建窗口的标题为“××.docx:2-Word”（“××”为文件名），如图12-2所示。如果需要，可以再次新建窗口以显示或操作当前文档。这种情况下，每个窗口相互独立，但所操作的文档是同一个文档，在任意一个窗口中对文档的修改同样有效。

图12-2　视图—新建窗口，同一文件的多窗口操作

（7）全部重排：如果单击“视图”选项卡—“窗口”组—“全部重排”按钮，会将所有打开的Word窗口按每个窗口均可见的方式重新排列。

（8）拆分：将编辑窗口切分为上、下两部分，可以在两个窗口中分别滚动、编辑、查看文档。