图书馆性质管理组织结构分析

（一）图书馆行政管理组织结构设置的必要性

我们知道组织作为一种社会现象，是一切社会管理活动赖以开展的基础。同样地，图书馆的行政管理组织也是图书馆开展本单位管理活动的基础。依靠行政管理组织图书馆工作人员可以在本单位这个框架内进行交往互动，满足各种工作需求，实现图书馆业务的正常进行。图书馆行政管理组织是一种有着相对明确的边界、规范的秩序、权威层级、沟通系统及成员协调的集合体，这一集合体具有一定结构性，其从事的活动往往与多种目标相关，其活动对图书馆工作人员、图书馆本身以及外部社会环境都产生一定的影响。

具体地讲，图书馆的行政组织结构是指在图书馆中建立起来的各种部门或机构之间以及部门机构为依托的图书馆成员之间的权利和责任关系的结合方式，是表现图书馆各部分排列顺序、空间位置、聚集状态、联系方式以及各要素之间相互关系的一种模式。即按照本单位的工作性质把工作进行精确分工，然后在分工基础上进行协作以完成工作目标的各种途径，包括设定工作岗位，将岗位组合成部门，确定达到什么样的要求，如何使不同层次的部门能按时完成本单位的工作任务，最终实现本单位的目标，达到预期的结果。图书馆行政组织的结构建立是一件非常复杂而细致的管理工作。因为，没有一种合适的行政管理组织，没有严密的分工与协作，是不可想象的。图书馆行政组织的工作目的就是要通过建立一个适于本单位工作人员相互合作、发挥各自才能的良好环境，从而消除由于工作或职责方面的原因引起的各种冲突，使工作人员能够在自己的岗位上为本单位的目标实现做出应有的贡献。

（二）图书馆行政管理组织结构设置的原则

在现代化图书馆的行政管理中合理的行政组织结构是各项基础业务的客观要求，这就要求图书馆行政管理组织结构设置时应遵循以下一些原则。

1.权责对等原则

图书馆行政管理职责是本组织成员在一定职位上应该担负的责任。而其职权则是为了担负责任所应该具有的权力，组织中的每一个职位之间的任职者都具有相应的权力并承担相应的责任。由于权力、责任和职位之间的相关性，因而人们往往把职位上的责任和权力简称为职权、职责。为了能够使行政管理人员完成其职责，又不至于滥用权力，要求在组织结构设置时要注意权责对等。

2.统一指挥原则

图书馆内部的部门和职位之间的地位并不平等，而是具有层次结构的，这就产生了上级如何指挥下级的问题。因此，在图书馆的行政管理中要求贯彻统一指挥的原则，以避免多头领导和多头指挥。

3.高效精干原则

图书馆的行政管理组织设置要把高效精干原则放在首要位置上，力求减少管理层次，精简管理机构和人员、充分发挥组织成员的积极性，提高管理效率，在保证行政管理职能的基础上，要更好地实现本单位的工作目标。

4.分工协作原则

图书馆组织设计要确保组织内既有合理的分工又要在分工的基础上保持必要的协作。由于组织机构之间的分工不能过细，以避免机构增多、浪费人力资源以及部门之间责任不清和职能交叉等情况。所以应根据组织的具体情况从各项管理职能的业务性质出发，在行政管理的组织内部进行合理的分工，划清职责范围，提高管理专业化程度，以达到提高工作效率的目的，并且加强协作、相互配合。

（三）图书馆行政管理组织结构模式

职能型组织结构是图书馆行政管理组织在自身的发展过程中形成的结构模式，这种结构是在馆长统一领导下，按照各项工作职能分工设置图书馆的若干部门，每个职能部门直接对其上级领导负责，并在其职能范围内对本部门的员工有指挥、协调、监督等控制权力。

职能型组织结构的优点是，各级管理者分工明确，可以充分利用本部门的资源，有效地处理比较复杂的问题。对提高馆员的积极性、主动性和创造性具有良好的效果。同时，职能型结构还可以减轻上级领导的工作负担，使其能更好地处理重大问题。但是这种组织结构的缺点是，容易造成多重领导，出现政出多门的现象，各部门容易从各自的利益出发，造成互相推诿的情况，进而影响统一指挥、增加了协调的困难。这种情况下，就需要较高层次的领导在进行管理的过程中关注大局，从图书馆的整体发展出发，避免各自为政的出现。

（四）新环境下的图书馆组织结构变革

不可否认，职能部门化的组织结构曾经推动图书馆事业的发展，既保证了馆长的统一指挥，又能发挥职能部门的专业管理作用，促进了图书馆人才的专业化发展。但是在新技术环境下的今天，社会对图书馆的需求呈现多元化、专业化、综合化，传统的职能部门化的组织结构已不再适应图书馆的发展目标了。当前，讨论最多的是扁平化的组织结构和矩阵式组织结构在图书馆中的应用，以及图书馆组织的再造。

1.扁平化的组织结构

所谓组织扁平化，是指以管理信息的运行作为主轴和中心结构，将原来的管理层次缩减或压缩，把中间管理幅度加宽，职能加以扩展，允许内部组合多样化。扁平化组织结构的目的在于调动各层级管理人员、作业人员的主动性和创造性，对环境反应敏捷，使决策迅速。扁平化组织结构的特点是：组织结构层次少；信息获取、传递和运用都十分方便快捷；中间层管理幅度大，可以进行信息的传递；决策权向组织机构下层移动，扩大了员工共同参与组织工作的机会。

信息技术的应用实现了图书馆工作流程的自动化，它可以集成许多等级部门的功能，从而缩短了信息流转的周期。对于管理者而言，信息技术的应用，一方面在很大程度上提高了管理控制幅度，另一方面削减了中间管理层的决策作用。与此同时，金字塔式的等级制组织结构的弊端也日益显露。传统图书馆的等级管理结构将变得不仅无法使工作人员满意，还存在功能性方面的障碍。图书馆应当寻求一种平衡机制，充分考虑各种任务的提出、宣传和实施，并通过提高个人的责任感，以达到它的战略目标。扁平化组织结构的产生，将提高图书馆对周围环境的反应能力与应对变化的效率。

2.矩阵式组织结构

矩阵式组织结构是借用数学中“矩阵”概念进行图书馆组织的一种方式。它是在直线式组织形式和直线职能式组织形式的垂直管理基础上，强化图书馆组织的横向领导关系，使纵向的指挥与横向的领导相结合，注重计划与目标的结合、部门与项目的结合，从而形成纵横交错的组织管理构架。可以说，矩阵式图书馆组织结构是由图书馆管理的两套系统所组成，一套是建立图书馆管理的职能管理系统，一套是图书馆活动中各项任务之间项目管理系统，它打破了图书馆组织中统一指挥的传统原则与方式，具有职权的平衡对等性。在新技术条件下图书馆的管理活动中能够协调和平衡任务与部门之间的关系，适应图书馆组织目标和信息资源与服务活动的多重要求，是一种较为理想的图书馆组织结构形式。但是，这种图书馆组织结构形式若不注重职责权限的划分，就容易引起管理上的混乱，形成多头领导的局面。矩阵式最大的特点在于其具有双重命令系统，小组成员既要接受职能部门管理者的直接领导，又要服从临时项目小组负责人的指挥。

相对于传统的纯职能部门化的组织结构而言，矩阵式结构具有以下优点。

第一，各职能部门的设计更能适应新技术的发展，针对社会的需求，体现以用户为中心的思想。在原有职能部门的基础上，解决了一般组织形式横向关系脆弱的弊病，使新的职能部门能够将工作重点放在向用户提供优质的信息服务上。(www.xing528.com)

第二，它有利于不同职能部门之间的协调和信息沟通，加强部门间的横向联系。在临时项目小组中，来自不同部门的成员在完成项目的同时所进行的全方位交流，集中各种专业的知识和技能，迅速完成任务，提高了管理组织的灵活性，增加小组成员对各个部门的了解和配合。这样，可以改变传统金字塔形图书馆组织结构中部门沟通闭塞的缺点，加强部门之间的联系与协作。

第三，它能较好地解决组织结构相对稳定和管理任务相对多变之间的矛盾。新技术的发展与应用同时也给图书馆带来了相当大的冲击，图书馆需要相对稳定的组织结构，以保证常规业务顺利有效地开展。临时项目小组的成立就有利于应付突发事件的产生。

当然，矩阵式组织结构也存在不足，纵向系统和横向系统同时存在，如果不注意职责权限上的划分，容易引起指挥上的混乱，造成多头领导的局面。

3.图书馆组织的再造

近年来，科技发展引发经济全球化浪潮，市场竞争日趋复杂，导致企业外部环境急剧变化，企业内部原有的以亚当·斯密“分工理论”为基础的部门结构和业务流程很难适应新变化。因此，1990年，美国管理学家米切尔·汉默（Michael Hammer）和詹姆斯·钱皮（James Campy）提出了“再生工程”（Business Process Reengineering）的观点，强调应用现代科技，彻底地重新设计作业流程，以便对用以衡量企业绩效的关键指标，如成本、质量、服务和速度做大幅度的改善。再生工程不同于一般改革，不是改组，也不是规模缩减等组织改革措施，而是从深层次开始进行的全新的再设计，即重新思考工作流程，将人力分配与业务流程彻底翻新。在机构改造中，以求对成本、品质服务和速度等影响绩效的重大因素做大幅度的革新，从而最终提供企业的整体竞争力。国内外一些企业通过再生工程迅速取得了骄人的业绩。

再生工程是企业改造的理论，从管理方面来讲，图书馆界也可以运用这一理论，结合实际工作，进行组织的再造。从再生工程的理论来看，我们必须重新审视图书馆的作业流程，将大量的信息技术运用到作业流程中去，改变传统图书馆原有的层次结构与分工方式，正确处理图书馆技术服务与外包作业的关系，简化用户服务的相关流程等。以用户需求、流程为导向，建立以人为本的图书馆组织再造流程。

（五）图书馆行政管理组织的工作内容

由于行政管理工作在图书馆管理工作中的中枢作用，决定了图书馆行政管理工作的多样性。这些具体的工作按照职能进行划分可以分成以下几项工作内容。

1.人力资源的管理

人是图书馆构成要素中的活跃因素，管理好人力资源才能做好各项基本工作，发挥图书馆的信息资源优势。因此，人力资源管理是图书馆行政管理工作的核心，是行政管理工作的重中之重。

2.财务管理

对于以政府财政拨付为主要来源的资金和资产进行管理，保证图书馆运行的物质基础。

3.对外事务管理

作为一个文化事业单位，图书馆在正常业务活动中要不断地与外界进行交流，这里既包括举行各种文化活动、学术交流，还包括接待上级单位检查、兄弟馆的参观等一系列外事活动，而这部分工作者需要由行政部门策划、接待和处理。

4.规章制度的建立和完善

图书馆工作是一项兼具学术性、业务性、服务性的复杂劳动。为了能更好地完成图书馆的职能和工作，实行科学化管理是不可避免的。而实行科学化管理的关键就是建立健全图书馆的各项规章制度，这些制度应该包括：馆内各个部门的工作职责；每个工作岗位的工作细则；各级管理者的权利与义务；各种会议制度；各种工作规范；考核、考勤制度；休假制度；奖惩制度等。这些制度是行之有效的管理工具，既有制约作用还有激励作用，对规范馆员的各种工作行为具有重要意义。

5.内部事务的沟通、协调

图书馆行政管理工作中一项重要内容就是承上启下地做好信息沟通工作。这里的承上启下指的是接受领导的指示、决策和命令后向下级各个部门进行传达，并将下级部门对指示、决策和命令的反应和执行情况向上级领导进行反馈。

6.读者接待服务工作

一般说来，接待读者为其提供服务并不是行政管理部门的主要工作，但作为图书馆的一分子，行政管理部门在工作中也要注意配合业务部门尽可能为读者提供服务，解决读者在接受服务过程中遇到的困难。

7.后勤管理

后勤工作虽然表面看起来简单，但其工作内容却是与图书馆职能的正常运转密不可分的。后勤工作具有服务和保障特性，主要为图书馆提供各种服务和资源性保障，具体包括水电维护、设备维修、办公物品采购等一系列活动。这些活动为馆员和读者提供了便利，是行政管理工作中不可分割的一部分。

总之，行政管理工作艰巨繁杂又零散琐碎，本章对人力资源管理和财务管理这两项行政管理工作中最重要的两项进行了专门论述，行政管理工作的其他内容虽然并没有进行详细的论述，但在行政管理工作中同样重要，其工作效果的好坏也直接影响着图书馆工作的正常运行。图书馆应该加强行政管理的各项工作，以科学、合理的方法使行政管理工作充分发挥其枢纽作用。