文献采访能力：图书馆发展的重要指标和综合能力

图书馆文献采访能力指图书馆采访满足图书馆发展所需文献的能力。图书馆发展的内容是多方面的。一般而言，文献采访对图书馆发展的应有贡献主要表现在三个方面：一是通过文献采访工作，使图书馆不断地满足读者对文献信息的需求；二是通过文献采访工作，使图书馆不断地充实和完善馆藏文献结构；三是通过文献采访工作，使图书馆的无形资产随有形资产的积累不断得到提升和增值。

能力通常指胜任某项工作和任务所需要的主客观条件。图书馆进行文献采访工作时必须具备一定采购条件。由于各馆的具体情况或者条件不同，其文献采访能力也不相同。

文献采访能力是图书馆的一项重要指标，它反映着一个图书馆是否有活力，反映着一个图书馆的发展状况。文献采访能力也是一种综合能力，受图书馆内外环境的制约和影响。

（一）经费保障能力

图书馆的文献采访主要是金钱与文献的交换。一定的经费是采访工作得以进行的先决条件，理想化的经费供给是图书馆需要多少就给多少，这在实际中是办不到的。图书馆的文献资源属于社会资源，其配置受到社会经济、文化、科技、教育等多方面的制约。就目前而言，无论是发展中国家还是发达国家，图书馆获得的投入与图书馆需求之间都有或大或小的差距。考察一个图书馆的经费保障能力不能单看经费供给量大小，还要看经费供给是否适度、经费来源是否固定、经费使用是否合理。

1.经费供给量

一个图书馆的文献购置少了当然不好，购置的文献难以满足读者的需求；过量的购置经费也不好，因为有可能造成资金的浪费。一般来说，判断一个图书馆文献购置经费是否充足多是用比较的方法。如比较本馆历年文献购置经费的供给情况；比较同类型同规模的图书馆经费供给情况；比较书刊历年价格变动情况：比较历年到馆文献数量等。

当前，就国内图书馆界看，图书馆的文献购置经费出现了两种极端情况外，一般都处于短缺状态。原因主要是文献价格上涨幅度过大，文献品种和数量增长过快，经费供给增幅滞后。

说到经费供给量，必然要考虑图书馆的经费需求。每个图书馆由于其服务功能、服务对象、服务范围的区别，其文献购置费的需求也是不相同的。人们在谈论经费供给的时候，采用对比的方法无可厚非，但这种方法多是粗放式的，缺少科学的成分。一个图书馆每年需要多少文献购置经费，不能仅靠比较和估计，而是要依据图书馆的具体情况进行分析。这种分析应该考虑到：(1)年度文献购置费是否能保证本馆馆藏文献的连续性和系统性；(2)年度新增文献是否能满足本馆读者70%以上的文献需求；(3)年度文献购置费是否与本馆文献采访工作量相匹配；(4)年度文献购置费是否能满足本馆服务功能之需要。

2.经费来源

图书馆的经费来源有多种渠道：

(1)政府财政拨款。主要针对各级公共图书馆；

(2)主管部门拨款。主要针对学校、科研机构、机关单位图书馆等；

(3)社会捐赠。社会捐赠有个人捐赠和社会团体捐赠两种形式。捐赠对象多为学校图书馆和公共图书馆；

(4)自筹经费。主要针对个人或股份制图书馆。

随着改革开放的深入进行，图书馆的经费来源呈现多元化形式。以公共图书馆为例，据《中国图书馆年鉴》(2003)统计，1985年以前，公共图书馆的经费，完全靠财政拨款；1985年以后，公共图书馆的收入项目增加了事业收入和经营收入，并且，事业收入和经营收入额在逐年增加。2002年，上海地区图书馆的经费自给率达到了27.6%。这反映了图书馆自身的造血能力在不断地加强。

图书馆的经费来源确定以后，经费保障能力的考察指标就是经费供给量是否稳定。图书馆的文献购置经费都是按年度拨款，理想的稳定供给量随文献价格涨幅和文献采访数量的增加而稳定增加。然而，由于我国图书馆大多属于各部门所有，文献购置费主要由各主管部门拨给，拨款额没有统一的法规加以规定。虽然各系统图书馆在系统内部产生过一些法规或约定，对本系统图书馆的经费投入作过一些协调和规定，但因为权威性不够，其约束和保障能力很有限。从宏观上看，图书馆的经费供给很不平衡，全国存在着地区差异、城乡差异、行业差异。如东部和沿海发达地区图书馆经费投入高于西部不发达地区：省市图书馆经费投入高于县区图书馆；教育、科研系统图书馆经费投入高于公共图书馆。从微观上看，图书馆经费来源受多种条件的限制，人为因素突出。许多图书馆的经费要靠馆长“化缘”，靠上级主管“开恩”。有的单位，财政有余就增加图书馆的经费，财政吃紧就紧缩图书馆的经费；还有的图书馆，评估的时候，领导重视，投入的文献购置经费数量庞大，评估过后，文献购置经费减少。

经费供给量的不稳定，给文献采访工作带来很大损害。当供给量突然减少时，造成文献采访员的减少，损坏馆藏文献建设的连续性和结构完整性；当供给量突然增大时，造成文献采访工作质量的降低，使无效采访的文献增加，造成资金的浪费。

3.经费的使用

考察一个图书馆经费保障能力的另一个重要方面是经费使用的合理性。图书馆的文献购置经费不是一次性使用完的，而是在一个年度范围之内分批使用的。图书馆采访文献大多不是采访单一类型的文献，而是采访多种类型的文献。这就涉及经费的计划使用，经费对各类型文献的投入比例，以及经费使用的审计和监督等问题。

经费使用状况，各馆因自身的情况有所不同，但总的来看难以令人满意。这主要是因为当前图书馆界消费意识强、效益意识差、服务意识淡和粗放型的经验式管理，经费的下拨和使用都缺少约束机制。有的馆在申报经费时，缺乏科学论证，盲目扩大需求；在使用经费时，则随意支出。缺乏审计和监督。结果，钱花出去了，文献资源建设却没有多少进展。管理和使用好文献购置经费，把钱用在刀刃上，应加强三方面的工作：

(1)科学决策。决策在文献采访过程中非常重要，文献采访过程其实就是不断进行各种决策的过程。文献采访中的决策按照决策先后、决策层次、决策大小可以有不同的划分。但最为重要的决策是文献购置经费的使用和分配。这种决策关系到一个图书馆文献资源建设的发展趋势和文献服务的方向。例如，一个图书馆收藏文献以电子出版物为主，那它的文献购置经费将向电子出版物倾斜；一个图书馆收藏文献以纸质文献为主，则它的文献购置经费将主要使用在纸质文献上。

在文献购置经费分配使用决策时，既要关注当前读者的需求，又要考虑图书馆的发展方向。对于加入图书馆网络的还要考虑本馆在网络中的责任。尤其在当前复合式图书馆的建设过程中，要警惕走过去的“大而全，小而全”，其实都不全；“你有我有大家有，你没有我没有大家都没有”的馆藏建设老路，要保持和发展本馆的馆藏特色，加强社会文献的保障能力。

(2)合理计划。图书馆的文献购置经费不是一次性用完的，一般是以年度为限，随文献采访的不断进行而不断消费。这就要求图书馆依据文献的出版发行状况，把握好经费的使用计划和安排，以保证文献采访的连续性和经费使用的合理性。

对于有一定规模的图书馆来说，在制定文献购置经费的使用计划时，应注意几个优先，如连续出版物要优先于非连续性出版物，长效文献要优先于短效文献，重点品种要优先于非重点品种，反映图书馆特色的文献要优先于非特色文献等，要确保本馆文献采访工作的持续性和收藏文献的连续性，要避免全年经费半年用完，以及突击采购、突击花费等现象，以保证经费随采访的进行均衡供给。对于重大采访项目或者影响到正常采购状况的经费消耗，可申请专项经费加以解决。

(3)严格审计。图书馆每年的文献购置经费少的几万元、几十万元，多的几百万元、上千万元，这些经费的使用状况如何，效果如何，存在什么问题等，需要通过审计来回答。

文献购置经费使用状况的审计主要考察经费的支出和购置文献到馆等情况。通过审计可以达到以下目的：①了解本年度资金使用状况；②提高资金的使用效率；③加强资金支出管理；④为下一年度经费预算提供依据；⑤合理安排下年度经费使用计划。

（二）管理保障能力

管理指为实现目标而组织和使用各种资源的过程。文献采访是图书馆进行的有目的的活动，它涉及多种因素，如经费、采访人员、出版商、出版物等。文献采访也是一个过程，有多个环节和程序，如检索、采购、验收、报销等。为了实现图书馆文献采访的目的，必须进行有效的管理，通过管理来规范和约束采访行为，提高文献采访的效率。可以说，一个图书馆文献采访能力愈强，其管理保障能力也愈强；管理能力愈差，其文献采访能力也愈差。(www.xing528.com)

图书馆文献采访工作管理涉及许多方面。从宏观来看，除了前面提到的经费管理外，对文献采访能力影响较大的因素是机构、人员、政策与制度和工作环境。

1.机构与人员

文献采访在图书馆工作中处于举足轻重的重要地位。每个图书馆不论大小，都要设立相应的采访工作部门，配备适合的采访工作人员。对于采访工作量大、采访文献品种多、专业性强的图书馆应设立采访委员会——采访部——采访馆员三级管理体制。必要时还应设立文献采访咨询委员会。采访委员会负责全馆采访工作重大问题的决策；采访部负责全馆采访工作的实施；采访馆员负责具体的采访工作。

当前，各图书馆文献采访机构的设置不尽一致，主要是因为各馆采访工作的实际情况不同。总体来看，也有对采访工作重视程度不够的原因。例如，对于大多数中小图书馆来说，有的没有设立专门的采访机构，有的甚至没有专人负责文献采访工作；有的图书馆设置了采访编目部，负责文献采访和编目工作。

在人员的配备上，不能只注意采访人员的体力支出，而忽视采访工作人员的智力投入。实际上，在商品流通非常便捷的环境中，文献采访馆员智力投入的重要性和投入的时间要远远大于体力的付出。

2.政策与制度

政策和制度是文献采访工作程序化的重要保障。图书馆的馆藏文献不是散乱无序的堆积，而是有目的的不断增长的有序的文献集合体。馆藏文献建设的目的性、有序性，决定了文献采访的目的性、有序性；也就是说，一个图书馆要搞好馆藏文献建设，首先要明确文献采访的方针和政策。文献采访工作有多道程序，采访者在工作中既接触钱又接触物。要使文献采访工作流程更为合理，采访人员行为更加规范，就必须制定健全的规章制度。

完善合理的文献采访政策和制度是图书馆文献采访工作科学化、规范化和制度化的必要条件。目前来看，这方面的工作在图书馆采访工作实践中还是很薄弱的。主要表现是：一些图书馆没有一套完整的文献采访政策和制度；一些图书馆由于人员的更替，对已经制定的规章制度不了解，也不执行；一些图书馆的文献采访政策和制度的修订不能与时俱近，不能跟上时代的变化。

3.工作环境

文献采访工作与图书馆其它各项工作相比，具有重要性、复杂性和多样性的特征。说其重要，采访人员每年掌控图书采购经费，大量文献由采访人员采回，经费投入产生的价值如何，采访行为起着至关重要的作用。说其复杂，每一种文献从发行信息的收集到采访进馆，经历了多种决策和多道程序；说其多样，采访者在选择文献时，以学者的角度，体现着对知识的把握；在购买文献时，以经营者的角度，体现着经营的理念；在与社会方方面面的联系中，以社会工作者的态度，体现着公关与沟通的技巧。从管理的角度出发，要搞好文献采访工作，不仅需要合理设置采访机构和人员、制定和完善相关的规章制度，而还需要一个优化了的工作环境。

文献采访者的工作环境涉及文献采访活动的方方面面，从“以人为本”的管理理念出发。这种环境主要指对文献采访工作者的约束机制和激励机制。

对文献采访工作者加强约束是因为他承担的责任和面对的市场条件。文献采访经费是国家、社会对文献资源建设的投资，图书馆文献采访者是这种投资的代表或经办人；同时，文献采访者又是读者群体的代表，采访者要代表读者的利益来采访文献，使这种投资和消费相吻合是采访者应尽的责任。要尽到这种责任，既需要采访者的自觉行为，又要建立相应的约束机制。在当前市场经济条件下，文献商品市场也存在着一些不和谐之音，如：有大打折扣来促销的；有用吃请送礼来确保市场份额的；有用旅游、观光等请你掏钱购买的等。为此，建立一套约束机制来提高采访人员的思想、道德水准，提高采访人员的工作能力，规范采访工作的行为是十分必要的。

图书馆对文献采访者行为的约束机制包括：不断地对采访者进行思想道德和职业道德的教育；使采访者牢固树立为读者服务的思想；制定相应的规章制度，如资金支出和报销制度，约束和防范采访者在经济活动中的违规行为；建立文献采访工作的评价体系，促使采访者不断提高自身的采访能力和工作水平等。

建立一个有效的激励机制是图书馆优化文献采访工作环境的重要方面。图书馆的各项工作中，文献采访工作有着许多特点，如工作头绪多、涉及面广、随机决策频繁、文献选择的模糊性、工作量的不确定性、工作辛苦等。针对采访工作的这些特点，营造一种环境，使采访工作者充分发挥主观能动性，会对图书馆文献采访能力的提高起着积极的作用。

图书馆对文献采访工作的激励机制包括：对采访工作的成绩给予肯定和表扬；对采访工作者的工作条件尽可能加以改善，配置各种必需的文献采访工具，以提高采访工作者的工作效率；对采访人员给予关心，解决采访工作者的后顾之忧等。激励机制要使采访者保持一种积极向上的精神状态，不断提高采访工作水平和采访工作质量。

（三）采访者工作能力

当图书馆的文献采访条件具备一定的水平之后，采访者的工作能力就是关键因素了。图书馆的经费保障能力、管理保障能力是文献采访工作的客观条件。而文献采访者的工作能力则是采访工作的主观条件。只有当主、客观条件同时满足了图书馆文献采访工作的需求，才能说图书馆具备了较强的文献采访能力。

现代社会，随着知识爆炸和文献载体的多样化，图书馆对文献采访工作的要求越来越高。作为文献采访工作者来说，必须具备相应的素质和能力，才能适应现代图书馆的要求。对文献采访工作者能力的要求是多方面的，从文献采访工作的专业特性来看，采访工作者应具备以下工作能力：

1.信息收集能力

文献采访活动是不断决策的过程，每选择一种图书，就是一次决策。要使决策准确有效，就必须掌握相应的足够的信息。为此，文献采访工作者的信息收集能力就显得十分重要。文献采访者应掌握的信息主要有三大块，即出版发行信息、读者需求信息和馆藏文献信息。要获取这些信息，采访人员就要走出办公室，到出版发行部门去获取，到读者中去征询，到文献流通部门去了解，到书库去调研。信息获取之后，还要对信息进行分类、筛选、分析、判断，选择其真实可靠的作为决策的依据。文献采访工作所需的信息是动态的、不断变化的，这就要求采访人员不断提高文献信息收集的能力，进而提高文献采访决策的目的性、准确性，减少盲目性。

2.知识的理解能力

采访是对文献也就是对知识进行选择，这就要求文献采访者选择文献时，要具备一定的知识和对知识的理解能力。面对迅速发展的科学技术，面对层出不穷的新知识、新观点，文献采访者作为个体，其知识面、知识掌握的深度都是很有限的。为此，文献采访者需要勤于学习，善于学习，不断提高自身的知识理解能力。同时，文献采访者还要善于利用他人的知识来弥补自身的不足，例如选择文献时，对于自己把握不准的东西，应请教专家、学者或读者参考解决。

3.文献鉴赏能力

文献除了内容之外，其载体多种多样，规格大小不一，装帧和印刷质量各异。这就要求文献采访人员在选择文献时要具备一定的鉴赏能力。图书馆文献采访人员面对的是大量的文献，其操作时间很有限，在选择文献时难以像个人购买者那样仔细和周全，所以，这种鉴赏能力主要表现为对文献质量的把关。当前，出版业在迅速发展的过程中，由于利润的趋动，急功近利者并不鲜见。采访人员要把好质量关，就需要具备辨别文献质量的能力，掌握文献选择的各种技巧。文献鉴赏能力不是生来就有的，需要采访人员去不断地实践、积累和提高。

4.公关和协作能力

文献采访工作属于外向型工作，与图书馆外部联系较多。要想有一个和谐的工作环境、友善的人际关系，采访人员必须具备一定的公关和协作能力。随着图书馆网络化建设，随着图书馆文献资源的共建共享，对文献采访工作者的活动能力提出了更高的要求。此外，文献采访工作者的采访活动是代表图书馆进行的，采访者作为图书馆的“形象大使”，其公关和协作活动能力对图书馆的形象树立有着重要影响。为此，文献采访工作者应不断提高自身的公关协作能力，以适应工作的需要。

5.经济运用能力

文献采访是一种经济活动，耗费的是资金和人力。因此，文献采访者的经济运用能力十分重要。尤其是在经费短缺的情况下，采访人员应处处精打细算，用好手中的每一笔资金。当前，文献采访活动中经济运用方面的空间还是不小的，如同类文献的价格差、同种文献不同载体的价格差、同种文献不同装帧形式价格差，获取方式不同带来的费用效应等。要提高经济使用能力，首先要求文献采访工作者强化自身的风险意识和成本意识，加强工作责任心；其次在工作实践中不断地摸索和总结。