原材料验收程序及管理方法

科学合理的验收程序是保证食品质量和成本控制的关键。原材料的验收管理就是要核对采购的数量、质量和价格，检查质量标准是否与订购单一致，核实送货数量和价格是否与发货单一致。因此，验收程序主要围绕这三个方面开展，具体步骤如下：

1.核对订购单

当供货单位送来食品原料时，验收员应将供货单位的送货发票与事先拿到的相应的“订购单”核对。验收员首先应核对送货发票上的供货单位的名称与地址，避免错收货和接受本饭店未订购的货物。其次是核对送货发票上的价格。若发票上的价格高于“订购单”上的价格，验收员要询问送货员提价的原因，并将情况反映给采购部经理、成本控制员或厨师长，无论退货还是不予退货，都要有厨师长和成本控制员在“货物验收单”上签字，表示责任。若供货单位送货时的价格低于“订购单”上的价格，验收员应请厨师长检查食品原料的质量，质量合格，厨师长在“验收单”上签名，验收员可按此价格接受这批原料。

2.检查原料质量

食品原料验收员验收的依据是“食品原料采购规格标准”和“请购单”“订购单”。因为在这些表中均有对所采购的食品原料质量要求的描述。一套完整的“食品原料采购规格标准”“请购单”“订购单”应张贴在墙上或特别的大块指示牌上，以便到货时核对参考。若发现质量问题，如食品原料腐烂、变色、气味怪异，袋装食品有效期过期、水果有明显斑痕等现象，验收员有权当场退货。

3.检查原料数量

验收员根据“订购单”对照送货单，通过点数、称量等方法，对所有到货的数量进行核对。数量检查、核对应注意下列事项：

①若有外包装，先拆掉外包装再称量。

②对于密封的箱或其他容器的物品，应打开一只做抽样检查，查看里面的物品数量与重量是否与箱子或容器上标明的一致，然后计算总箱数。但对高规格的食品原料仍需全部打开，逐箱点数。

③对于未密封的箱装食品原料，仍应按箱仔细点数或称重。

④检查单位重量。除了称到货的重量之外，还应抽查单位重量，检查单位重量是否在验收规格规定的范围之内。

4.在发票上签字

所有送货都应有送货发票。送货员呈现给验收员的送货发票有两联，送货员要求验收员在送货发票上签名，将第二联还给送货员以示购货单位收到了货物，第一联交给付款人员。

发票上面应该有价格，验收员要检查发票上的价格，避免产生错误，无论是有意还是无意的。

5.填写验收单

验收员确定其所验收的这批食品原料的价格、质量、数量全部符合“订购单”或“食品原料采购规格标准”后，可填写“验收单”。验收单一式四联：第一联交验收处，第二联交贮藏室，第三联交成本控制室，第四联交财务部。

6.退货处理

若送来的食品原料不符合采购要求，应请示餐饮部经理或厨师长；若因生产需要决定不退货，应由厨师长或有关决策人员在“验收单”上签名；若决定退货，应填写“退货单”，在退货单上填写所退货物名称、退货原因及其他信息，要求送货员签名。“退货单”一式三联：一联留验收部，一联交送货员带回供货单位，一联交财务部。要设法通知供货单位，本饭店已退货，如果供货单位补发或重发，新送来的货物按常规处理。

交货中如有腐烂食品原料，退货之后，应向采购部有关人员报告，以便尽快找到可替代的供应来源或可能的生产办法，以减少生产部门的不便。

7.盖“验收章”

验收员检查完食品原料的价格、数量、质量及办理完必要的退货手续之后，可在获准接受的食品原料的送货发票上盖“验收章”，并把盖了“验收章”的送货发票贴在“验收单”上，以便送往财务部。

验收章内容有饭店名称、验收员签名、验收日期、成本入账部门。(www.xing528.com)

使用验收章有以下几种意义：

①证实收到食品原料的日期；

②验收员签名可明确责任；

③管理人员签名表明已知道收到订购的食品原料；

④食品控制师核对发票金额的正确性。

8.注明信息

即在货物包装上注明发票上的信息，这些信息主要有：①收货日期，有助于判断存货流转方法是否有效；②购价，在存货时就不必再查寻、验收日报表或发货票。

9.存货标签

对所收到的肉类和海产品加上存货标签。所有冷藏的肉类和海产品这些成本费很高的食品原料，都必须系上“冷藏鱼肉食品标签”。肉类标签有正、副两联（也可上下或左右两联），正联由验收员用绳子扎在食品外包装或者直接拴在食品原料上，副联与“验收单”一起交成本控制办公室。

厨房领料时，连同标签一起发给厨房。若厨房没有整包、整箱领料，贮藏室应根据领用数量重新写标签，正联写领剩下的货物数，并扎在领剩下的冷藏食品上；副联写所领数量，并连同所领货物一起发到厨房。

厨房领料之后，解下标签，加锁保管。原料用完之后将标签送食品会计师，以便核算当天鱼肉成本。

食品成本控制师核对由其保管的正标签和厨房送来的副标签，根据未使用的标签，盘点存货。发现存货短缺，应分析是否存在偷盗，或者记错了金额。

10.收货储存

将到货物品送到贮藏室、厨房。所收到的食品原料一部分被直接送到厨房或销售地点，称作“直拨原料”；另一部分被送到贮藏室，称作“入库原料”。出于质量和安全方面的原因，验收员应负责保证把货物送到贮藏室（由供应单位的送货员直接把货物送入仓库置放的做法是不可取的）。当送货员离去后，验收人员或本单位其他工作人员应把货物迅速搬到安全可靠的贮藏室。验收员把“验收单”中规定的一联交给贮藏室管理员，后者根据“验收单”再次验收，最后入库贮存。

为了便于进行食品成本核算，验收员在发票上明显的地方逐项注明哪一项是直接送厨房的，哪一项是送仓库的；或者根据不同的送货地点，使用不同颜色的发票，以方便送货，并凭此编制“验收日报表”。

11.填写“验收日报表”和其他报表

验收完毕之后，大多数大型饭店要求验收员完成一张列明所有收货项目的表格，这张表格通常以供货商分类，以验收的顺序排列。表格之一是“验收日报表”，除了每种食品原料的价格栏目外，该表将成本分为3类：直拨、贮藏室和杂项。杂项指不是食品原料的项目，例如纸张和清洁用品，不属于食品原料的成本。

12.将各种验收记录呈交给有关部门，并标明过期到达的货物

验收员在所有发票上盖章签字，并把发票贴在“验收单”上，然后将贴着发票的“验收单”送至管理人员。管理员在发票上签字后送至成本控制师，由成本控制师核对发票数字的正确性。成本控制师检查完毕后，送交会计部，会计部会将有关数字填进采购日志内。

当“验收单”还在验收员手上时，应该记直拨成本，因为直拨成本是在食品原料一收到时就计入成本的。

建立验收程序的目的是保证餐饮部收到的货物是已订购的数量、已明确的质量和已报过的价格。不论对大型饭店还是小型饭店，这些步骤是最基本的，也是通用的。控制体系越完备，越需要更多的人力和设备，当然这样做也会增加成本。但是，即使小型的个人业主制的餐饮企业也必须采用基本的步骤，以防止在验收过程中由于数量、质量和价格方面的问题而引起的成本过高。