图书馆信息化建设与档案管理实践

图书馆信息资源建设为信息资源管理提供了前提与基础，只有先进行信息资源建设，才能进行信息资源的合理组织管理。广义上的信息资源管理活动过程是包括信息资源建设过程的。图书馆信息资源管理活动是图书馆各项管理活动的基石，是实现图书馆社会价值的主要方面。

（一）图书馆信息资源管理的内容

图书馆的信息资源管理着眼于发挥信息资源的效益，也就是要运用科学的手段和方法，重复挖掘信息集合中的信息内涵，将其加以完整、准确地揭示，以全面满足社会的信息需求。图书馆信息资源管理的基本目标是信息资源的合理配置和有效利用。图书馆信息资源管理的主要内容包括以下三个方面：一是信息资源规划；二是信息资源的合理配置；三是信息资源的组织管理。

1.信息资源规划

信息资源规划是指对企事业单位或政府部门信息的采集、处理、传输和使用的全面规划。其核心是运用西方国家先进的信息工程和数据管理理论及方法，通过总体数据规划，打好数据管理和资源管理的基础，促进实现集成化的应用开发。信息工程的总体数据规划，实际上是信息资源开发利用的主体部分，旨在解决分散信息系统的集成和集成化信息系统的建设问题，将信息资源管理基础标准的建立贯穿于总体数据规划过程中，这就是信息资源规划。图书馆的信息资源规划是指制定信息资源建设规划与发展政策，包括制定信息资源建设的目标、文献的选择和采访政策，网络信息资源的评价、选择、获取方式和开发政策，数字化信息资源建设政策，入藏文献的合作发展政策，馆际互借和资源共享的政策，入藏文献的组织管理政策等。

2.信息资源配置

信息资源配置是以人们的信息资源需求为依据，以信息资源配置的效率和效果为指针，调整当前的信息资源分布和分配预期的过程。信息资源的合理配置和有效利用是信息资源管理的核心要求。信息资源在时间、空间、数量上相互结合后配置的结果，就形成各种各样的信息资源结构。信息资源结构是否合理取决于信息资源的配置是否合理。图书馆应该通过多种渠道和技术方法来扩大馆藏，逐步形成传统出版物和电子出版物、网络信息资源互补优化，现实馆藏和虚拟馆藏并存的科学的信息资源体系。信息资源的配置应遵循以下原则：

（1）确保信息资源布局的效果。资源配置的目的是使信息资源尽可能得到充分利用，也就是尽可能满足读者的需求。在当今的信息时代，一方面读者激增；另一方面读者成分复杂化、需求复杂化，信息资源配置面临的是多元化的信息资源与多层次化的读者需求之间的矛盾。资源配置必须提高针对性，保证实现较高的信息利用率。图书馆根据信息利用情况决定配置，使资源建设和资源的需求结合起来，最大限度地满足读者的需求。

（2）注意资源结构的层面。图书馆信息资源结构是一个多因素、多层次的结构，如信息资源的学科结构、文种结构等。图书馆资源必须以明确的馆藏目的为前提，将不同学科、不同语种、不同知识结构和学术层次、不同载体类型的资源加以合理组织和科学配置，不仅要体现内容的完整性和学科之间的内在联系，而且要保证重点、照顾一般，这样才能充分发挥资源的作用。

（3）从信息资源整体化出发。各级各类图书馆应立足资源保障的整体，从整体化出发，在统筹规划和各馆协商的基础上，对资源配置进行分工协作。首先应在各系统图书馆内部根据地理分布、读者需求的差异和资源配置的特殊要求进行纵向布局，各级图书馆在系统内部统筹规划指导下，分工负责馆藏资源和网上资源库的建设。纵向互联促成各系统内部形成共享网络，在系统纵向布局基础上，在各地区内进行各系统之间的横向联结，逐步推进，最终建成纵横交错、高效有序的全国统一的信息资源保障体系。

（4）营造资源特色。图书馆都把馆藏特色作为衡量图书馆文献资源体系优化与否的重要标志。不同类型、不同系统的图书馆有自己独特的任务和功能，从社会上采集的信息在不同的图书馆各具特色。可以说，一个毫无特色的图书馆根本就没有建立起自己的文献资源体系。特色化文献资源体系既是资源共享的要求，又为资源共享奠定了基础。

3.信息资源组织管理

（1）传统文献的组织管理。传统文献的组织管理主要指印刷型文献的管理，主要是依据各种分类法（如中图法、科图法等）进行科学的分类与建立各类目录体系（如主题目录、分类目录等）。随着计算机技术、网络通信技术、多媒体技术等信息技术的高速发展，文献的存储介质及提供服务的方式均发生了巨大的变化。可以通过建立书目信息数据库来管理网络环境下的印刷型文献。

（2）电子出版物的组织管理。电子文献在图书馆馆藏中所占的比例与日俱增，但到目前为止，有关电子出版物的组织管理仍没有成文的标准，各图书馆只能在实际工作中不断地摸索总结，以逐步完善该类出版物的组织管理体系。

首先，电子出版物的标引规则问题。目前，国内尚无统一的电子出版物的分类标准，有的使用《中国图书馆分类法》（以下简称《中图法》），有的根据电子出版物的特点，参照《中图法》制定电子出版物的分类法，各馆各行其是。

其次，电子出版物的计量标准。电子出版物按载体分有磁、光、电介质，按文献类型分有电子图书、期刊、数据库等。电子出版物的计量是以载体还是以内容整体性为标准，还没有确定。

最后，电子出版物的存放管理问题。电子文献不同于印刷型文献，以磁盘为代表的磁质电子文献怕磁场、怕挤压、怕高温、怕灰尘；以光盘为代表的光质电子文献怕挤压和划伤、怕强光长期照射，但不怕磁场。因此，最好将电子文献放置在远离磁场、干燥阴凉、密闭、防尘性较好的地方予以保管，而且要竖立，不能叠压摆放。

（3）网络信息资源的管理。相对于文献信息资源而言，网络信息资源的组织管理具有相当大的难度。由于网络信息资源采用数据形式表达，内容广泛，比较分散，难以规范和结构化，且网络信息资源极其不稳定，变化更新频繁，内容特征抽取复杂，用户界面要求很高，因而对信息资源的组织与管理提出了更高的要求。

1）网络信息资源的组织方式。网络信息组织以现代信息技术和情报学等方法为主要支撑手段，目前主要有以下四种方式：

第一，文件方式。文件组织网络信息资源的方式是以文件为基本单位共享和传输信息。这种组织方式简单方便，在一定程度上使信息组织的难度减小，成本降低。但是，这种方式难以反映庞杂的信息之间的内在联系，因此难以有效地控制和管理结构复杂的信息；同时以文件为单位使网络的负载越来越大。

第二，数据库方式。数据库方式是在文件方式的基础上发展起来的，就是将所有获得的信息资源按照固定的记录格式存储组织，用户通过关键词及组配查询就可以找到所需的信息线索，再通过信息线索连接到相应的网络信息资源。这种方式降低了网络数据传输的负载，提高了信息管理的效率，而且使信息处理更加规范化。数据库方式是当前普遍使用的网络信息资源的组织方式。

第三，主题目录方式。这种组织方式是将所有获得的信息资源按照某种事先确定的概念体系结构，分门别类地逐层加以组织，用户通过浏览的方式逐层加以选择，直到找到所需要的信息线索，再通过信息线索连接到相应的网络信息资源。这种方式有严密的系统性和良好的扩充性，但不适合建立大型的综合性的网络资源系统。

第四，超媒体方式。这种方式是将超文本与多媒体技术结合起来的组织方式。这种方式避免了检索语言的复杂性，符合人们思维的习惯。但如果超媒体网络过大，就容易造成“迷航”现象。

2）图书馆对网络信息资源的管理。

第一，建立专业信息资源指引库。指引库在物理上并不存储各种实际的信息资源，它存放的是有关主题的数据库或服务器的地址等信息，可以指引用户到特定的地址获取所需的健康信息。专业信息资源指引库将互联网上与某主题相关的站点进行集中，按照方便用户检索的原则，以用户熟悉的方法组织起来，弥补了搜索引擎的不足，更适应用户的需求。信息资源指引库由三部分组成：一是反映信息资源的统一资源定位器，即信息资源网址；二是原始信息，包括访问频度较高的原始信息资源的镜像等；三是一套方便信息组织和读者查询的支持技术（检索软件）。我国一些单位也开始了专业信息资源指引库的开发研究。

第二，建立互联网上虚拟图书馆。虚拟图书馆是搜索引擎、专业指南系统以及专业指引库的发展。它是针对某一学科或领域的研究者的需要，将互联网上有关研究机构、实验室、电子书籍、学术期刊、会议论坛等与某一学科领域相关的网络信息资源的线索汇集之后，以主题目录或数据库的方式结合起来，以超文本链接组织起来的信息资源库。虚拟图书馆的信息资源具有明显的针对性，查询结果有一定的推荐性。

第三，建设数字图书馆。数字图书馆的概念产生于20世纪90年代初，最初是用来描述一个数字化的信息体系结构的。总体而言，对数字图书馆有两个方面的理解：一些图书情报界人士将“数字图书馆”理解为“以数字形式存储和处理信息的图书馆”，即将其看作以图书馆工作为基础的图书馆自动化系统发展的新模式；另一些人则赋予数字图书馆更广泛的内涵，数字图书馆是网络信息资源的未来管理模式，而数字化信息的描述和标引是数字图书馆的关键要素，它涉及元数据的制作。元数据是专门用来描述数据特征和属性的数据。为了组织互联网信息资源，围绕HTML和XML环境产生了一系列元数据规范。

（二）图书馆信息资源管理活动的过程

图书馆信息资源活动过程实际也是信息资源管理的实现过程。信息资源管理的实现具体分为以下步骤。

1.信息分析方法

信息需求是信息用户最为本质的特征。信息用户在信息资源管理的不同领域有不同的称谓。对图书馆而言，图书馆的信息用户就是读者。而不同类型的不同层次的读者的信息需求也是不一样的。分析读者的信息需求，可以更好地满足读者的需要，充分发挥图书馆的价值。一般而言，用户信息分析的方法有以下四种：

（1）关键因素分析法。关键因素分析法的应用旨在确定用户对关键信息的需求。如图书馆馆员在向读者提供咨询服务时，可以首先要求读者确定自己所需信息包括的要素，然后对诸多要素进行归纳和分析，以明确关键信息，也就是读者最需要的信息。

（2）规范分析法。规范分析法是以用户的各类职业工作目标为基础，从用户实际工作和环境分析出发，经过目标—功能系统研究，明确用户所需的信息范围、类型、提供方式等规范模式，然后按规定标准确定用户的实际信息需求。如高校图书馆，应该了解学校的专业设置和结构，以及各专业的师生比例等概况，然后才能做出科学合理的信息需求分析。

（3）过程分析法。过程分析法属于一种综合方法，它的基本思想是：用户的事务处理是信息保证或服务的基础，因此可以通过对用户业务过程的系统考察和分析，将反映在过程中的常规信息需求加以提取和确认。(www.xing528.com)

（4）目标—手段分析法。目标—手段分析法是一种从用户业务工作目标分析开始，研究用户实现工作目标的具体路线、方法和手段，按工作环节自上而下地推导信息需求的方法。

2.信息源分析

用户的信息需求确定后，信息资源管理过程便进入第二个阶段，该阶段的目标是对照用户的信息需求寻找信息源，或者是在广泛分散的信息源与特定的用户信息需求之间寻找平衡点。图书馆信息资源管理中的信息源分析主要是文献信息源分析。对文献信息源的分析主要集中在以下两个方面。

（1）价值分析。文献信息源的价值建立在一定信息量的基础上，换言之，数量是质量的基础。目前常用的衡量文献信息源质量的方法有两种：一是信息资源管理者根据用户对文献信息源的一般要求对其进行评分评定。有关研究者一般用及时性、完整性、新颖性、可靠性和简明性等指标来评定文献信息源。二是由信息用户根据自己的实践需要来评定。由于第二种方法较为复杂且变化过大，所以第一种方法运用得较多。

（2）分布规律与变迁规律分析。文献信息源的分布规律是对特定文献信息源的不平衡分布的描述，主要包括布拉德福定律、洛卡特定律和齐普夫定律。布拉德福定律主要探讨特定学科期刊论文的不平衡分布问题。洛卡特定律主要探讨科学文献著者的不平衡分布状况。齐普夫定律描述自然语言词汇在文献中的不平衡分布。文献信息源的变迁规律揭示的是文献信息源的动态发展和新陈代谢的规律性，主要包括文献增长规律和文献老化规律两部分。

3.信息采集与转换

信息采集是图书馆对信息的选择过程，是根据不断变化的用户信息需求从已确定的信息源体系中连续地选取和搜求信息的过程，是具体的实际行动。信息采集一般也意味着信息的转换。信息采集方法是获取信息的步骤、程序和过程的综合，常用的方法有购买、交换、邮购、复制等。信息转换是随着信息采集而产生的一种信息实践活动，如购买书报杂志等过程是所有权和使用权的有限转换，图书馆数据库建设、打印输出、远程传真是载体转换，它们都是信息转换的类型。

4.信息组织与存储

信息组织是信息资源管理的核心内容。信息组织是随着社会信息数量的增加、流速加快、分布散乱等现象日益严重而发展起来的。信息组织即信息序化或信息整序，也就是利用一定的科学规则和方法，通过对信息外在特征与内容特征的描述和序化，实现无序信息流向有序信息流的转换，从而保证用户对信息的有效获取和利用及信息的有效流通与组合。信息组织可以使图书馆信息有序化，提高图书馆的信息质量和服务质量。信息存储是广义的信息组织的组成部分，它涉及信息存储的介质与存储信息的利用率问题。

5.信息检索

信息检索是信息组织的反变换过程。从信息资源管理的角度来讲，信息检索是从已存储的信息资源中检索出与用户提问相关的文献、知识、事实、数据的过程。信息检索方法有手工检索、机器检索和计算机检索三种。手工检索主要利用文献检索工具，机器检索主要使用卡片系统和缩微系统，计算机检索主要利用计算机硬件和软件。

6.信息资源传播与服务

信息资源传播与服务是将信息资源管理机构的信息资源提供给用户，以满足其信息需求的过程。传播是服务的实质，服务是传播的外在形式。图书馆的外借和阅览是典型的服务形式，其实质是知识和信息的传播。从用户的角度来说，信息资源传播与服务的过程是用户对信息资源的利用过程。服务方式有三种：一是基于信息检索的服务；二是基于信息资源开发的信息资源服务；三是基于现代信息网络技术的网络信息资源服务。

（三）图书馆信息资源管理的方法

随着互联网的发展，图书馆信息资源的内容发生了变化，相应地，图书馆信息资源管理方法也日益丰富，主要体现在技术管理、经济管理和人文管理三个方面。

1.技术管理

（1）信息组织的方法。信息组织最初是随着科学技术的发展以及记载这种发展情况的科学技术文献呈指数规律急速增长而出现的。在网络环境下，信息组织被赋予了许多新的内容。

1）分类法。文献分类法是信息资源分类的基本工具，是信息资源分类和分类标引以及分类检索的规范。文献分类法和主题法是传统的信息组织方法。文献分类法发展到今天经历了一个比较漫长的过程。文献分类法主要包括三种类型，即等级列举式、分面组配式和半分面分类法等。等级列举式又叫列举式分类法、枚举式分类法。列举式分类法主要是将所有的类目组成一个等级系统，如《中图法》。分面组配式分类法，是指在类目之间完全采用分面结构，将文献的内容分析为若干个因素，从分面寻找相应的类号，并按照一定的次序将其排列组配成一个完整的分类号，如《冒号分类法》。半分面分类法又称为列举一组配分类法，是指以等级列举式的类目体现为基础，在类目拓展方面采用分面组配的方法，以实现等级列举表与分面组配同等标引的功能，如《国际十进分类法》。

2）主题法。所谓主题法，一般是指直接以表达主题内容的语词做检索标识，以字顺为主要检索途径，并通过参照系统筹方法揭示词间关系的标引和检索信息资源的方法。目前国内外采用的主题法类型很多，其共同特征有四个：①直接以语词作为检索标识；②以字顺为主要检索途径；③以特定的事物、问题、现象，即主题为中心集中信息资源；④往往是通过详尽的参照系统筹方法揭示主题词之间的关系。按照选词方式分，主题法可以分为标题法、元词法、叙词法、关键词法。

3）元数据法。随着网络信息资源的发展，对网络信息资源的组织、检索成为图书馆信息资源组织的一个重要方面。在这种情况下，就需要一种新的方法，即一种信息资源的描述格式，对网络信息资源进行准确、规范化的描述和组织。元数据应运而生。“元数据”就是“关于数据的数据”，是对数据进行组织和处理的基础。元数据法就是对信息单元及其集合进行规范描述从而形成元数据，并据此将分布式的信息资源整合成有机信息体系的基准、方法和工具。其中著名的就是都柏林核心集（Dublin core element set，DC）。都柏林核心集通常也称为都柏林核心，它是为描述网络资源、支持网络检索而建立的元数据模式。目前，未限定的都柏林核心元素集共包括15个元素，这15个元素不含子元素、命名域或其他限定词。

（2）网络信息安全技术。当前，用于网络信息安全的技术主要包括以下三个方面：

1）安全控制技术。安全控制技术包括访问控制技术、数字签名、鉴别技术。访问控制技术的基本思想是在网络信息的访问前端设置访问权限，非法用户以及不在权限范围内的合法用户均无法通过检测通道访问这些信息。数字签名是证明发送者（信源）所发信息的真实性而开发的技术。数字签名必须保证三个方面：一是接收者（信宿）能核实发送者对报文的签名；二是发送者不能在事后抵赖对报文的签名；三是接收者不能伪造对报文的签名。鉴别技术用于证实交换过程的合法性、有效性，以及交换信息的真实性，通常包括报文鉴别和身份鉴别。

2）安全防范技术。安全防范技术包括防火墙技术、病毒防治技术和信息泄露防护技术。防火墙主要目的在于防止互联网上的危险（病毒、未受权的访问等）侵入受保护的内部网中，以及阻止内部网络中的机密信息流入互联网。病毒防治主要有四种途径：一是在服务器上装载防病毒模块；二是用防病毒软件检测计算机；三是在计算机上插上防病毒卡；四是在网络接口卡上安装防病毒芯片。信息泄露是指由于计算机的视频信号、无线电元器件、电源线路等电磁辐射所导致的信息泄露。对计算机电磁辐射的防护可从计算机的外壳封装、内部线路与元器件、输入/输出电路、传输电缆、电源系统以及声学角度入手，目前主要有系统级防护和设备级防护两种方式。

3）密钥技术。密钥技术由明文、密文、算法和密钥四要素构成。明文是原始信息；密文是明文变换后的信息；算法是明文与密文之间的变换法则；密钥是用以控制算法实现的关键信息（算法中的可变参数）。密钥技术的实施包括加密和解密两个过程。加密时，给定密钥，并按照规定的算法将明文变换成密文；解密时，方向相反，即启用密钥，并按照既定的算法将密文还原成明文。

2.经济管理

图书馆信息资源的经济管理是指图书馆尽可能地降低信息资源管理的成本，使图书馆信息资源得到充分的利用。文献信息资源和网络信息资源的获取大部分需要支付一定的成本，通过免费获得的只是一小部分。而图书馆的经费有限，所以就需要经济管理信息资源。

对于网络信息资源管理而言，就是要控制网络信息活动的成本。以中国的收费体系为例，互联网收费项目大致包括两大部分：一是由互联网介入的归口管理部门中国电信向各互联网介入服务商或其他租借了电路的组织收取的租费；二是网络接入服务商向最终用户收取的各种费用。

与互联网连接主要有三种方式：一是通过路由器（这是指本单位已有网络）；二是通过DDN专线；三是通过拨号上网。各图书馆可以根据自己的实际情况选择其中一种方式。

3.人文管理

在图书馆信息资源管理的活动中，人的作用极其重要，管理归根到底是一种人的行为。然而，不同的人，因个体特质及所在社会环境的不同，往往有不同的信息行为。因此，从人文角度出发，研究信息资源管理问题是非常有意义的。人文管理旨在通过信息政策和法律的有机结合，以保证人类自身的信息行为具有规范性与合法性。具体有以下两个方面：

（1）信息政策是国家制定有关规范和管理发展信息活动的行为准则和指南。其中包括信息搜集、开发利用、合理布局、组织协调政策和网络信息传输的组织管理与控制政策。各图书馆在国家信息政策的指引下，根据自身的特点，制定本馆的发展规划与政策。

（2）法治力量的强制性和长久性使信息法律在调整信息活动的社会关系，规范和约束人的行为方面日益担负起重任，如知识产权问题、信息安全问题等。图书馆在进行信息资源管理时，一定要注意这些方面，要学会利用信息法律来保护自己，进一步保证信息资源管理活动的顺利进行，否则就会造成侵权或是使自己的利益受损。