外文图书查重工作流程及重要性

（一）外文书刊采集的方法

外文期刊因学科建设、服务内容和经费不足等的变化而略有增、减外，其订购的方法比较固定，在此不予赘述。外文图书，各馆订购的数量有限，少的只有几种册，或几十种册，或几百种册，最多也只能上千种册或上万种册。由于外文图书书价昂贵、订购数量比较少。因此，我们更应该对外文图书的采集工作多加研究。

1.准备工作

外文图书采集的准备工作，主要是征订目录的收集与评价。外文图书征订目录主要有三种类型。这三种类型的征订目录，各有自己的特点与局限性。

（1）国内选编的外文图书征订目录。随着我国图书贸易体制的变化，目前已形成了两家称雄、众家纷争的局面。所谓两家称雄，是指中国图书进出口总公司（简称“中图公司”）和中国教育图书进出口公司（简称“教图公司”）并驾齐驱。所谓众家纷争，是指以上两家公司与中国国际图书公司、中国出版对外贸易公司、北京图书进出口公司等多家纷争的局面。从其征订目录的出版周期、稳定性、期容量和年度总容量来看，中图公司与教图公司可谓各有千秋，其他公司的征订目录则要差一些。

（2）国内编印的影印外文图书征订目录。依照国际知识产权组织及版权法组织的有关规定，我国目前只编印了一份经授权出版的外文图书（含港台书）征订目录（即wb 目录）。由于是世界图书出版公司一统天下，故不存在比较与选择的问题。

（3）国外编印的外文图书征订目录。这种征订书目的获取渠道主要有三条：一是国外出版发行机构直接寄送给各有关图书馆；二是从中图公司、教图公司等图书贸易公司获取。主要是单页或书本式目录，报道最新出版物，但其系统性、完整性、稳定性都不太好，这种书目印刷考究、出版及时，有较详细的内容介绍，利用其作为选订国外出版的图书工具，可大大提高外文图书的引进速度；三是出版周期较长的在版书目及国家书目等。比较著名的有：鲍克公司出版的《美国在版书目》，一年修订出版一次；英国的《惠特克在版书目》，每年10 月出版等等，都可作为重要的订购工具。

2.初选与确定

由于外文图书品种繁多，价格昂贵，而图书馆的购书经费有限，一个图书馆每月能订购的外文图书少的为数种、多的为数十种至数百种或上千种而已。这样，如果图书馆再有选书委员会或选书小组负责选择外文图书，那么文献采集人员的工作岂不是十分轻松自在吗？答案当然是完全相反的。外文图书的选择要求文献采集人员的责任心、情报知识水平、专业知识水平、外语水平等都须发挥较好，才能完成这项须慎之又慎的重要工作。

目前，大多数图书馆的文献选择组织与制度都不够完善，成立专家选书委员会的不多，更谈不上有约束力的规范化与制度化。外文图书选择大多采取由文献采集人员（或小组）初选，由图书馆领导审核的订购方式。这样，就会出现两种可能情况：其一，文献采集人员（或小组）选出的书数量太多，超出了月度计划，应该也必须割爱，这种割爱工作是很痛苦、很困难的事；其二，如由文献采集人员（或小组）初选，则一个人或几个人的专业知识水平是极其有限的，无法保证采购到有重大参考价值的图书。由于上述原因，我们认为为了保证外文图书的初选质量和最后做出正确的决策，必须注意以下两点：

（1）保证初选质量

从高等学校与科研机构的图书馆来说，都是采取由教学、科研人员圈选征订目录，再由图书馆采集人员初选的方法。但科研、教学人员圈选的数量可能太大，从而使采集人员取舍两难。为解决这一难题，可在下发（各系、所、室）传阅的征订目录封面上，要求读者在所选择的图书前标上“急需”“重点”“一般”的字样或其他替代符号，如“※”表急需，“A”表重点，“V”表一般等，并注明选择人的单位代号和姓名。为节约时间，可刻一个满足上述要求的印鉴。这样，采集人员就有了初选的可靠依据。

文献采选人员在初选时可从以下几方面考虑取舍。一是如果有三个以上的系、所、室提出订购同一种书，其中，有一个单位注明该书属于急需或重点，可确定订购之。二是两个单位提出订同一种书，而且都认为该书为急需或重点，可确定订购之。三是如果仅一个单位提出要某一种书，即使他们认为是急需或重点书，也应视具体情况决定取舍。例如，属于国家重点科研项目急需的书、研究生教材、教师开设新课程急需的参考书、属本单位专业范围之新学科、新工艺、新技术的书、学科带头人教学科研急需的书，等等，一般皆应予以订购。

文献采选人员经过以上统筹考虑，并在自己全面审阅、拾遗征订目录之后，就可以提出一个令人满意的初选清单了。可以认为，不用烦扰领导审核，这样的清单也是合格的。

（2）认真做好外文图书的查重工作

查重工作是一种书在初选之后到订购之前必经的过程。所谓“查重”，就是检查核对图书馆以前是否收集过某种文献，或已订购某种文献，以避免不必要的重复。参加外地书展时，应回馆查重后再向图书公司送交订单。也可确定一个选书期限，抽出该期限内的查重目录卡现场查重。造成误购、重购的客观因素主要有：①目录报道上的不一致；②书名变化；③国际书号变化；④书商为了赢利，把旧书当作新书预告；⑤出版形式改变；⑥丛书、多卷书既有统一名称，又有分册名称，往往交叉报道；⑦作者的报道问题，常常把作者姓名颠倒或交替报道，造成不同作者写了同一论题的书的假象；⑧会议录的报道尤其复杂，经常以会议名称、会议机构、专业名称、学会名称或编者等不同角度重复报道。

建立结构合理的预订目录，是进行查重的基础：为保证查重工作的顺利进行，必须确定统一的排检规范，建立著录标准，以便于对书名与著者等的选取进行规范性控制，防止选取不一。例如，书名中的冠词是否应参与排序，著者是名在前还是姓在前，以及个人著者和团体著者的排序方法等等，都必须有明确的、统一的规定。在此基础上，建立健全结构合理的预订目录。(www.xing528.com)

预订目录主要有书名目录、著者目录、国际书号目录三种。可在初选时采用剪贴的方式制作预订目录卡（零订书则用填写方式制作预订卡），并同时剪贴四份，三份作预订卡之用，一份作订购之用（如供剪贴的征订目录不够，可采取复印的方式解决）。然后，在书名、著者、书号部分划上红线作为三种预订卡排序，这样，既可节约制卡时间，又可在必要时参见有关项目。

书到馆后，应在预订卡上加盖入藏章；如确信该书已被取消，则加盖注销章。诚然，还应在预订卡上注明预订或到馆日期。由于采集是第一关，又由于主要是为了查重，故就外文图书而言，制作预订卡就可以了，而不必再制作订购目录、馆藏目录等。

制作预订目录和查重，是一项相当费时费力的工作，但如建立了计算机采集系统，由系统提供多途径检索查重，则可大大减轻工作量，而且，还减少了验收、统计、编目等的工作量。

3.订购与验收

（1）订购。从程序上讲，初选订单应经有关负责人审核后方可成为正式订单。如运作制度健全、采取了科学的、卓有成效的初选对策，也可由文献采集部门人员自行确定正式订单。因为负责人个人的所学专业知识是有限的，他所否决的某份订单可能涉及的是一种非订不可的重要参考书，那么，审核的意义就仅仅徒具形式了。因此，究竟是否审核、如何审核、是否不必审核等问题，不能以简单的“是”或“否”来回答，而应依具体情况而定。

（2）验收。向图书进出口公司订购的图书到货后，文献采集人员须做好验收工作。如发现有图书公司错发书、本单位误购、重购书、所订书有质量问题，须及时联系退书或与兄弟单位调换；如发现到书价格与预订价相差太悬殊，须及时向图书进出口公司查明原因。对发现的问题须做详细记录，并尽可能在预订目录卡上反映出来。

（3）新书报道与采集统计。新书从到馆开始，要经过验收、登录、编目、典藏、入藏等一个颇为漫长的加工过程。为了让读者尽快参阅一些重要图书，文献采集人员应及时通知有关读者来馆审核，如其确实有重大的参考价值，可限期借阅或复印之。这样，哪怕是提前十天半个月让读者使用这些书，所产生的社会效益与经济效益都是不可估量的。全面的新书报道工作则应由编目人员在编目工作完成后进行。搞好文献采集工作所必需的各项统计工作，如数量、经费、文种、专业类别等亦须及时、准确地进行。

（二）非订购途径获得外文书刊的方法

1.馆际文献的交换

书刊交换是馆际间一种以“物”易“物”的行为，凭着交换达到互通有无、调剂余缺、丰富和补充馆藏的采集目的。书刊交换不仅具有经济意义——节约经费和外汇，还可以获得从其他途径无法获取的非营业性的内部出版物，增进馆际交流和友谊。

为做好交换书刊工作，须切实做好以下几项工作：①准备交换资料，这是进行交换的前提；②选择对口的交换单位；③建立交换关系；④选择交换方式，即商定用计件方式还是计值方式，指交换书刊数相等或价值相等，切不可斤斤计较；⑤建立交换关系文档，做好统计分析工作。

2.合作采集和资源共享

合作采集在国外已有成功的经验，在我国却难以推广、深化。我们知道，合作采集不是分享贫困而是共享实力。应该做到的是，每一个参加者都应当有可贡献的东西，而且乐于并能够使自己的资源被组织中的其他成员利用，而不是斤斤计较于权利、义务、报酬等的划分与对比。

资源共享的一种方式是获取版权法所允许的复印件。目前，我们有些单位的复印技术已相当成熟，复印书摆在书架上已相当美观，其复印费与原版书价格相比十分合算，故是补充藏书的良好手段。

3.受赠

不少图书馆都能获得国外的个人或团体的赠书。这些赠书，尤其是个人赠书，往往是其代表作或涉及其所钻研、喜爱的课题，故有相当的价值。影响较大、较广的国外赠书有美国亚洲基金会的赠书，这些书由上海外国语大学图书馆转发，仅收取慢件运费。转运中心采取分类配发的方式，各馆填写自己所需书的大类后，就可源源不断地得到赠书，这对于节约经费、丰富馆藏、满足读者需要，都具有重要的意义。