文书的特点及其在机关内的重要性

文书是一种书面材料。人们在社会活动中用文字反映思想、记载活动的书面材料有很多，如文艺作品、学术论文、历史档案、参考资料等都是书面材料。但是它们的形式不同。文书有它独特的书面形式，具有它自己的特点和作用。文书的特点是：

一、有特定的作者

文书是由特定的作者制成和发布的。公文的特定作者，指的是文件必须有法定的作者，即依法成立并能以自己的名义行使权利和负担义务的组织或担负一定职务的负责人。党政机关、团体、企业、事业单位等，凡是依法建立和以法存在的，它们都是法定的作者。文件是这些法定的作者根据自己的职能和权限制发的，所以说它们是法定的，即特定的作者。

例如《中华人民共和国宪法》和《中华人民共和国地方各级人民代表大会和地方各级人民政府组织法》，特定的作者是中华人民共和国全国人民代表大会。《宪法》和《组织法》的规定是建立国家和地方的权力机关、行政机关的法律根据。

再如《中国共中党章程》的持定作者是中国共产党全国代表大会。《党章》具体规定了党的中央、地方和军队中的各级领导机关和基层组织及其权限，这是党的各级机关和组织存在的依据。

文件的作者主要以机关的名义，或机关某一组织单位的名义发布，有时也用国家领导人和机关首长的名义发布。如中华人民共和国主席令，人大常委会委员长令，机关首长对所属工作人员的任免令、任免通知等。以领导人名义作为文件的作者，并非以私人身份出现，而是以他所在机关的领导人、负责人的身分发布的，是机关领导人、负责人行使自己职权的一种表现。机关领导人和负责人的职务，是经过委任或经过选举程序后，报请领导机关批准的，因此他们也是法定的作者。

企事业单位和人民团体，它们的建立及其职能和权限，也都是经过一定的领导机关正式批准，按照一定章程、条　例所规定的。因此，企业、事业单位和人民团体也都是法定的作者。他们可以根据自己的职权制发文件。至于机关内部工作分工的某些起草者，不能视为公文的法定作者。这同报刊、杂志发表个人署名文章的作者概念是不同的。

二、有鲜明的政治性

如前所说，公文产生于社会发展的需要，直接受生产关系的制约，产生于国家机关实行管理的需要，是统治阶级用以推动国家机器运转，谋求本阶级根本利益的工具之一。它的作用方向是丝毫不能偏离统治阶级的政治目标的。

封建帝王的一道诏令，就是他们对某一政务的处理意图的书面形式。臣僚的一纸题本，亦是贯彻封建地主阶级统治意向的对策、情况或请示的书面形式。今天，我们党和政府各级机关的公文，是党和政府各级机关为实行人民民主专政、为推动国家现代化建设所形成的政策、方针、法令、工作部署、具体指示、情况报告、工作联系等的书面形式。因此，在阶级社会里，公文与其他反映思想记载活动的书面材料相比，它具有直接的鲜明政治性。广泛地说，它本身就是政治的一种体现。

公文负有传达、贯彻党和国家方针政策，处理机关行政公务的重要职能，它的内容与党和国家的政治、政策密切相关，公文的政治性质决定于政党和国家机关的政治性质。

如党的十一届六中全会通过的《关于党内若干历史问题的决议》、1981年国务院批转国家农委的《关于积极发展农村多种经营的报告》等公文就是很好的例证。这些公文具有很强的政治性。这是公文本身的性质所决定的。

三、有法定的权威性

这是文件在性质和作用上的特点。公文材料绝大多数都具有法定的权威性，具有法定的效力，具有强制执行或处理的权威性。它们要求党和国家各级组织、机关和个人必须严格遵循、严肃执行或认真处理。

文件可以作为机关的喉舌，代表机关发言，代表它的制发机关的法定权威，作为处理工作的依据。例如，中共中央文件，代表和传达了党中央的意图，在全党、全军、全国人民中有崇高的威信。党中央通过文件制订和传达党的路线、方针、政策，领导各条　战线的工作。又如，《中华人民共和国刑法》、《中华人民共和国刑事诉讼法》等法律文件，是加强法制的法律依据，有法律权威。(www.xing528.com)

尊重公文的权威性，严肃地对待它，认真地处理它，是做好文书工作，真正发挥公文作用，提高工作效率的重要保证。是保证国家各级机关高速高效运转，保证党和国家的路线、方针、政策得以顺利贯彻执行的重要前提。

四、现实的效用

从每份具体文件来说，都是为了传达作者的一定意图或解决一定的工作问题，都有它特定的效用。如一项“指示”要求所属机关认真贯彻，一项“决定”要求下级机关坚决执行，一项“通知”要求对方及时了解，一项“请示”要求领导机关作出答复等等。

这种效用又叫现实执行效用，或简称现行效用、时效。文件效用有一定时间性，没有一份文件是永远有效的。随着形势的发展，工作情况的变化，以及制发机关本身的改变等，旧的文件就会为新的文件所代替。

正在发挥现行效用的文件，通常又叫现行文件。

一份文件一旦它的使命已经完成，或者它的内容已经过时，已经为新的文件所代替，或者它的制发机关已经不复存在，而又没有合法的继承机关接替它的职能，这份文件的现实执行效用便告完结。文件失去了现实效用，被整理归档，即变成了档案。现行效用，有的时间长，有的时间短，这要根据文件精神而定。如法规文件时效长，计划、通知、介绍信时效就短。

五、有特定的“握序”和“体式”

公文的书面形式具有特定的严格的体式和结构。这是为了维护它的权威性，保持它的严肃性，也是为了便于处理，以准确和迅速地发挥作用。党和国家统一规定了文种和文件体式，包括文件的结构和格式等。公文的结构一般包括文头、行文和文尾三部分。如：“国务院文件”字样，作为文件名称，十分醒国。在文头部分与行文部分之间贯以红色横线，中嵌五角红星，既严肃庄重，又美观大方。

公文用纸作了统一规定。公文用语要求简明、准确、直抒意图。文风要平易朴素，不尚华丽。不同文种还有相应的专门用语。如正文的收束，“命令”，一般用“此令”、“特此命令”，“报告”，一般用“此报告”、“特此报告”，“请示”，一般用“特此请示”等等。

特定体式结构，构成了公文区别于其他书面形式的特定的程式性。

文书处理的程序和制度，包括登记、签发、用印、行文制度、保密制度等。任何机关不得违背统一规定的原则和要求，自搞一套，自行其是。

展望未来，文件及文书处理要向标准化、现代化发展，需要有严格的规范和划一的要求。

综上所述，公务文书的特点在于它出自法定的机关（包括机关、团体、企业、事业单位等），代表它的制发者的法定职权，用以表达制发者的意图，具有处理公务的合法效用。而报纸、杂志、图书等其他文字材料却不具有这些特点。