提升组织沟通效果的方法

1）正确运用语言文字

沟通要措辞得当，语义明确，切忌模棱两可；要通俗易懂，不用生词、偏词，在非专业场合不用专业术语；简单明了，切忌冗长累赘，尽量用中性词，避免评价性言辞。

管理者平时最好用简单的语言、易懂的言词来传达信息，而且对于说话的对象、时机要有所掌握，有时过分的修饰反而达不到想要达到的目的。充分考虑对方的知识背景，针对对方情况选择用语。

2）保证信息的完整性

有效沟通的前提是沟通双方信息的完全对称。有效沟通的信息组织原则要求沟通者在沟通过程中掌握两个方面的完全信息：首先，沟通中是否提供全部的必要信息？在提供全面信息的同时，沟通者还要分析所提供信息的精确性，如分析数据是否足够，信息解释是否正确，关键因素是什么等问题；其次，是否回答询问的全部问题？信息的完全性就是要求沟通者回答全部问题；是否在需要时提供额外信息，就是要根据沟通对象的要求，结合沟通的具体策略向沟通对象提供原来信息中不具有的信息或不完全信息。

针对信息过量问题，在对信息进行甄选时，保证甄选有用的信息，以提高决策的效率和准确性。

3）选择适合的沟通方式

组织应针对沟通问题的主题、特点和受众分析结果，选择科学高效的沟通渠道。其中，重要的因素是减少沟通层级，缩短信息传递链，拓宽沟通渠道，保证信息的畅通和完整。例如，减少组织机构重叠，降低信息的损耗率；在利用正式沟通的同时，开辟高层管理人员至基层管理人员的非正式的沟通渠道，等等。

4）有效倾听

倾听是一种情感的活动，它不仅仅是耳朵能听到相应的声音，还需要通过面部表情、肢体语言、语言来回应对方，传递给对方一种你很想听他说话的感觉。有效倾听技巧主要包括以下内容。

（1）表示兴趣，保持视线接触

聆听时，必须看着对方的眼睛。人们判断你是否在聆听和吸收说话的内容，是根据你是否看着对方来作出的。没有比真心对人感兴趣更使人受宠若惊了。

（2）专心，全神贯注，表示赞同(www.xing528.com)

告别心不在焉的举动与表现，你可以练习如何排除使你分心的事物以培养专心的能力。点头或者微笑就可以表示赞同正在说的内容，表明你与说话人意见相合。人们需要有这种感觉，即你在专心地听着。把可以用来信手涂鸦或随手把玩等使人分心的东西（如铅笔、钥匙串等）放在一边，就可以免于分心了。人们总是把乱写乱画、胡乱摆弄纸张、东张西望或看手表等解释为心不在焉，这些应该引起我们的重视和注意。

（3）适时沉默

在与人交谈中，适时沉默是非常重要的。这与作曲家认为两音符之间空白与音符本身同样重要的道理一样。适时沉默不仅表现出你的学识修养，而且能避免说出不恰当的话；交谈中的片刻沉默能为思考提供时间；此外，适时沉默能调整说话者与听话者之间的思想沟通速度；还能使说话者更好地组织语言，表达自己的真实意思。

（4）不要提前下论断

听听别人怎么说。你应该在确定知道别人完整的意见后再作出反应，别人停下来并不表示他们已经说完想说的话。让人把话说完整并且不插话，这表明你很看重沟通的内容。人们总是把打断别人说话解释为对自己思想的尊重，但这却是对对方的不尊重。

（5）及时重复

确认自己所理解的是否就是对方所讲的：你必须重点式地复诵对方所讲过的内容，以确认自己所理解的意思和对方一致，如“您刚才所讲的意思是不是指……”“我不知道我听的对不对，您的意思是……”

（6）注意非语言性的暗示

对方说的话实际可能与非语言方面的表达互相矛盾，学习去解读情境。当我们在和人谈话的时候，即使我们还没开口，我们内心的感觉就已经透过肢体语言清清楚楚地表现出来了。听话者如果态度冷淡，说话者很自然地就会特别在意自己的一举一动，不愿意敞开心扉。

从另一方面来说，如果听话的人态度开放，很感兴趣，那就表示他愿意接纳对方，很想了解对方的想法，说话的人就会受到鼓舞。而这些肢体语言包括：自然的微笑，不要交叉双臂，手不要放在脸上，身体稍微前倾，常常看对方的眼睛，点头；注意弦外之音，注意没有说出来的话、没有讨论的信息或观念，以及答复不完全的问题。

（7）重视对方信息

对方发出的信息，倾听者既不能夸大也不能忽视，而是准确认识。