《高校教学档案管理理论研究与实践》：提升信息化建设的对策

高校档案工作存在的这些问题，究其原因是多方面的，但最主要的原因有二。一是认识不到位，重视不够。表现在部分高校对教学档案在学校工作中的功能和作用认识不足，没有充分认识到档案是一种具有特殊价值的信息资源，档案工作是办好学校的重要基础工作之一。因而档案意识不强，重视不够。二是档案建设投入不足，在高等教育快速发展的今天，各学校在发展过程中面临许多困难。需要经费投入的地方很多，对档案建设投入相对较少，致使档案建设中许多应该解决的问题，得不到及时解决，档案建设跟不上学校发展的步伐。

（一）改进我国高校档案管理信息化发展的对策与举措

针对我国高校教学档案信息化管理存在的诸多问题，结合高校教学档案管理的多重功能，加大高校教学档案管理信息化改革与发展力度，服务于高校发展和学校人才的培养。

1.从观念和认识上，强化学校领导层、全校教师以及档案管理人员本人对信息化建设的地位和功能的认知和重视

其一，通过各种新旧媒体、传统与现代的手段，从教学、科研、档案管理本身等方面，宣传高校教学档案管理信息化的重要性，引起学校领导层面对高校教学档案管理信息化建设的重视。其二，引导高校教学档案管理从业人员务必要主动抛弃传统的教育手段和观念，积极吸收、学习和使用信息化的管理理念和技术，提高自身档案管理的现代化水平。

2.多方筹集资金，加大对高校档案管理信息化建设的各项投入，不断完善其发展所需的软件与硬件设施

一是加大对高校教学档案管理的从业人员队伍建设，加大其现代技术技能使用的培训；二是努力提高学校档案管理信息化发展所需的软件设备，包括提高互联网的建设、管理软件的提升、电脑系统本身的更换；三是积极开发和建设好教学档案，不断丰富学校教育教学的信息档案资源库。

3.从安全和科学化角度处理好档案信息本身的保密与开放，规范化与标准化建设

一是从现代信息技术上，做好高校教学档案信息化建设中的档案信息开放与保密的具体事项；二是从科学角度上，严格规范高校教学档案管理信息化的发展，力求标准化，以便与其他高校教学档案管理信息化工作建立共享机制。

4.从制度和机构上，加大对高校教学档案管理信息化建设的支撑

一是建立专门的高校教学档案管理信息化的统筹机构，以便促使校内各大部门之间的信息整合与共享，建立起长期、持久的协作、共享、共赢与协同创新的发展机制；二是积极完善高校教学档案管理信息化建设的各项制度，努力做到各项信息化举措都有章可循。

（二）高校档案部门强化教学档案信息化管理的对策(www.xing528.com)

1.解放思想，更新观念，树立新的档案管理意识

要提高高校教学档案利用服务的质量与效率，必须树立适应高校教育产业化、市场化发展要求的档案利用服务观念。具体来说，一是全面服务观念，即通过各种服务方式与方法满足学校内、外部公众用户的利用需求。二是主动服务观念，即摒弃被动的传统服务观念，主动寻找用户。三是及时服务观念，即在第一时间内满足档案用户的利用需求。

2.提高认识，加强领导，理顺管理体制

档案工作是高校全局工作的重要组成部分，是高校改革与发展不能缺少的重要管理工作。为了对档案工作科学管理、高效服务、便捷利用，可考虑对高校现有的档案部门进行整合重组，即机构整合、人员整合，改革管理体制，理顺工作流程，改善档案管理条件和工作环境，建立指挥灵活的档案管理信息网络，消除工作死角，尽快使高校教学档案管理利用工作步入规范化、科学化轨道，使档案工作与学校其他各项管理工作同步发展。

3.优化档案结构

首先，要根据高校自身的性质和特点，完善和优化档案结构，既要有文书档案，又要有学术科研档案、专类档案等，特别要着重收集反映专业、学科、科研、管理、服务等方面特色的“闪点”档案和“亮点”档案；其次，实行多载体保存，不断加强电子档案的收集和整理，逐步实现学校教学档案的数字化；第三，要加工浓缩精品档案，减轻室藏档案的保管压力；第四，及时对失去利用价值的档案进行鉴定销毁。

4.大力加强队伍建设，全面提高人员素质

知识经济时代是真正以人为本的时代，知识经济的竞争，就是人才的竞争，因此，加速培养高素质的档案人才，也是高校教学档案管理的核心所在。要加强档案人员素质建设，主要从以下几方面入手：首先，要在档案人员中普及现代知识技术教育，改善其原有知识结构，加强新知识和新技术培育，尤其注重培养他们的创新意识、创新能力；其次，了解和掌握与档案专业相关学科知识，了解其他各方面工作的内容和规律，更好地为各项工作开展服务；再次，要同时注重加强思想政治教育和职业道德教育，选配德才兼备的新生力量充实档案专业队伍。

5.消除落后的传统文化心理影响

从高校教学档案工作的主管领导，到高校教学档案管理者，再到教学档案使用者，都要扭转对档案性质的认识，树立档案文化观；增强社会的档案利用意识，把高校教学档案由机密文件变成可用文化资源，把高校教学档案工作者由传统的“机要人员”变成现代的校园“文化使者”；把学校的品牌专业、品牌成就全方位、多角度传播到全校教职工、全体学生中，乃至传播到社会。

高校教学档案信息化将会成为各高校师生查询信息最全、最新、最方便的途径。伴随着网络与通信技术的不断发展，高校档案部门将会逐步趋向于数字档案馆的建设，未来的数字档案信息将会形成一个巨大的信息空间，档案信息在网络上被传输、检索和利用。