6月9日 星期六
某地信访局编印的《信访情况》(内部刊物)摘要刊载了一封人民来信,该信反映:某机械厂在举办庆祝“五一”国际劳动节的活动中,铺张浪费,共花费5万元,建议上级派人查处。编辑核稿时,改为“花费了5万元”。打印时却被打成“花费35万元”。由于校对马虎,未被发现、更正。刊物发行后,引起了地区领导高度重视,令机械厂停产整顿。事后调查,该单位庆祝“五一”劳动节属实,但却并非花了35万元,而是5万元。此报道引起了机械厂干部、职工对写信人和主编单位的强烈不满。为了澄清事实,编刊单位不得不在另一期简报上作了更正。
这一事例比较突出地反映了一些单位在文书编写中的草率行为。(www.xing528.com)
信访局编印的《信访情况》,属于简报的文种,是法定机关公文之外的常用文书。简报是一种内部小报,它有刊名(如简报、简讯、动态、情况、内参等),有编辑(由办公室、秘书处或文秘人员编写),有发行对象(上、下、平级单位),有编发日期,具有报纸的特点。它不仅可以在内部传阅,而且可以上报,可以下发,有着重要的作用。简报反映存在的问题,使上级及时掌握下面的工作进展和各种动态,以便更好地指导工作,同时为领导机关制定方针政策提供可靠的依据。
简报最重要的特点是:真实、简明、快速。本例中,信访局编印的《信访情况》,由于秘书人员工作不认真,已经严重失真,影响了领导的判断和决策,给机械厂带来停产整顿的恶果。酿成差错的原因:一是打印人员疏忽,二是校对工作粗枝大叶。简报发行之前,必须经授权的秘书部门或专职人员校核。文件审核校对,是文件处理工作的重要环节,必须认真做好。编辑简报的秘书部门认真校核文稿,做好把关工作,是减少差错、提高简报质量的重要保证。校核人员,对于材料中涉及的时间、人物、事件、前因后果、数据、引言等,一定要反复核对。如发现文件存在差错时,要及时登记,注明是哪个环节造成的,并及时更正,确保材料的真实性,不能有任何疏忽。
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