《高效能人士的信息整理术》

整理术 整理事务先把大脑清空

有不少商务人士都使用电脑或笔记本来管理自己的工作与日程。

但是，诸如“要给某某写感谢信”、“核销差旅费”、“买卫生纸”、“每月末核查银行里的账户余额”、“买礼物”、“更换驾照”之类不是很紧急很重要的事情又该如何处理呢？

估计没有多少人会把这么小的事情都记录在电脑或者笔记本里吧。

但实际上，这种繁杂的事情是相当常见的，如果不把它们记在什么地方的话，到时候就只有靠自己的大脑来保存这些信息了。

因为这些信息长期驻留在大脑的某个角落里，所以我们有可能在工作时会突然想起来：“啊，那件事还没办呢！”这样啊，要存钱了！

银 行

就会打断我们当时的思考，使精神难以集中，影响到工作的正常开展。例如，当我们第一次想起“信用卡要扣年费了，该去某某银行存钱了”时，实际上经常是距离要存钱的最后期限还有相当长的时间。

这个时候，如果不及时把这件事记在电脑或者笔记本上，之后我们便要经常回忆：“啊，要存钱了！”“要在几号之前存多少来着？”

如果我们事先将这件事记录下来，就可以不必在最后期限之前经常想着它了。正是因为没有做记录，才导致我们在工作中会突然想起来，并担心自己会忘记这件事情。

最要命的是有时我们会强迫自己停下手中的工作，找出信用卡公司发来的使用记录，进行金额和期限的核对与确认，等确认完后再工作时就很难再集中精神了。

人的大脑如果只需要记住一两件事情还好，要是上升到一二十件的话就很麻烦了。因为如果大脑需要记住的事情太多的话，会很容易混乱，就像一团糨糊一样。

脑神经外科专家筑山节在他的著作《使头脑清醒的十五种习惯》一书中，给健忘的人提出了一点建议：要尝试去创造一种能够让自己专注于琐碎工作的环境，想要创造这种环境首先要整理好自己身边的事物。只要养成了这种习惯，在工作时发生头脑混乱的情况就会大量减少。

具体来说，可以从准备一些文件夹或者文件盒对文件进行分类开始做起。这尽管只是对如何整理身边琐碎小事的建议，但是我认为也适用于其他方面。比如对大脑中信息的整理也可以用这种方法。

要想让自己专注于眼前的重要工作，就必须要清除大脑中的一切琐碎事情，使大脑处于一种“空荡荡”的状态。

所谓“空荡荡”的状态，就是指“大脑中没有很多必须要时刻记住的事情”。要达到这种状态就要对大脑进行整理。

怎样才能将大脑清空呢？

首先，将“必须要做的事情”和“需要记住的事情”全部写在TO DO列表上。

所谓TO DO列表，就是对“任务”（必须要做的事情）的记录。这是电子邮件处理软件所附带的功能，它也可以在互联网上提供在线服务。

我们将任务写在TO DO上，通过对其进行确认来管理任务的进度。

我们先试着将所有的任务都写入TO DO。这个时候，要注意：只要是有可能遗忘的任务，都要全部输入到TO DO中去。

从进行项目规划、制作议案、会见客人之类的重要工作，到存款记账、发邮件、买东西、上网查资料这类简单的工作，再到个人琐事，都应一股脑儿地全写进去。

之后我们只要扫一下列表，从最紧急的事项开始处理就行了。由于我们的大脑中没有任何必须要记住的事情，所以我们能够专注地做眼前的工作。

可以在TO DO中输入每周、每月、每年的定期任务，要是这些全部用手写的话，估计得花不少功夫。可以使用微软的邮件处理软件OUTLOOK来管理TO DO。可以通过这个软件对TO DO、日程表、邮件以及通讯录进行综合管理，所以使用起来非常方便。它可以将大量信息以TO DO或日程表的形式进行统一管理，并且可以自动输入周期性的任务。因此，可以说OUTLOOK是个很适用于“超级管理术”的软件。在使用OUTLOOK时，如果新追加一个工作任务，那么可以对其进行分类操作，在分类栏目中可以显示任务的执行状况。工作完成之后点击分类，任务便会从画面消失。（实际上是作为“已完成的工作”被保存了起来，以后可以随时查看。）随着工作一件件完成、一件件从画面上消失，您一定会产生一丝成就感，这种成就感也会成为我们工作的动力。

当我们在扫视TO DO列表的时候，除了关注工作的轻重缓急之外，还可以从“这件事该不该自己做”的角度进行考虑。

仔细想想，有些任务并非是一定要亲力亲为的。

对没必要非要自己做的工作，我们可以尝试将它们委托给他人。例如，想买书的时候不去书店，而是在网店购买，这样就可以节约去书店的时间。我们要学会将一些单纯性的“操作型”工作委托给他人或者进行外包，享受有偿服务。这样可以把更多的时间和精力投入到创造性的“思考型”工作中去。

整理术 提高工作效率要用好“外脑”

如今在我们的日常工作中，电脑已经非常普及，工作中大量的数字信息都可以通过电脑来储存和处理。随着科技的发展，电脑也日益高速化和大容量化了，给我们的工作带来了更大的便利。

换句话说，我们的整理工作可以越来越容易实现“程序化”了。但是实际情况却并非如此。和以前不用电脑的时代相比，在人均一台电脑的现在，并没有多少人真正感到“工作变轻松了”。

当然，其中一个原因是，随着电脑的普及，人们对工作效率的要求越来越高，这带来了工作量的增加；还有一个重要原因：很多人并没有把电脑充分利用起来。

据说，日本白领的工作效率比国外低。虽说在汽车领域，丰田这样的公司在世界上处于领先地位，但是在案头工作方把能让电脑干的活都交给电脑。

电脑干不了的活再交给人脑。

面，日本还称不上十分高效，其中一个重要原因就是：没有充分利用好IT设备。

在车间里，工作业绩可以通过产品的好坏来判断，但是白领们的工作业绩却是通过效率来衡量的。一个人端坐在电脑前，看上去似乎在认真工作，但也许他的电脑跟他的文件柜一样乱七八糟，他正在浪费大量的时间找文件，上述行为就是“没有充分利用好IT设备”的表现。

会熟练地操作电脑，这已成为一个现代人必备的技能。仅此还不够，我们要在熟练操作的基础上“充分运用其功能”。

所谓“充分运用电脑的功能”就是“把能让电脑干的活都交给电脑，电脑干不了的活再交给人脑”。

而那些日常事务性工作，如单纯的记忆或进行一些业务操作等，应尽量交给电脑来做，这样才能提高工作效率。

对于一个现代商务人士来说，电脑是他的另外一个大脑，那些人脑不擅长的记忆、计算、日常操作一类的工作，多使用我们的外脑——电脑，运用得好的话，工作效率会得到很大提高。

对电脑信息进行整理时提倡信息的一元化，在使用电脑时也一样，应把众多的信息集中在一台电脑内。

不少人喜欢在办公室时使用台式电脑，外出时使用笔记本电脑；还有人喜欢在公司时用公司的电脑，回到家时用自己的私人电脑。用两台或两台以上的电脑，会带来很多不方便与浪费。也许公司会有一些规章制度，不方便我们把电脑带回家，但是还是集中使用一台电脑比较好。因为工作中经常会出现这样的情况：

想要的文件不知存在哪一台电脑里了。

有的资料在两台电脑里分别保存了，但不知道哪个是最新的。

为了使两台电脑里的资料同步保存，要多花费时间与精力。

两台电脑里设定的模式有时不一样。

与客户往来的电子邮件不知在哪一台电脑里。

上述问题，相信使用两台或两台以上电脑的朋友们都遇到过，找文件最浪费时间与精力，这些如果也计算进成本的话，就等于白白丢掉了很多利润。所以，尽量使电脑里的信息一元化吧，这也是减少浪费的好方法。

建议大家使用可以不限场所、在哪里都能开展工作的笔记本电脑，特别是那些轻巧便携式的。如果在办公室里工作时觉得笔记本电脑屏幕太小不便于操作的话，可以重新接一个大的显示器，这样工作起来就方便多了。

要想让笔记本电脑变成一个真正合格的秘书或“外脑”，就要把大量的信息都放进去才行。

不仅是工作方面的内容，一些私人信息也可以保存在电脑中，这样就可以尽量不把自己的脑力浪费在记东西上，而是集中在思考上了。

因为已经实现了一元化管理，所以与电脑不能连接的日历本、PDA、手机上的日程表功能等等，都可以舍弃。

整理术 电脑文件“超级整理术”

把所有信息进行一元化管理之后，还要能够随时查得到所需要的信息才行，否则一元化管理就没有意义。随着科技的发展，现在只要使用“谷歌桌面”或“Windows搜索功能”，保存在电脑里的信息就可以立即被搜索到了。

“谷歌桌面”的优点是：不仅可以通过Word或Excel等文件名称进行搜索，还可以以文件内容为对象进行搜索，甚至邮件、阅览过的网页等，也都可以被搜索到。“谷歌桌面”还有一项十分便利的功能就是对电脑缓存内容进行搜索。

无论搜索怎么方便，毕竟还是要经过“输入关键词”、“搜索”、“设定目标文件”等几个步骤，要是能更加方便地找到自己想要的文件，不是更好吗？

因此，我们仍然需要设文件夹，并对文件夹再分类，总之，传统的电脑内保存文件的方法依然适用。

电脑文件“超级整理术”

但是，也不能过细地进行分类。有人把文件夹设了一层又一层，层层分类，管理得很细，这么做反而有弊端。因为有时会产生一些疑惑，如“这个文件，到底保存进哪个文件夹好呢”等等。分得越细，要找到目标文件花费的时间就越长。

对文件夹大致分类就可以，能把文件粗略地放进去就足够了。下面的方法可供参考：

1. 设一个名为“工作”的文件夹，与工作有关的文件都存进去

2.“工作”文件夹下按不同的公司和领域再设“大分类文件夹”

3.“大分类文件夹”下再按照不同的项目进一步设“小分类文件夹”

只要分为这三个层次，电脑内的所有文件都被有序地管理起来了。(www.xing528.com)

通常我们正在办理的文件数量并不多，只需把按项目分的文件夹名称起得详细一点，然后按时间顺序或名称顺序简单排列一下，想要的文件很快就能找到。

文件夹只要大致分类就可以了，但为了便于搜索，文件名称还是要详细一些才好。最好制定一定的规则，所有文件都按此规则执行，这样比较便于管理。

为了能迅速知道哪份文件是最新的，最好在所有文件名称中加上日期，以及“项目名称”等关键词。有的人把文件名起得很短，看上去很简洁，但是一旦找起来就费时费力了。为了减少这种不必要的麻烦，还是把关键词放进文件名称中去比较好。

即使是客户发来的文件，最好也要重新命名，把时间和关键词都放进去，日后想要的时候就很容易搜索到了电脑的桌面就像办公桌一样，如果乱七八糟的话会影响工作。一些人的电脑桌面上已经满得一点空隙都没有了，在这种状态下，他肯定自己也弄不清哪份文件在哪里。

所以电脑桌面上的文件夹数量最多不应超过10个，而且要放“大分类”型的文件夹，用快捷方式保存，总之按鼠标不超过三下就应该能找到想要的文件。

对于正在办理中的文件，可以按不同项目设文件夹，放在电脑桌面上。如果文件每次都能用快捷方式打开的话，有利于提高工作效率。

文件一旦处理完毕，就保存进已进行分类的文件夹里。设一个名为“其他”的文件夹，把那些看上去不易分类的文件保存进去，日后有时间时再研究到底该如何分类。

管理电脑文件夹的方法因人而异，基本原则是“分类和搜索时，尽量不花费时间”、“不需要记忆”，也许每个人都能找到适合自己的好方法。

虽说现在电脑的安全性能越来越好，但是依然会有突然出故障的情况发生。一旦电脑坏掉、信息丢失的话，那损失就太大了。为了避免这种现象发生，重要资料应当备份。虽然我们有备份的意识，但往往等到想起来要备份时已经太迟了，因为这时电脑已经出故障了。因此应选定日期，定期给重要文件备份。当然，也可以买来移动硬盘专门用于给文件备份。

整理术 信息的获取与整理

市场规律中有一条“20/80法则”，就是说往往20%的商品的销售额占总销售额的80%,20%的顾客购买了80%的商品。这条法则的深层含义就是：重要的东西往往只有那么一点点。对于信息来说，“20/80法则”依然适用。我们平时通过电视、报纸、网络、邮件以及与人交往获得的信息当中，真正有用的或利用频率较高的其实并不多，充其量也就20%左右。

在信息像洪水一样泛滥的现代社会，如何搜集到真正对自己有益的信息，已成为一项重要的商业技能。仅仅“获得信息”是远远不够的，要能甄别出真正对自己有用的信息才行。

从这个角度来说，在搜集和整理信息的过程中也需要用到“超级整理术”，高效地搜集并及时整理信息，再灵活运用，这一点很重要。

虽然真正重要的信息也就那么一点点，但信息靠量取胜。

搜集网络信息时

可以灵活运用邮件或RSS

哈哈，

找到了！

正因为有了大量的信息，才有可能在其中找到真正重要的内容，也就是说，如果得到贵重信息的概率是相同的话，分母越大，获得的有用信息越多。所以，先大量地搜集信息吧，先把自己淹没在大量的信息里，然后再进行取舍。

要想获得大量信息，首先要确保信息源头畅通。当然，如果全部信息都靠自己去收集的话，那太费时间了，最好是让信息能够自动地向我们“飞”来。

只要选择好自己喜欢的新闻网站，每个小时去查看一下就发现，主要的新闻都已经在里面了。读的时候也尽量不要花时间，除非是特别感兴趣的，才打开仔细阅读，一般的新闻浏览一下标题就可以了。如果有真正重要的内容，可摘录了保存在电脑里，或用邮件转发。

搜集网络信息时可以灵活运用邮件或RSS。只要在“谷歌LEADER”里登录自己喜欢的博客的RSS，即使不打开那个网站也能读到最新内容的概要。

想浏览的博客如果只有几个网站那没问题，如果超过了10个的话，光是确认博客更新了没有，就是一项繁重的工作。如果使用“RSS LEADER”的话，可以一下子找出多个博客的标题，或根据标题查出文章概要，可以既迅速又高效地获得想要的信息。

使用“RSS LEADER”，还可以自由变换文章顺序，或给文章贴上标签。

要想在某个领域搜集一些特定的信息，或者想获得比报纸上更详尽的信息，那么，杂志是最好的信息来源了。

和读报一样，读杂志也是先浏览标题，然后认真读自己关注或感兴趣的内容，如果有些信息对自己有益，就摘录在电脑里，其中也有一些信息基本上不读就处理掉了。

同时还可以订阅各种电子杂志。有些人正在工作，突然电子杂志到了，他们忍不住就会读起来，这样往往不能把精力集中在工作上。为了减少这种时间上的浪费，可以用一个专门的邮箱接收电子杂志，这个邮箱只有晚上睡觉前才会打开。把邮箱里有用的信息大致浏览一遍即可，不要在这方面花很多时间。

每次都要我们自己去搜集信息的话，在信息的领域、品质等方面容易出现偏差，要是每次都只挑自己关注的信息，我们得到信息的范围会变窄，渐渐地我们看待和思考问题的视野也会变得狭隘。

鉴于上述种种原因，最好能做到：让那些只需登录一次的电子杂志，源源不断地把信息送到我们的邮箱里。

广泛搜集各领域的信息固然很重要，但同时，有目的地搜集某一个特定领域的信息也非常重要。所谓特定领域，比如“最新金融信息”、“如何提高工作效率”、“对环保有贡献的最新技术”、“最受欢迎的餐厅”等等，总之，就是你最希望详细了解的某个领域。

因此，我们需要确定主题，主题就像一个过滤器，当我们被大量信息淹没时，与主题有关的信息会自然而然被过滤出来，这也是搜集信息时提高信息精度的一个“规则”。

设定主题时，应放进关键词，这样才能得到比较详细的信息。可以根据自己的需要与兴趣，考虑几个搜集信息的主题。

在搜集、保管大量信息时，可以考虑使用“专用摘录软件”。

从他人口中听来的一些宝贵信息，也许最初几天能记住，但过些日子就忘掉了，就算记录下来也是如此。与其困难地拼命回想，不如设置一个“自动定期回顾”，像TO DO里面的“提醒功能设定”就很实用。

整理术 用“超级整理术”迅速处理邮件对于现代商务人士来说，发邮件已成为一项重要的联系方式，与客户之间的往来、公司内部的信息传递等等，很多事情都要靠邮件来完成。虽说使用邮件十分方便，但也带来了一个问题，那就是“该如何整理这些数量庞大的邮件呢？”

对于企业的管理人员来说，职位越高，需要处理的邮件就越多。可以说，邮件的整理都快成为现代商务人士的一大烦恼了。要是每封邮件都仔细阅读的话，光是读这些邮件，就要花去一天的时间，所以，必须运用“超级整理术”迅速对其进行整理。

为了能够迅速高效地处理邮件，可以为自己设定三条规则：1.邮件打开后只读一遍。

2.在五秒钟内作出判断。

3.邮件要写得简洁明了。最好分条分项写，写成“清单”

收到别人的邮件后，哪怕不能立即详细回复，也应先回复一句。

邮件看到了

格式。

如果邮件需要回复的话，必须读完立即回复。有时无法立即回复，可以把这些已读过一遍的邮件保存在收件箱里，并归在“尚未处理”那一类邮件里，有空时一并回复。

判断邮件要快，尽可能减少犹豫和思考的时间。要是能把那些犹豫不决的时间都节省下来的话，工作的整体效率会提高许多。

收到别人的邮件后，哪怕不能立即详细回复，也应先写一句“邮件看到了”或“回头再答复您”发给对方，这一点很重要。

如果不及时回复，对方会一直处在一种“不知邮件收到了没有”的不安之中，如果要根据答复进行某种业务处理的话，那么对方更是会焦急地等待回复。

如果让对方等得太久，对方说不定会再次发一封邮件过来，或是打电话过来询问，这样会让好不容易建立起来的信赖关系受到损害，对双方都是一种损失。

总之，尽快回复邮件不仅可以提高工作效率，更有助于建立起与商业伙伴之间的信赖关系。

而且，一旦你给对方留下了“这人总是很快回我邮件”的印象，对方也会以同样的态度来回报你的。这样，大家就可以以邮件为主要沟通渠道而少打电话，打电话是很浪费时间的。

时间一长，连对方的习惯也会被你“规则化”了。

整理邮件可以使用OUTLOOK的“分类项目”功能。“分类项目”功能是一种用颜色和标签给信件分类的功能，可以自由地设定10种以上的颜色和项目名，不用对邮件进行“拉拽”

操作就可以进行分类，打开收件箱后，各种邮件一目了然，这一点与对文件夹进行分类的方法相比更加方便。

下面的分类项目可供参考：

未回复的邮件……红色。

当天需要用到的邮件……蓝色。

正在等待回信的邮件……黄色。

先保留下来再说的邮件……橙色。

保存资料……绿色。

将邮件按以上几种类型进行分类，然后保存在相应的地方。

由于OUTLOOK中的TO DO有查看“分类”和“未读”

信件的功能，因此可以仅对重要邮件进行处理，凡是出现在画面中的都是未处理的邮件，尚未处理的邮件就等同于未完成的工作。

如果查看了“未处理邮件”和“TO DO”，发现可以将剩下的邮件全部删除的话，就等于是完成了对邮件的整理。