会展场馆人力资源管理与流程实践探析

4.2.1　会展场馆人力资源管理

会展场馆人力资源管理的含义:会展场馆的人力资源管理是指会展场馆的经营管理公司根据国家人事和劳动保障工作方针、政策,运用科学的原理、原则和技术方法,通过制定人事政策、人事工作制度,对其所属工作人员和人事工作进行一系列综合管理活动的总称。它是会展场馆管理活动的重要组成部分,也是会展场馆挖掘人才资源、加强人才队伍建设的重要途径。人力资源管理的具体内容包括对工作人员的录用、分类、培训、任免、考核、晋升、调动、工资、福利、待岗、内退、辞退、离休、退休、退职以及对专业人才的管理等。

1)录用

录用是任用的一种形式。它是通过一定的方式,把非本场馆工作人员或待业人员任用为本场馆工作人员,或将职工任用为管理干部。录用是补充和更新职工队伍的基本手段,也是加强职工队伍年轻化、知识化、专业化建设的基础工作。坚持公开公平竞争、择优淘劣的原则,是对录用工作的起码要求。

2)考试

录用工作人员应通过考试,考试分为高级考试和普通考试两类。报考中层以上的人员,应通过高级考试,报考办事人员需通过普通考试。

3)考核

对工作人员在一定时期的德、能、勤、绩进行全面的考查和评价,以此来判断工作人员与其从事的工作是否相称。

4)奖惩

会展场馆奖惩主要根据各场馆的规章制度、劳动纪律和岗位责任制,实行如下原则:有功必奖,有过必罚;功奖相称,过罚相当;以奖为主,以惩为辅;奖惩及时,注意效果。

5)调动

根据工作需要,按照有关规定,通过一定的行政手段改变工作人员隶属关系或工作关系,重新确定工作岗位,使会展场馆的职工队伍结构发生变化。调动包括调任和转任。

6)专业人员的管理(人才管理)

会展场馆有许多专业技术人员,对这些人员的管理具有许多不同于其他人事管理的特点。

(1)专业技术人才管理的基本原则

①方向原则。即坚持正确的发展方向。

②信任原则。即充分信任,大胆放手使用,把他们放到最恰当、最合适的岗位上,真正做到有职、有权、有责。

③能级原则。人才管理实际上就是按能级管理,做到专业对口,因能级施用。对不同能级应有不同的责、权、利,坚持在动态中使用和管理人才。

④择优原则。在人才培养、使用、管理中,都要有利于优秀人才的成长发展,有利于选拔、使用优秀人才和充分发挥其作用。

⑤激励原则。鼓励竞争,激发他们的潜在智能,增强事业心和责任感。

⑥协调原则。协调专业技术队伍内部诸因素的矛盾,使其协调发展。

(2)专业技术人员管理的具体方法

①根据会展场馆工作特点管好用好现有人才,既要用其所长,又要安排在适当的群体结构之中,做到尊重知识、尊重人才、知人善用、人尽其才,充分调动他们的积极性、主动性和创造性。

②参照相近或相关的专业系列,实行会展场馆专业人员的职务评定并实行任期目标制和聘任制。

③积极开发人才资源,特别是开发人才的智力资源。对现有人才不断进行继续教育,以更新和补充知识、扩大知识面、增长才干,提高职级水平。

④领导要理解和关心专业人员,努力改善他们的工作条件和生活条件,尊重他们的劳动,积极采纳他们的合理化建议。对有成就的专业技术人员要配备得力助手,帮助他们更好地完成专业工作任务。

4.2.2　会展场馆通常必须设置的岗位

会展场馆(在保洁、搬运、搭建、植物养护、花卉出租、酒店等采取社会化合作外包的情况下)通常必须设置以下岗位,其中可根据具体情况实行专职与兼职相结合,也可根据其组织机构的不同,将岗位归口不同的管理部门,并视各场馆的规模和特点配置所需人数。

1)总经理室人员岗位

总经理、副总经理(若干人)、总会计师(财务总监)、总工程师、总经理秘书、公关秘书(设有公关部的除外)等。

2)办公室及行政后勤人员岗位

办公室主任、副主任(采购)、副主任(餐饮)、副主任(法律事务)、法律事务管理人员、档案管理人员、商务中心工作人员、文书、总台接待人员、办公用品管理与仓管人员、采购与后勤人员、车队长、驾驶员等。

3)人力资源部人员岗位

经理、副经理、人事专员。

4)财务部人员岗位

经理、副经理、会计核算员、出纳人员、发票专管员。

5)会展策划部人员岗位(具备会展公司职能的场馆)

经理、副经理、高级会展策划师、会展策划师、助理会展策划师、业务员等。

6)会务部人员岗位

经理、副经理、会议室管理员、物品管理员、服务员等。

7)会议展览部人员岗位

经理、副经理、经理助理、项目经理、业务员等。

8)场地管理与综合服务部人员岗位

经理、副经理、展位搭建管理员、运输管理员、仓储管理员、医务室人员、场地管理员等。

9)工程部人员岗位

经理、副经理(若干)、经理助理(兼维修主管工程师)、仓管员、电气主管工程师、电气维修人员、电梯主管工程师、空调主管工程师、空调维修人员、综合维修人员、运行主管工程师、电气运行人员、空调运行人员、给排水运行人员、消防运行人员等。

10)保卫部人员岗位

经理、副经理、带班员、警卫、消控操作员、监控操作员等。

11)网络信息部人员岗位

经理、副经理(若干)、综合线路维护人员、对讲机系统维护人员、办公设备维护人员、通信系统维护人员、交换机工程师、网络系统主管工程师、服务器系统主管工程师、应用软件工程师、网站导览系统维护人员、消防报警系统主管工程师、楼控系统主管工程师、综合安保系统主管工程师、门口机显示屏维护人员、电力监控系统主管工程师、智能照明系统主管工程师、公共广播系统主管工程师、气体灭火报警系统主管工程师、闭路电视系统维护人员、会议音响设备工程师等,根据情况不同可身兼数职。

12)广告部人员岗位

经理、副经理、主管人员、业务人员、设计人员、制作人员、内勤人员等。

13)质量检查部人员岗位

经理、质检人员。

4.2.3　会展场馆人力资源管理流程

为确保全体会展场馆工作人员能够胜任各自岗位的要求,通常会展场馆都根据各自不同情况制订人力资源管理流程。大致内容如下:

1)职责

①人力资源部是会展场馆人力资源的归口管理部门。

②各部门配合、参与人力资源的管理。(www.xing528.com)

2)工作流程

(1)公司人员岗位职责的确定

人力资源部按照质量/职业健康安全管理体系职责要求,根据公司发展战略和公司制订的组织结构、部门职责,制订《公司人员岗位职责》,明确各岗位职责,由公司分管领导审核后,报总经理批准执行。

(2)定岗与定编

人力资源部在每年年初根据公司发展需要及公司领导层的决策制订各部门人员编制,对各部门每年的定岗定编进行管理和控制;各部门与员工根据公司下达的人员编制,结合本部门职能和提供服务的需要进行双向选择;部门经理拟订部门人员聘用及定岗定级方案,经分管领导审核后提交人力资源部,由人力资源部汇总后报公司总经理办公室会议讨论确定。

(3)考核

①人力资源部根据《公司人员岗位职责》及公司发展战略和业务需要,适时对公司所有管理人员、技术人员、业务人员和服务人员(包括特殊工种)进行考核。

②考核的实施。

a.试用期人员的考核。新进员工在试用期满前向本部门提交自我鉴定及申请书,部门经理对其进行考核评定,经分管领导审核后提交人力资源部,由人力资源部汇总后报公司总经理办公室会议讨论确定,考评过程及结果均填写在“员工转正定级申请审批表”中。

b.业务人员业务能力的考核。业务人员在每年年终提交业务人员自我评价书面材料,并与公司领导面谈,同时结合本年度业务完成情况及部门经理的评价综合考核评定。

c.技术人员的考核。采取不定期的技术比赛、现场操作演示,结合搜集到的意见反馈情况(表扬、投诉等)及部门经理的评价等方式综合考核评定。

d.服务人员的考核。采取大型展会后现场服务负责人(如展厅负责人、会议负责人等)的评定、不定期的技术比赛、现场操作演示,结合搜集到的意见反馈情况(表扬、投诉等)考核评定。

e.中层干部的考核。每年年终被考核干部提交个人述职报告,并采取上级评议、下级无记名评议、交叉评议与考核小组个别约谈相结合的方式考核评定。

f.高层干部的考核由董事会安排。

③考核结果的使用。

a.试用期员工。公司将根据其考核结果确定是否录用或延长试用期、被聘用的岗位、所签订劳动合同类型及工资级别。

b.一般人员(业务人员的年终业务能力考核及技术、服务人员的不定期考核)。考核结果将作为是否续聘、签订劳动合同类型、核定岗位工资及分配奖金的依据。

c.中层干部。年终考核结果作为分配奖金及新一年度是否继续聘任的依据。

d.高层干部由董事会安排。

e.根据绩效考核结果、公司管理方针目标及持续发展的要求,提出人员能力更新要求,包括必要时修改和更新《公司人员岗位职责》。

④人事措施。

人力资源部根据考核结果,提出需要的招聘、调整及培训等方案,经公司分管领导审核,报总经理批准后实施。

(4)招聘与试用

①人力资源部根据《人员招聘与录用办法》,对员工招聘及试用工作进行管理与控制。

②应聘员工应提供满足岗位能力的证据,如毕业证、从业资格证、工作经历、英语、计算机等相关能力证明证书,并填写于“应聘人员登记表”中。

③新进员工试用期满,填写“员工转正定级申请审批表”。

(5)人事调配

①人力资源部根据部门人员编制及公司人力资源实际情况,结合双向选择及考核评定结果,负责具体实施人事调配工作,包括人员内部流动、待聘、离职、升职、部门缺员的补充等。

②人员内部流动、待聘、离职具体参见《员工流动管理办法》。

(6)员工培训

①培训分类。

a.公司员工培训按培训实施部门分为:集团培训、公司培训、部门培训、班组培训、外出培训。

b.按培训内容分为:新员工入职培训、岗位培训、特殊工种培训、转岗培训、待岗培训、安全培训。

②培训计划。

a.各部门根据需要,确定培训目的、内容及方式,报人力资源部。人力资源部综合公司情况,每年编制公司培训计划,确定培训的时间、地点、人员、目的、内容和方式,报公司分管领导审核,经总经理批准后,下达计划,并做好培训准备。

b.根据公司业务发展需要及服务要求,人力资源部适时对公司培训计划进行评价和调整,确保所实施的培训是所需和及时的,培训计划的调整要确保在公司内得到及时沟通。

③培训实施。

a.集团培训、公司培训、外部培训由人力资源部实施,部门、班组培训由各部门、班组实施。

b.培训实施可包括:

•按培训计划落实教材、教案及辅导材料。

•确定合适的教员。

•组织员工按时参加培训。

•组织培训考试,取得培训合格证或满足岗位要求的证据。

•记录培训人数、时间、出勤状况、考核情况、小结。

•需由相关政府主管部门培训合格并取得资格证,持证方能上岗的特殊工种培训,由人力资源部负责组织,并收集特殊工种人员培训取证资料。

•员工外出学习、培训、进修需填写“外培申请表”,经部门经理审批并报总经理批准,转人力资源部登记。外培结束后,培训人员应将培训教材、资料等上交部门或公司档案室,同时将学习、培训及进修结果反馈到人力资源部后,人力资源部方可给予签证报销。

c.培训教师的确定:外聘教师的途径是专业培训咨询公司和机构的介绍,有相同培训内容需求的企业介绍;确定是否合适的办法是了解教师的背景和经历,了解听过课的人或公司企业介绍教师讲课效果,让拟聘教师提供讲课内容提纲,有条件时可做调研性听课。

④培训考核与评估。人力资源部负责对培训进行考核与评估。

a.组织考核。

b.评估培训工作的有效性,评价内容包括:

•教材、授课教师、教学水平、方法、时间等。

•员工的考核成绩。

•员工的实际操作能力。

•工作效率、客户满意度和反馈意见。

⑤培训记录。

人力资源部负责培训记录的搜集和保管,需要进入人事档案的培训记录,应确保按期归档。

(7)人事档案管理

人力资源部负责制订《人事档案管理规定》,对所有人力资源方面的资料和记录予以管理和控制。