高校财务管理系统：提升财务信息化与多功能卡务处理

（一）财务管理信息化

高校财务管理的发展最引人瞩目的是财务管理的信息化。财务管理信息化是以财务部门的“财务管理信息系统”软件为主要手段进行各项管理和控制，同时财务管理信息系统与校园网、开户银行系统连接进行相关财务信息的交换和传递。因此，现代高校财务管理是由现代网络信息技术作为支撑的。与传统的财务管理相比，最大的差别就是通过网络及财务信息系统进行管理和信息交换，管理效率高、效果好。

高校财务管理信息化体现在2个方面：一是财务辅助管理信息化。网络技术和校园网建设为财务管理提供了信息沟通和交换的平台。财务信息发布和数据查询，从传统的纸质的人工传递发展为网络传递和系统自动查询；校园卡的使用，解决了校内零星收入、无现金化管理的问题，增加了财务管理手段；财务管理系统与银行联合，实现了“无现金报账”“电子转账”等网上银行结算，提高了财务管理水平。二是财务管理信息系统功能多样化。随着计算机技术的进步，“高校财务管理系统”已由原来单纯的电算化核算功能，升级发展为集收支核算、分级管理、预算控制、报表生成和其他软件接入等功能为一体的多功能管理系统，有利于提高管理的质量和水平。

1.财务帮助管理信息化

校园网系统与财务管理有关的是财务网页、校园一卡通及加载的收费软件子系统，财务部门将财务管理信息系统查询功能连接到财务网站，提供给教职工和学生查询自己的工资、经费、学费缴纳等相关信息。

（1）校园网财务信息平台。通过校园网搭建的财务信息平台起到了信息沟通作用，体现了服务功能。信息沟通包括将相关国家财经制度、财务各项管理文件、学生收费项目和标准、通知等通过校园网财务网页进行发布，同时将教职工的各种建议和意见通过网站收集起来，经后台进行处理后再反馈到网页。服务功能包括查询工资及个税、学生缴费、个人科研项目、部门预算经费收支等。

校园财务信息平台除了信息查询和信息发布等基本功能外，正在逐步增加业务服务功能，如个人收入管理、远距离账务处理、预约报销、智能排队短信通知等。远距离账务处理，使财务人员可以在财务部门办公地点以外，通过校园网办理审核和制单，摆脱了办公地点的束缚。教职工可在财务网页点击“预约报销”，输入报销内容及预约报销时间，就可以在约定的时间办理报销。智能排队短信通知功能，就是到财务部门办理报销业务时，在排队机上取完号后，可以先去办理其他事，快到号时系统会自动通知取号人。

（2）校园卡和收费软件。校园一卡通信息系统是应用IC技术和网络通信技术专门为校园综合管理而开发的系统。“校园卡”储存学生的各项信息，除了借阅图书的功能，还可用于校内就餐、购物、交费等结算，为财务管理提供了新的手段。校园一卡通信息系统将校园卡刷卡消费的各项收入传递给财务管理信息系统中的账务处理子系统，进行账务处理。

校园网可以加载缴费软件，缴费软件系统可以进行注册或报名，然后通过个人网上银行缴费，并将收费收入传递给财务管理信息系统的收费管理子系统，进行收费处理。

（3）校园互联系统。计算机技术的发展，使经济业务实现了网络化，财务管理信息系统与网上银行对接的校园互联系统，实现了“电子转账”“无现金报账”等网上银行结算。“电子转账”即对公业务的转账、电汇、信汇等业务由网上银行转款所代替，不用到银行柜台办理；“无现金报账”即个人的差旅费、劳务费等费用可以通过财务管理信息系统与银行系统接口连接，直接将款项打入个人的银行卡，不再使用现金付款。通过网上银行进行付款及结算，有效地控制了现金风险，使财务结算更加快捷和高效。

2.财务管理信息化

财务管理信息化是通过开发和建立高校财务管理信息系统软件来实现的，高校财务管理信息系统是由财务电算化发展而来的多功能管理系统。财务管理信息系统可以根据用户的需要增加管理功能，软件开发需要满足高校“集中核算、分级管理”的要求，综合核算、管理和查询服务等功能。计算机技术对高校财务管理的作用越来越大，现代高校财务管理若离开了信息管理系统，将无从谈起。

（1）财务管理信息系统的功能。高校财务信息系统必须满足分级管理、预算控制、集中核算、其他软件接入等基本管理要求。①分级管理功能。财务管理信息系统一般通过设置“部门”来实现分级管理的功能，实行学校、二级学院按部门核算及分级管理。②预算控制功能。财务管理信息系统一般通过设置“项目”来实现预算管理和控制的功能，通过“科目+项目”的双重核算管理，达到控制预算经费使用的目的。③集中核算功能。财务管理信息系统通过网络将各财务人员使用的电脑终端连接在一起，根据每个人的岗位职能分工设置不同的系统使用权限。财务人员在自己的终端电脑上完成自己的岗位工作，然后由系统将每个人的工作内容统一起来，达到集中核算的目标。④其他软件接入功能。财务管理信息系统在安全性的基础上可以增加接入功能，将系统外的数据传输到系统中来。系统数据也可以导出输出系统，做到数据共享，节省人力。

（2）财务管理信息系统的设置。财务管理信息系统的核算、管理和预算控制功能是通过对系统进行有效的设置体现出来的，相同的系统不同的设置，作用是不同的，全面的设置可以把系统功能最大限度地发挥出来。

（二）预算管理和控制

高校预算是指根据高校事业发展规划和年度工作任务所编制的年度财务收支计划。预算管理和控制的主要内容包括高校预算的种类，预算编制的依据、原则和要求，预算编制方法、预算编制内容、预算编制程序、预算的控制等。

1.高校预算的种类

高校预算分为“单位预算”和“内部分级预算”2类。为了与政府部门预算编制一致和便于学校内部分级管理，高校需要编制2类金额一样但用途不一样的预算。一类是上报财政部门的“单位预算”，侧重于财政拨款收入细化预算；另一类是内部分级预算即财务收支计划，侧重于高校内部支出分配细化预算。

（1）单位预算。单位预算是指列入政府部门预算的国家机关、社会团体和其他单位的收支预算。而政府部门预算则是指预算编制以政府的各个部门为单位，一个部门的各项财政资金均统一反映在该部门的年度预算之中，以增强预算的规范性、科学性、合理性。高校财政补助拨款收入属于财政教育支出的一部分，因此高校预算是政府教育主管部门预算的组成部分，属于部门预算中的单位预算。

（2）内部分级预算。内部分级预算，是根据高校内部发展规划和年度工作计划，按政府财政部门预算批复的单位预算年度收支总额编制的，适用于高校内部分级管理的收支计划。

部门预算和高校内部分级预算收支总额应该保持一致，财政拨款类项目明细预算保持不变，公用经费支出明细预算可能会有所变化，主要体现在内部分级预算因实行分级管理的需要，更加细化和具体。

2.高校预算编制的依据、原则和要求

高校预算编制是指高校制定取得和分配使用资金的年度计划的活动。高校预算编制必须根据相关依据、遵循相应的原则和符合一定的要求。

（1）预算编制的依据。高校预算编制的依据是国家的相关法律法规、预算拨款政策和高校发展规划等，具体包含以下几方面依据。①《中华人民共和国预算法》。②政府收支分类科目。③财政补助标准。④学校发展规划和当年工作任务，以及上一年预算执行情况和本年度收支预测总额。

（2）预算编制的原则。①“量入为出、收支平衡”的原则。高校收支预算，应根据高校收入和财力情况安排支出，做到量力而行，一般不能编制赤字预算。②统筹兼顾。③“稳定”的原则。高校收支预算应积极稳妥，不应将上年非正常收入作为本年编制预算收入的依据。

（3）预算编制的要求。主要包括以下4点。(www.xing528.com)

第一，按部门的要求细化预算项目。高校预算是部门预算中的单位预算。单位预算涵盖单位的所有资金的收支，包括本级预算和下属单位预算、正常经费预算和专项经费预算。高校预算作为部门预算的组成部分，必须按照政府部门预算管理的精细化要求编制本单位预算，预算必须包含具体项目和使用单位。

内部的预算，应按预算标准和具体项目将预算支出分配到学院或部门，没有具体项目和责任单位的预算，不是细化预算。但在细化预算过程中，不是越细越好，选择项目要以便于执行和控制为准。细化预算不仅体现了客观、公正、公开的特点，而且没有中间环节，能提高预算的效率。

第二，支出预算应一次性分配到位。内部支出预算应一次分配给具体使用的二级学院或单位，不应切块给职能部门，然后再进行多次分配或以审批代替预算分配。预算多次分配容易产生漏洞，影响预算的绩效，因此支出预算要按项目明细一次性分配到位。

第三，建立预算的权威性。在预算编制过程中，要把预算经费与现实目标挂钩，使用经费的权利要与完成任务的职责相对应，按财权与事权相统一的原则分配预算。在预算安排上，要设定任务和应达到的目标；在专项预算经费使用的过程中，要跟踪检查预算执行情况；年终决算时，应对本年度预算执行情况和是否达到预定目标做一个分析总结，并在一定范围内公开，确立预算的权威性。在按“零基预算”方法编制内部分级预算时，如果只规定了使用经费的权利，没有设定完成任务的职责，则容易导致内部争夺经费，使预算难以达成一致，降低预算的效率。因此，建立预算的权威性，是提高预算效率的重要办法。

第四，预算安排和项目设置要科学。支出预算分基本支出预算、项目支出预算。不管是基本支出预算还是项目支出预算，一般以项目形式安排预算支出。如果内部预算项目设置能够达到避繁就简的目的，提高工作效率，并且同样的经费有同样的使用效果，这样的预算安排就是比较科学的。

3.高校预算编制方法

根据编制范围可将预算分为综合预算和局部预算。综合预算是在编制部门预算时，将单位的财政拨款收入、预算外收入、事业收入、捐赠收入以及其他收入进行统计，以此来安排部门预算支出的一种预算管理方法。高校预算采用综合预算，用以全面反映高校及其所属单位的年度财务收支计划情况。

（1）常用预算编制方法。预算常用的编制方法有固定预算法、弹性预算法、增减量预算法、零基预算法、基础预算法。固定预算法、弹性预算法、增减量预算法，在高校传统的预算中经常使用，但存在一些不足，不利于精细化管理。目前应用较多的是零基预算法、基础预算法。高校实际编制预算是根据实际情况不同的项目采用不同的编制方法，或者多种方法混合编制。

（2）高校部门预算编制方法。政府预算实行部门预算后，高校预算开始采用零基预算法编制预算，即“单位预算”按财政部门的要求采用零基预算法，根据高校全面预算的要求，采用综合零基预算法进行编制。单位预算侧重于财政支出预算，政策性很强，必须遵照财政补助标准和相关支出政策，按综合零基预算要求编报预算，凡是细化预算与财政拨款有关的，或是其他可见的收支，一般按支出项目预算。

（3）高校内部分级预算编制方法。内部分级预算即内部预算分配，是高校根据事业发展需要编制的年度财务收支计划，收支总金额与单位预算一致，但侧重于学校内部二级学院或部门的经费支出分配，是学校内部各部门的支出细化预算。根据高校的实际情况，内部预算采用零基预算法和基础预算法编制。

4.高校预算编制内容

高校预算是日常财务管理中组织收入和控制支出的依据。高校预算由收入预算和支出预算组成，实行“大收大支”的预算收支总额控制管理办法。因此，预算的主要内容就是收入预算和支出预算，预算编制内容为收入预算编制和支出预算编制。

（1）收入预算编制。收入预算是高校年度内通过各种形式和渠道能够获得的用于开展教学、科研等各项事业的全部资金的收入计划，主要有财政补助拨款收入预算、其他政府补助预算、教育事业收入预算、科研事业收入预算、捐赠收入及其他收入预算。由于实行财政收支两条线管理，事业收入必须缴交财政专户后再申请返拨。返拨款难以分清具体收入项目，大多以专户返拨收入来归集，但收入预算还是要按照明细收入来编制。

（2）支出预算编制。支出预算是高校年度内用于开展教学、科研等各项事业活动的全部支出计划，支出预算分总支出预算和项目明细预算。高校预算的重点是在收入既定的条件下，对支出总额进行分配，因此资金的投向是支出预算要解决的主要问题。

5.高校预算编制程序

高校预算的编制，不管是部门预算中的单位预算还是内部分级预算，都要经过“二上二下”的程序，即自下而上、自上而下的过程。

（1）政府部门预算中单位预算编制程序。政府部门预算编制由财政部门和教育行政主管部门布置。财政部门通知预算编制的相关拨款政策和标准，以及其他有关事项；教育行政主管部门召集本部门所属的与财政部门存在拨款关系的高校和其他教育单位，布置下年度的预算编制工作。

（2）高校内部分级预算编制程序。高校内部分级预算是由高校财务部门布置年度收支预算工作，公布预算编制要求和日常经费支出预算的定额标准、专项经费申报及其他相关事项说明。

6.预算控制

现代高校财务管理，是通过信息化手段即计算机、互联网和财务软件来管理预算指标、控制预算支出的。

（1）预算指标的控制。高校内部分级预算最终形成年度预算并下达文件后，必须将预算项目和金额指标录入高校财务信息管理系统。预算指标管理的重点是支出预算，根据预算项目和金额，将本年度所有支出预算项目及预算金额录入到财务管理信息系统中，作为年度支出指标控制数。在各项目实际支出时，系统会自动控制超过指标的支出以及没有预算项目的支出。通过计算机管理软件的自动控制，达到控制预算指标的目的。

（2）预算使用范围的控制。在预算管理中还会涉及各预算项目的特定支出范围，比如人员经费预算只用于人员支出，公用支出预算只用于公用不得用于列支人员费用，这个问题可以通过计算机管理信息系统进行设置和控制，可以运用软件管理系统控制具体支出科目的列支范围。在预算项目实际支出时，如果超出设定科目，系统将自动阻止操作，以达到控制支出范围的目的。

（3）执行过程。单位预算经财政部门批复后，除突发性事件和政策性因素可追加预算，其他支出项目一般不作追加，而是在编制下年度预算时加以考虑。

高校内部分级预算一旦通过审议确定，并按程序下达，就必须执行学校年度核算方案，不得超预算支出。但在预算执行中如遇特殊情况需要调整或因不可预料的事件必须追加支出的，应根据授权审批管理程序进行调整或追加。