档案整理工作的基本原则|文秘新手成长记

6月12日　星期二

一天，某自治区信访局迎来了两位不速之客，他们是上级某部派遣的调查小组，要调查×县刘某关于一起行政诉讼案的上访材料。

一年前，刘某因一件行政诉讼案败诉而被判刑。刘某不服，提出申诉，还给自治区领导写了申诉信，信中涉及一些与该案有关的重要情况。自治区领导在申诉信上做了批示，区信访局将领导的批示信转给当地负责人，由他们办理。当时该县委办公室还写有办理意见的回报。

区信访局的同志马上来到档案室，动手查找与该案件有关的档案，结果翻遍了整个机关全宗，也没能将材料找全。其中最珍贵的材料——自治区领导的批示件、该县县委的回报，都不知去向。档案员心急如焚，急忙查找领导交办登记簿，但没有查到关于刘某来信的记载。又找主管和分管地区的办信人，也无刘某来信登记及材料，反复查询均无着落。无奈只得派人专程乘车前往某县信访办查找，但该县信访办并未经手此信的相关材料。经过县信访办主任的回忆，当时他在县委办理工作时，曾见过县委的汇报材料。于是又前往县委查找，也一无所获，甚至连发文登记本也没找到。

辗转奔波，十几天已经过去了，因档案材料不全，使调查无法进行。调查小组只好失望而归。

事情过去了6年，该区信访局在收集补充6年前一些案卷归档时，才发现此案相关的来信处理记录和某县县委办的汇报材料都保存在领导交办信件处理卷宗中，共计2份材料3页纸，而领导的批示件却一直没能找到。更为遗憾的是，诉讼案的当事人已经在服刑期间因意外事故死亡。(www.xing528.com)

这又是一件因档案管理不善带来不良后果的事件。

档案整理工作应该按照档案形成的特点和规律，最大限度地保持文件之间的历史联系，充分利用原有基础分门别类，使整理后的档案利于保管和利用，这是档案整理工作的原则和要求。档案必须保持文件之间的历史联系，不能按照偶然的需要和人为的联系随意分合。只有按文件之间的历史联系整理档案，才能把文件组成科学的有机体系，如实地反映文件的历史背景，完整地反映历史全貌，也便于档案的保管、鉴定、统计和提供利用。

本例中，区信访局的档案工作人员将刘某行政诉讼案的案卷分散开来，割裂了文件之间的内在联系，造成了档案失控，查询无着落。看起来事情不大，但是影响十分恶劣。第一，造成了领导人的批示原件散失，领导的签名很有可能因此失控，影响到安全保密。第二，使调查小组无功而返，事情的真相难以大白，随着当事人的死亡成了永久性的谜案。

档案的整理工作是一项原则性很强的工作，按照整理工作原则整理档案和任意整理档案，档案的保存价值和利用价值是完全不同的。档案工作人员应当以此为戒，高度重视档案整理工作的基本原则，始终坚持按照“文件之间的历史联系”来整理档案。