分类计划制订完毕之后，应根据分类计划中的有关条款，做好平时分类归卷工作，并在此基础上调整定卷，确定归档处理的结果。
（一）平时归卷
平时归卷，指机关文书工作人员在立卷计划的指导下，将处理完毕的文件随时或定期收集集中，初步分类，放入相关卷盒、卷夹等装具进行妥善保管的活动。文件的平时归卷是保证文件收集齐全、提高归档整理质量的有效措施，有利于平衡和协调整个机关文书工作，便于文件的平时利用查找和日常保管。文件的平时归卷是巩固和健全文书处理部门立卷归档制度的关键。
平时归卷的实质，就是把文件的分类整理工作分解到平时来做，使机关各部门及其人员能在日常工作中依照文件分类计划的指导有目的地收集、积累文件，分门别类地管理文件，这不仅便于机关日常工作中对现行文件的查找利用，同时也可为年终归档整理调整工作打下良好的基础。
平时归卷工作的一般程序有三个。
第一步，做好归卷的准备工作。文书人员根据本机关的文件分类规划中的条款，在上年年底或下年年初，为每一条款设置一个或几个卷盒，事先在卷盒盒脊上写明条款名称、类别、属类、条款顺序号或者分类号，然后将其排列在文件柜里，对平时办理完毕的文件，随时“对号入座”地归入相应的卷夹里。为了便于平时查阅文件，对归卷的文件除编上条款顺序号（即文书处理号）之外，还可将该号写在收发文登记簿和内部转文簿上。查阅文件时，只要查到收发文登记簿上文件的条款顺序号，即可在文件柜中找到相应的卷夹，进而查到所需的文件。
第二步，收集文件。收集积累是整理文件的前提，平时归卷工作的实质就是进行文件的收集。要做好收集工作，文书人员应了解本单位的职能，并根据归档范围中的条目进行收集。收集时应尽量做到保持文件的齐全完整。注意收集对外对内发文的定稿和正本（一般一至二份）归卷，对收文还可以结合催办工作做好平时归卷；把好文件的运转关，建立、健全文书登记、传阅、催办、清退、归档等制度，堵塞散失文件的漏洞；注意收集“账外”文件，如领导开会带回的会议文件、领导的发言稿、合同、协议书等履行文书处理登记程序的文件等。在平时归卷中还要注意文书人员、承办人员、档案人员的协同配合，促进文件收集工作的顺利开展。
第三步，归入卷盒。文件收集集中到文书部门（立卷部门或承办部门等）后，最好能够随即归入相应的条款卷盒之中，进行分类保管；如果时间不允许，也可以采取一周或一月一次定期归卷的办法，文书部门可视情况而自定。同时，要注意平时定期检查已归卷文件是否有遗漏或错放的情况，及时发现问题，有利于采取补救措施，使条款中的文件完整齐全。
在平时归卷的过程中，一些相对独立的工作处理完毕后形成了相对独立的一组文件，估计不会再产生需要归档的文件时，便可进行归档整理，确定文件排序和编制相应文件目录。可以采用此种提前整理归档方法的文件类型有大型会议文件，如党代会、职代会、教代会等，会议结束即可整理归档。
专题系列材料。如专题调查材料，调查报告写出就可及时收集调查过程中形成的材料进行整理归档。(www.xing528.com)
可定期收集组卷的文件。如一些定期性的、有连号的工作简报或情况反映、参阅文件等，可设专门卷宗积累，可视数量多少每月、每季或按期号整理归档。
自身独立成册的文件。例如机关的各类介绍信存根。会议记录、值班记录等独自成册的，用完即可将一册或数册作为一个保管单位整理归档。
（二）年终调整
年终调整，即文书处理部门（或人员）在档案部门（或人员）的指导与帮助下，对已收集归卷的文件，于本年年底或次年年初进行全面的检查、调整与加工，最后确定归档整理成果的工作活动。在实行平时归卷处理的组织中，各条款中的文件已分门别类地集中起来，调整工作仅仅是在局部范围内，只需要对各个条款内的文件稍做调整后即可确定归档文件的类别、排序等工作，能有效保证文件的齐全完整和归档整理的效率。
年终调整工作的具体内容包括三个。
第一，检查归卷文件是否齐全完整。根据本机关划定的归档范围，检查归卷文件是否完整无缺。如发现问题，应及时做好补齐、修复等工作。对归卷文件中夹杂的一些没有保存价值的文件应坚决剔除，但必须认真对待本机关自身形成的文件，正确运用“弹性鉴定原则”（即鉴定文件应有一定的回旋余地）来判定其价值和取舍，因为这部分文件一旦剔除销毁就再也无法补救。
第二，检查归卷文件的质量。即检查归卷文件是否保持了文件之间的联系，保管期限是否准确恰当。在归卷过程中，文件一份份地积累起来，这种“自然生长”的过程有其内在的有机联系，但有时也会因利用文件或放置时的失误，错放或混放了卷夹，打乱了文件之间的联系；有时也由于初拟的保管期限不准确，需要修改等情况，在调整工作中应注意解决以上问题。
第三，部门领导复查签字。一般来说，部门领导对本部门的工作统观全局，由他们审阅调整后的案卷，往往可以发现那些未能收集到的重要文件，缺什么，补什么，从而进一步保证应归档文件的齐全完整。签字，以示领导人对案卷质量负责。
总之，现行各类社会组织原则上都应制定归档文件分类规划，并依照分类规划做好平时归卷和年终调整工作，以提高现行文件的管理水平，充分发挥现行文件的效用，实现制作文件的目的，同时也为档案工作奠定坚实的基础。
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