加强信用档案建设的关键是认真抓好过三关

企业信用档案的发生源具有多向多元的特点。要把高度分散的信息资源变为企业随时可取、快速利用的资本和财富，中间有一个转换过程，其核心工作有三项，即广泛地宣传、主动地采集和科学地整合，我们称之为“过三关”。

第一是“认识关”。档案材料的收集过程，实际上是把信息发生点作为“工作素材”的资料转化为“档案财富”的过程。但是许多重要档案信息，在发生点往往未被充分注意，如5年前我们一家子公司注册商标，由于申报过程较长，办理人员几经易手，最后材料散落到多人手中，到商标终期转让申请时，商标局要求提供原始材料，才发现原始材料已根本无法全部找到！因此在收集信用档案的过程中，我们首先通过企业报、宣传栏、各种会议和培训，突破企业干部员工的认识误区，重点解决四个问题：一是为什么必须重视信用档案，使员工特别是公司各部门的负责人明白信用是企业的通行证，而信用档案正是建筑“企业信誉大厦”的基础材料；二是信用档案要求做什么，使不很懂档案工作的企业干部知道什么材料对于建筑“企业信誉大厦”是宝贵的，明白自己掌控的信息资源哪些是必须归档的；三是使大多数人晓得如何做，什么材料要求什么时候移交，怎么移交；四是明白由谁来做，一些信用档案发生较多的部门，要把责任落实到具体人。

第二是“收集关”。我们主要抓了以下几个结合：一是在收集内容上，要注意内部收集与外部收集相结合，使来自政府管理机关、银行、税务、审计等外部生成的信用档案不至于流失。二是在收集方式上，要注意集中收集和随时收集相结合，强调随时收集，防止因信用档案资源的快速变易，档案室得到的只是“明日黄花”。三是在收集的主体上，注意专职档案员和兼职档案员相结合，特别注意发挥公司50多名兼职档案员的作用，防止专利申报、商标注册之类的档案材料因为未及时归档而造成永久性散失。四是在收集途径上，坚持常规的途径和非常规途径相结合，使企业报、企业信息汇总、总裁日记以及社会媒体都进入档案信息的视野，有的还要进行跟踪和追溯。五是在责任机制上，强调宣传沟通与约束机制相结合，重要信用档案资源丢失，相关人员要承担责任。(www.xing528.com)

第三是“整合关”。为解决企业信用资源发生点的“多向性”，传统档案分类中信用信息的“分散性”，以及信用档案在利用时的频繁、集中、快速需求构成的矛盾，我们注意了对信息档案的合理“整合”。一是我们注意了信用档案实体的整合。比如，我们将直接反映企业信用的各种营业执照、证书的原件全部集中到综合档案室统一保管；将最能反映企业信用度的各种荣誉证书、奖牌、奖杯集中展示；对已分别归入其他门类的信息档案，通过计算机系统编辑成新的信用档案专题目录，建立共享文件夹，以方便内部的查阅使用。二是我们注意了不同载体的信用档案信息的整合。比如，我们将文书、会计、经营、党群等档案中原来属于不同类型的信用档案信息加以梳理、编辑、存储并通过网络传送。三是我们进行了档案的编研工作，通过整合加工形成二次开发的反映企业信用度的新档案资料。比如，我们编辑而成的《舜宇集团基本情况介绍》，内容囊括企业组织沿革、资产规模、行业地位、产权结构、技术创新、人才资源、诚信建设等企业情况，是年鉴式的简明信用档案材料，每年编撰一本。

现在，我们根据实际需求，在企业档案的十大类中把信用档案作为一个类目独立出来，下列10个子目录，分别是：1．法人资格类；2．资质资信类；3．品质管理类；4．会计审计类；5．市场信用类；6．获奖证明类；7．投诉结论类；8．案件诉讼类；9．舆论信用类；10．客户信用类。设定信用档案的框架后，又进一步确定归档范围，使整个信用档案建设逐步走向规范。