任务二 利用各种方式方法传递信息
一、信息传递的程序
（1）确定传递信息的内容。确定哪些内容是必须进行传递的，过滤出不需要传递的信息内容。
（2）选择并确定传递信息的形式。
（3）确定传递信息的方法。
（4）进行信息传递。将用一定形式表现的信息，按照所选择的信息传递方法，及时准确地传递给信息接收者。
（5）确认信息传递质量。对于传递出去的信息，应该确保接收者能够接受。秘书可以通过反馈或检查来了解接收者的反应和接收效果。
二、信息传递的注意事项
（一）区别对象，按需传递信息
信息传递要区别对象，高层次决策者需要综合性和预测性的信息，基层管理者则主要需要具体的业务信息。秘书要针对不同对象的不同需求提供信息，因人、因事而异，提高信息的利用效率。
（二）做好例行信息的传递工作
信息工作是秘书日常工作的重要组成部分，信息的上承下达都要经过秘书。秘书应做好信息的传输和接收工作。如每天转交当天的邮件、信函，并汇报前一天交办事项的执行情况；定期编写内部资料，发布相关信息；定期的例行会议上沟通情况、传递信息。
（三）加强非例行的信息传递工作
决策者及有关人员、部门在工作中急需某些信息时，秘书要及时收集相关信息进行传递。如经理要出国与一家公司进行商业谈判之前，秘书应提供有关这家公司的背景材料及所属国家的社会文化习俗等信息。
秘书从其收集到的信息中发现重要情况时要立即传递信息，如本企业所用原料的国际价格即将上涨；公司发行的股票突然被人大量买进；由本公司独占的产品市场，突然出现某境外公司企图涉足的迹象等。秘书一旦接收到这类信息，必须迅速向决策者或有关部门反映。
（四）运用现代化信息传递方式
秘书应当发挥现代化的信息技术在信息传递中的作用，利用电话、电视、数据网络、光盘和新的多媒体技术等传递信息。弥补目前在获得信息方面存在的地理的、社会的和经济的差距，使信息产生更大的社会效益和经济效益。
三、信息传递过程污染防治
信息污染是指无价值信息自由泛滥对领导决策和社会所造成的危害。由于信息采集与传递不规范，信息流通不畅，信息加工水平低，信息管理体制不健全，从而造成信息的无序和失控，直接导致信息的老化失真、重复、过载、堵塞和不确定，这种现象就是人们常说的“信息污染”。信息污染会导致上司对客观事物判断和决策的失误，给企业发展造成不应有的损失。因此，秘书要特别警惕那些失真污染信息对正常管理工作的干扰，在信息处理过程中防止信息污染，提高信息的透明度。信息污染的表现形式主要有以下几个方面。(www.xing528.com)
（一）失实信息或虚假信息
失实信息是指一些信息相关性低，甚至以讹传讹，与事实不符。其中包括以下两种信息。一为欺诈信息，是一些不法分子为了谋取自身利益，利用欺诈手段对信息需求迫切而又缺乏识别手段的信息接收者设计的圈套。二为错误信息，是指信息中的一种或一些要素失真，导致信息的失实。如事实不真实、数据的夸大与缩小等。
造成虚假信息或信息失真的原因有三种：一是信息源本身的虚假，其中多为人为因素；二是信息传播过程中由于传播技术出错或信息处理失误等原因造成信息内容的偏离，从而导致信息某种程度上的失真；三是信息工作人员由于各种主客观的原因，把反应甲事物特征的信息误以为是反映乙事物特征的信息，并加以利用，从而做出错误的决策。
（二）重复信息
重复信息是指由于大量的转抄、引用、复述，甚至剽窃造成信息的重复、激增、泛滥，因而给信息的处理、吸收、存储和提取带来不便。
（三）过时信息
信息的时效性很强，信息如得不到准确及时的传递就会成为过时信息。这也会造成经济和政治方面的损失。出现过时信息有两方面原因：一是信息源提供信息过时；二是信息工作人员在使用信息时忽视了信息的时效性。
（四）过载信息
近几年来信息量急剧增长，信息的增长速度已经超过了人类社会处理利用的限度，从而造成大量信息积压，直接导致信息的老化和失效。一些时效性很强的信息随着时间的推移而变得毫无用处，这时如被一些信息意识薄弱的信息工作人员加以传递或利用，过载信息就成为过时信息，甚至错误信息。
（五）缺损信息
信息在加工、传递、利用的过程中由于种种原因，只提供了某些部分或漏掉了某些要素，从而造成利用中的失误，这种信息就是缺损信息。造成缺损信息的不是信息的失实，而是未把握好信息间的相关性，从而造成信息内容的残缺。
（六）噪音信息或信息噪音
一个正确而完整的信息在传递过程中，受到一些客观因素的干扰，出现误差，这种信息到信息管理部门是不能直接利用的，这种信息就是噪音信息。造成噪音信息的原因主要在信息载体中，如案头调研资料的字符、词语、语法错误，字、词、语句的脱落或增加，字符的污损，计算机在信息处理过程中机器出现故障，因外界干扰而出现偏差和失控。
（七）误差信息
信息利用的全过程都有可能出现误差，当误差积累到一定程度时就会造成信息污染，由于这种污染是由误差造成的，所以我们称之为误差信息。造成误差信息的主要原因有两方面：一是抽样误差，由于抽样调查是用部分推算全体，这种推算的结果必定会与总体有一定的差异，随着差异的积累，污染就会产生；二是非抽样误差，如统计、计算等的错误，调查表格设计不当，谈话记录不完整，信息访问人员有偏见，信息提供人员敷衍了事等。
采取有力的措施控制和防止信息污染，对于决策的成败具有非常重要的作用。秘书应努力加强对信息污染的治理，防止污染信息危害企业正常发展。
秘书要做到以下几个方面：一要加强对信息处理过程中的审查、监督和评估，达到防治信息垃圾的传播与泛滥；二要提高个人的信息素质，提高现代化信息技术的应用能力；三是要提高秘书人员有关信息需求的表达、检索、分析和吸收能力，学会比较分析，弃去糟粕，吸取精华，从根本上杜绝虚假、过时信息的产生与蔓延。
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