构建企业风险管理制度

企业的经营活动是通过一系列合同来体现的，合同既是企业从事经济活动从而取得经济效益的纽带和载体，也是产生纠纷和法律风险的重要源头。从广义的角度理解，合同的法律风险是指在合同订立、生效、履行、变更、转让、终止及违约责任的确定等过程中，由于外部法律环境、社会环境发生变化，或由于企业自身在内的合同主体未按照法律规定或合同约定有效行使权利、履行义务，而对企业造成负面法律后果的可能性。

合同管理流程图

一、合同管理的制度框架

按照合同管理流程进行风险分析，可以将合同风险分为合同准备阶段的风险、合同签署阶段的风险、合同履行阶段的风险和合同履行后管理阶段的风险，具体流程见下图。

企业在制定合同管理相关的风险管理制度时，可以参照合同管理的流程，综合考量企业内部法律环境管理，包括：企业合同管理部门及相关管理制度、企业在合同签订、履行上是否诚信、管理及承办人员的合同管理水平以及合同管理的权利分配和相应职责，通过建立一系列制度和机制保障，促进合同管理的作用得到有效发挥。

（一）合同管理流程中的制度规范

按照合同的管理流程，企业的合同管理制度应当至少就合同谈判、合同起草和审核审批、示范文本的运用管理、合同授权管理、合同印章管理、合同档案管理、合同责任追究形成相应的制度规定，

（二）实行统一归口管理

企业可以根据实际情况指定法律部门等作为合同归口管理部门，对合同实施统一规范管理，具体负责制定合同管理制度、审核合同条款的权利义务对等性、管理合同标准文本、定期检查和评价合同管理中的薄弱环节，采取相应控制措施，促进合同的有效履行等。

（三）明确职责分工

企业各业务部门作为合同的承办部门负责在职责范围内承办相关合同，并履行合同调查、谈判、订立、履行和终结责任。企业财会部门侧重于履行对合同的财务监督职责。

（四）建立健全合同管理后评估制度

公司应当建立合同履行情况评估制度，至少于每年年末对合同履行的总体情况和重大合同履行的具体情况进行分析评估，对分析评估中发现合同履行中存在的不足，应当及时加以改进。

（五）建立分级授权管理制度

对于集团型企业而言，应当根据经营业务性质、组织机构设置和管理层级安排，建立合同分级管理制度。属于上级管理权限的合同，下级单位不得签署。对于重大投资类、融资类、担保类、知识产权类、不动产类合同上级部门应加强管理。下级单位认为确有需要签署涉及上级管理权限的合同，应当提出申请，并经上级合同管理机构批准后办理。上级单位应当加强对下级单位合同订立、履行情况的监督检查。

二、合同管理的制度范例

第一章　总　则

第一条　【制定目的和依据】为规范×××公司（以下简称“公司”）的合同管理工作，根据国家有关法律以及公司《法律事务管理制度》等公司制度规范，制定本办法。

第二条　【制度适用范围】本办法所指的合同包括但不限于对外投资、买卖、咨询、房地产经营开发、建设工程、设计、维修、融资、担保等经济活动中的合同。凡在经营管理活动中以公司名义与外界发生经济往来的，应当签订经济合同。公司劳动合同不属于本办法管理范围。

第三条　【制度遵循原则】订立合同应遵循以下原则：

（一）遵守国家法律、法规和公司规章制度；

（二）坚持程序规范、内容合法；

（三）坚持全过程法律审查与监督。

第二章　职能部门及职责

第四条　法务部是公司的合同归口管理部门，对合同进行综合管理，对有关合同的订立、履行、变更、解除和终止等重要事项实行指导。具体职责包括：

（一）审核合同的合法合规性并提出修改意见和建议；

（二）参与重大合同的谈判工作；

（三）制止、纠正合同订立、履行中的违法违规行为；

（四）汇总分析合同签订、履行的有关情况，向公司领导报告。

第五条　各业务部门是合同的经办部门，具体职责包括：

（一）针对每一项合同，由部门负责人指定合同的经办人，并监督检查其经办情况；

（二）负责对潜在签约方的主体资格和资产、经营、资信情况进行初步判断，并收集、整理起草合同所需资料；

（三）在合同的谈判和起草中，负责对合同的经济可行性、以及涉及本部门职责范围的专业技术条款和商务条件进行审查、修改并提出意见和建议；

（四）合同经办人负责对合同履行进行动态管理，办理合同约定的有关事务，发现问题及时向部门负责人报告并通报相关部门，必要时同时向公司领导报告；

（五）负责收集、整理合同文本，附件以及合同履行中产生的一切有关材料，并负责归档。

第三章　合同的前期准备

第六条　合同经办部门应负责收集反映合同潜在签约方资信状况的相关材料，并进行初步审查。相关材料包括：

（一）对方资质：包括营业执照、生产经营许可证、税务登记证和其他必须的资质证明件及其有效性；

（二）注册资本情况；

（三）履约能力及信誉情况；

（四）经办人的授权范围和权限。

如合同经办部门认为对潜在签约对方不需要进行资信状况审查的，应书面说明理由。

第七条　交易结构复杂、且涉及金额较大的合同谈判应由经办部门和法务部法务人员共同参加。经办部门负责专业技术条款和商务条件，法务部负责法律条款。其他项目的谈判可以由业务部门主导，法务部参与。

第八条　谈判各方对合同基本事项达成一致时，经办部门应及时组织草拟合同文本。

第四章　合同文本的草拟和审查

第九条　经办部门草拟的合同文本内容应包括以下必备条款：

（一）标的；

（二）数量和质量；

（三）价款或酬金；

（四）付款方式；

（五）履行期限；

（六）履行地点和方式；

（七）违约责任争议的解决办法。

第十条　经办部门完成的合同草案，应报法务部初审。法务部应结合项目实际情况对合同进行修改，必要时可自行起草。公司已有标准文本的，应使用标准文本。

第十一条　法务部应从以下方面对合同进行初审并作修改：(www.xing528.com)

（一）主体资格是否合法：签约各方是否具有签订、履行该合同的权利能力和行为能力；

（二）内容是否合法合规：合同条款是否符合法律、法规的强制性规定、公司规定及谈判或招投标中确定的内容；

（三）合同形式是否合法；

（四）采用格式条款订立合同的，是否违反《合同法》等法律法规的规定；

（五）合同中的免责条款是否合法；

（六）合同中的收付方式、期限条款是否合法；

（七）合同中的索赔条款是否合法；

（八）对法律适用的选择是否符合国家的强制性规定；

（九）当事人对争议解决方式和机构的选择是否合法；

（十）其他按规定需要审查的内容。

第五章　合同订立的程序

第十二条　合同订立的程序：

（一）合同草案经法务部初审并经各方当事人协商一致形成定稿文本后，合同经办部门应填写公司《合同审批签报单》，并随合同附带以下文件：与合同相关的签报、公司领导的批示以及起草合同时的重要辅助资料。

（二）合同涉及有关财务收支和资金等情况的，计划财务部应会签意见；涉及其他相关部门或单位的，应当报送相关部门或单位会签意见。

（三）法务部对送审文件的完整性、程序性进行审查。对于文件不完整、手续不完备的，经办部门应负责补充或修正；对程序不符合公司规定的，经办部门应补充完成相关程序。

（四）法务部根据法律要求对合同稿进行审核，并在收到合同稿的2个工作日内完成合同审核（如为重大合同，应在4个工作日内完成合同审核）。法务部事先参与合同谈判及起草工作的，可适当缩短审核时间。如有特殊情况需要尽快会签相关合同，经办部门应在签报单上注明需尽快会签的理由及相关时间安排，法务部按经办部门要求尽快完成审核。

（五）计划财务部、法务部或其他相关会签部门（单位）对合同提出审核意见后，合同经办部门应负责对审核意见进行落实，并将落实情况（或无法落实的书面说明）向提出意见部门进行反馈。提出意见部门应对反馈意见进行复核。

（六）经办部门负责将经审核、复核的合同报公司领导审批。按照公司相关规定，公司为合同一方当事人、合同金额在【 】元以下，并在公司本部成本费用中列支的合同，由公司总裁审核批准。超出前述范围的合同由董事长批准后签订。

（七）经批准同意的拟签订合同，可以由法定代表人签署，也可以由总裁在权限范围内签署，或者由受法定代表人或总裁（权限之内）委托的其他代理人代为签署，并按公司用印规定加盖公司合同专用章或公司印章。

（八）经办部门申请加盖集团印章时，应认真核对，确保盖章文本与签发文本的一致性，并填写完整签署日期。

第十三条　除总裁之外的委托代理人代表公司对外签订合同，必须事先取得法定代表人或总裁（权限之内）签署的《授权委托书》，并在《授权委托书》载明的授权范围内依法操作并承担责任。《授权委托书》编号应与《合同审批签报单》编号保持一致。

第十四条　审批意见签署在《合同审批签报单》上，签批同意的签报单及合同副本作为财务部会计处理的依据。

第六章　合同的履行

第十五条　合同履行过程中，合同经办人应及时掌握合同执行情况，其职责如下：

（一）掌握合同条款，并严格按照合同的规定执行，包括履行我方合同义务，监督对方合同义务的履行等；

（二）负责合同档案的收集、移交、管理；

（三）负责收集、反馈相关信息，包括在对方发生迟延付款或履约能力下降、或发生其他违约行为时及时通知本部门负责人和法务部，需停止付款的，应在第一时间通知财务部；

（四）协助解决合同纠纷，包括索赔、诉讼、仲裁等。

第十六条　计划财务部根据公司的年度财务计划对合同收付款情况进行跟踪，当发现合同履行异常时，财务部与法务部协商、沟通后形成专项报告报送业务主办部门的分管副总裁及总裁。

第十七条　对涉及合同履行中的变更、解除等重要事项，依本办法第十二条明确的程序履行审批手续。

第十八条　合同在履行过程中若发生纠纷，合同经办人应及时向本部门负责人及法务部通报，商定对策后共同向公司总裁汇报，必要时及时向董事长汇报。

第十九条　合同经办部门负责人和法务部在董事长或总裁授权范围内与合同相对方依法进行协商或调解。协商、调解成功的，合同各方应签订书面协议予以明确；协商、调解不成的，应在诉讼时效内提起诉讼或申请仲裁。

第七章　合同资料的管理

第二十条　合同作为公司对外经济活动的重要法律依据和公司内部明确职责的凭证，有关人员应保守合同秘密，并及时按机密程度专门归档。

第二十一条　合同正本应存办公室档案部门，复印件存经办部门一份。档案部门归档的合同文书资料至少应包括：

（一）《合同审批签报单》；

（二）合同正本及其附件；

（三）授权委托书（如有）；

（四）发生合同变更、解除、仲裁、诉讼等情况时的相关资料。

第二十二条　合同经办人应妥善保管与合同有关的资料，包括文书、图表、传真件以及合同签报单等。

第二十三条　每一合同履行完毕或长期合同的每一阶段完成，合同经办人应及时整理有关资料，交档案管理人员存档，所涉及相关资料不得随意处置、销毁、遗失。

第八章　责　任

第二十四条　因合同经办人、委托代理人或其他人员玩忽职守、滥用职权处理合同事宜、未及时汇报情况或遗失合同有关资料给公司造成损失的，公司将追究其经济和行政责任；情节严重构成犯罪的，移送司法机关追究其法律责任。

第九章　附　则

第二十五条　本办法由公司法务部负责解释。

第二十六条　本办法自印发之日起生效并实施。

三、制度要点解读

从风险的客观性特点看，无论企业的合同风险管理措施如何完善，管理制度如何健全，也无论这些制度运行是否顺畅无阻，都不能完全杜绝合同风险事故的发生。但是通过合理的制度设计，可以降低合同风险发生的可能性。按照合同管理的流程，企业大致可以针对以下风险点进行合同管理的制度设计。

（一）合同准备阶段的风险管理

（续表）

（二）合同签署阶段的风险管理

（三）合同履行阶段的风险管理

（四）合同履行后阶段的风险管理